Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.
Трудовой договор с дистанционным работником
На удаленку оформляют следующим образом:
- трудовым договором (оговаривают это сразу с новым сотрудником);
- дополнительным соглашением к существующему трудовому договору (об этом есть договоренность в процессе работы);
- приказом работодателя о переводе на дистанционный формат (на случай чрезвычайной ситуации, такой как коронавирус, и прочее).
Для дистанционной работы статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает особый трудовой договор. Следующие условия трудового договора с дистанционным работником оговаривают в документе:
- Обеспечение необходимым оборудованием, всеми материалами для выполнения поставленных задач. Если работодатель не готов все предоставить, прописывается размер и порядок выплаты компенсаций за использование собственных ресурсов сотрудника.
- Режим работы. По сути, это рабочий график, где прописывают также время выхода сотрудника на связь. Созвоны с работодателем происходят только в рабочее время.
- Способ взаимодействия. Указывают ресурс (электронная почта, мессенджер, ведомственный канал и т. д.) для общения сотрудника с руководством, для взаимодействия с другими членами команды.
- Порядок прихода в офис. Например, по согласованию с руководством (прописать, за сколько стороны должны проинформировать друг друга при необходимости очной встречи).
- Порядок предоставления отчета о работе и получение заданий.
о дистанционной работе (с дистанционным работником)г. «» 2023 г. в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и гр. , паспорт: серия , № , выданный , проживающий по адресу: , именуемый в дальнейшем «Дистанционный работник», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:
Удаленка с точки зрения ТК в 2020 году
Сам термин «удаленная работа» не новый — он появился Трудовом кодексе в 2013 году, в главе 49.1 под названием «Особенности регулирования труда дистанционных работников».
Причем в текущей версии этого документа нет указания на то, что удаленная работа должна быть постоянной. В марте 20-го, в начале пандемии, это позволило многим компаниям перевести сотрудников на работу из дома. С ними заключили дополнительные соглашения, в которых указали сроки начала и окончания удаленной работы и/или условие при выполнении которого, сотрудники возвращаются обратно в офис.
Дистанционный работник входит в штат организации и на него в полной мере «распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права».
ТК РФ Статья 312.1. Общие положения
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
В статье 312.4 также сказано, что «если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению».
Однако дистанционная работа — единственный вид трудовой деятельности, когда сотрудника могут уволить на основании дополнительных условий в трудовом договоре. Например, если работник не выдерживает отмеченные там сроки ответа на электронные письма или затягивает с отчетами. В то же время дистанционного работника крайне сложно уволить за прогул.
Чего нет в текущей редакции ТК, так это понятия частичной удаленной работы. Пока оно не закреплено, компании выходят из положения, заключая, например, два трудовых договора одновременно (один — об удаленной работе, второй — о работе в офисе). Другой способ — заключить дополнительное соглашение к основному договору с указанием того, что часть труда сотрудник будет выполнять дистанционно.
В доп. соглашении указывают, что сотрудник выполняет обязанности не в офисе работодателя, а по месту проживания с конкретным адресом. Обязательно прописывают, по каким каналам он будет связываться с работодателем (в электропочте, в тасктрекере и т. п.), кому именно он будет отчитываться и в какие сроки. Можно даже конкретно прописать что-то вроде «в течение рабочего дня — с 9:00 до 18:00 — сотрудник обязан отвечать на письма руководителя не позднее, чем через 30 минут после получения».
Не путайте дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считают тех, кто заключил трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделяет работодатель или работник приобретает за свой счет.
То есть дистанционная работа — это интеллектуальный труд, а его результат — информация, сведения и объекты интеллектуальной собственности. А результат надомной работы — это обязательно некоторая продукция, физические объекты.
Особенности заключения и изменения трудового договора с дистанционным работником
Трудовой договор с дистанционным работником может заключаться как на неопределенный срок, так и на определенный срок не более пяти лет, в том числе в виде контракта (ст. 17 ТК).
При этом заключение трудового договора с дистанционным работником допускается только при личном присутствии такого работника. Местом заключения трудового договора является место нахождения нанимателя (ч. 1 ст. 307-2 ТК).
При приеме на работу, но до подписания трудового договора о дистанционной работе наниматель обязан ознакомить дистанционного работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛПА, непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника, коллективным договором (п. 2, 3, 5 ч. 1 ст. 54 ТК).
Особый случай также представляет собой изменение условий трудового договора с дистанционным работником путем заключения соответствующего дополнительного соглашения. Местом заключения такого дополнительного соглашения, как и изначально самого трудового договора, также будет являться место нахождения нанимателя (ч. 1 ст. 307-2 ТК).
Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора могут заключаться путем обмена электронными документами либо при личном присутствии работника. При этом в первом случае, несмотря на использование ЭЦП при работе с электронными документами, полагаем, наниматель обязан направить в течение двух рабочих дней со дня заключения соглашения дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр данного соглашения на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 1 ст. 307-2 ТК).
Особенности организации и охраны труда
В том случае, когда в соответствии с ч. 2 ст. 307-2 ТК трудовым договором предусматривается обязанность дистанционного работника использовать при исполнении им своих обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные нанимателем, порядок и сроки обеспечения ими работника должны быть также предусмотрены трудовым договором. Если работник для исполнения своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе использует принадлежащее ему или арендованное оборудование и иные средства, то трудовым договором должны быть определены порядок и сроки выплаты компенсации за их использование.
Как указывалось выше, в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда работника, выполняющего дистанционную работу, наниматель обязан ознакомить работника, выполняющего дистанционную работу, с требованиями по охране труда при работе с оборудованием и средствами, предоставленными или рекомендованными нанимателем. Следовательно, если условиями трудового договора использование конкретных видов оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств не предусмотрено, обязанности нанимателя знакомить работника с безопасными приемами и методами работы при использовании принадлежащих работнику или арендованных им оборудованием и средствами не возникает.
Необходимым, по нашему мнению, является включение в условие трудового договора, заключенного с работником, выполняющим дистанционную работу, обязанности нанимателя:
- обеспечивать расследование и учет несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, разработку и реализацию мер по их профилактике и предупреждению;
- осуществлять обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в соответствии с законодательством;
- обеспечивать установленный трудовым договором режим труда и отдыха (как минимум в части предоставления трудовых и социальных отпусков);
- осуществлять контроль за соблюдением законодательства об охране труда работниками (например, в случае присутствия дистанционного работника на производстве по поручению нанимателя).
Трудовым договором о дистанционной работе могут быть предусмотрены и другие обязанности нанимателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда дистанционных работников.
Отвечать на запросы работодателя надо в срок
Второе дополнительное основание прекращения трудового договора с дистанционным работником – если в период выполнения трудовой функции работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника) (ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ).
В таком случае он может быть расторгнут по инициативе работодателя. Данное увольнение, так же, как и по основанию выше, оформляется по общим правилам (Письмо Роструда от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1). В частности, необходимо запросить у работника письменное объяснение, а если через два рабочих дня он его не представит, то составить об этом акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
Если дистанционный работник был ознакомлен с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора в форме электронного документа, то работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания указанного приказа (распоряжения) направить ему копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).
Прием на работу дистанционного работника
Для приема на работу дистанционного работника работодателю необходимо:
1) получить от него обязательные документы;
2) ознакомить с ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
3) оформить трудовой договор о дистанционной работе, его можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке;
4) издать приказ о приеме на работу, если работодатель издает такие приказы;
5) по желанию работника внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (в случае ведения). Если она утрачена, повреждена или ее нет по другой причине, работник может написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку. В нем следует указать причину отсутствия документа. Работодатель должен оформить новый документ;
6) представить сведения о приеме на работу в ПФР.
Временный перевод работника на дистанционную работу по инициативе работодателя
Временный перевод работника на дистанционную работу без его согласия допускается, если:
— наступили обстоятельства непредвиденного характера, которые указаны в ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ (например, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, эпидемия);
— принято соответствующее решение органом госвласти и (или) органом местного самоуправления.
Срок перевода не может превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), из-за которого работодатель принял такое решение.
Вносить изменения в трудовой договор с работником в таких ситуациях не требуется (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).
Работодатель в рамках такого перевода обязан:
1) обеспечить работника необходимыми для дистанционного выполнения трудовой функции оборудованием и средствами либо выплачивать компенсацию за использование тем собственного (арендованного) оборудования и средств, возмещать расходы, связанные с этим;
2) возмещать работнику другие расходы, связанные с дистанционным выполнением трудовой функции;
3) проводить обучение работника применению оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, рекомендованных или предоставленных работодателем (при необходимости).
Чтобы осуществить временный перевод, необходимо принять ЛНА о таком переводе работников на дистанционную работу, например можно издать приказ.
В этот ЛНА включаются положения, указанные в ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ:
— обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе;
— список работников, подлежащих переводу;
— срок перевода на дистанционную работу;
— порядок обеспечения работников оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок выплаты им компенсации за использование собственного (арендованного) оборудования, таких средств и возмещения расходов, связанных с их использованием, а также порядок возмещения работникам других расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
— порядок организации труда работников, временно переводимых на дистанционную работу;
— иные положения, связанные с организацией труда таких работников.
С данным актом следует ознакомить работников, временно переводимых на дистанционную работу. Сделать это нужно способом, который позволит достоверно подтвердить получение ими документа (например, под подпись).
По окончании срока временного перевода работник обязан приступить к выполнению прежней работы, предусмотренной трудовым договором.
Организация взаимодействия с дистанционным работником
Указанное взаимодействие можно организовать по правилам электронного документооборота в соответствии со ст. ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ. Работодатель вправе принять решение о распространении таких правил на взаимодействие с дистанционными работниками.
При взаимодействии в рамках электронного документооборота работодатель должен учитывать специальные правила.
Также взаимодействовать с дистанционным работником можно:
— путем обмена электронными документами;
— в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.
Порядок взаимодействия работодателя и работника устанавливается в коллективном договоре, ЛНА, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему).
В порядке в том числе отражаются:
— вопросы взаимодействия в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя;
— форма взаимодействия, отличная от обмена электронными документами (при ее использовании).
При взаимодействии путем обмена электронными документами и работник, и работодатель должны подтвердить их получение. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в срок, определенный коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему).
При взаимодействии в иной форме тоже необходимо подтвердить действия, связанные с предоставлением информации.
В остальных случаях взаимодействовать можно путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя.
В том числе это касается случаев:
— трудового договора;
— допсоглашения к нему;
— договора о матответственности;
— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В остальных случаях взаимодействие (документооборот) можно осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя. В том числе это касается случаев:
— ознакомления работника с документами, которые по законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми его знакомят в письменной форме, в частности под подпись (например, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника ЛНА). Отметим, что с ними можно ознакомить работника и обычным способом — в письменной форме, в том числе под подпись;
— обращения дистанционного работника к работодателю с заявлением, предоставления тому объяснения либо другой информации, когда это является правом или обязанностью работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Если дистанционный работник подал заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель обязан направить их тому не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Копии можно направить на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении.
Какая работа признается дистанционной
Дистанционной (удаленной) признается работа, при осуществлении которой одновременно соблюдаются два условия (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
1) трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя (его обособленного структурного подразделения), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под его контролем;
2) для работы и взаимодействия по вопросам, связанным с ее выполнением, работодатель и работник используют Интернет (другие информационно-телекоммуникационные сети общего пользования) и сети связи общего пользования.
Дистанционная работа осуществляется на основании трудового договора (дополнительного соглашения к нему). Ее выполняют на постоянной основе (в течение срока действия договора) либо временно. В свою очередь, временную дистанционную работу можно выполнять (п. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— непрерывно (в пределах шести месяцев);
— периодически (когда выполнение трудовой функции в дистанционном режиме и на стационарном рабочем месте чередуется).
Работодатель может временно перевести работника на дистанционную работу без его согласия на основании локального нормативного акта (далее — ЛНА), принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Это допускается в ситуациях, предусмотренных ч. 1 ст. 312.9 ТК РФ. Срок такого перевода не должен превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), послужившее основанием для принятия работодателем решения о временном переводе (п. п. 1, 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Дистанционный режим работы
Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему).
Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить:
— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.
Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Удаленная, дистанционная и надомная работа: в чем разница?
Надомная работа и дистанционная – это официальные, закрепленные в законодательстве определения. Согласно Трудовому Кодексу, надомная работа выполняется на дому на основании заключенного договора (ст. 310 ТК РФ). Дистанционная работа – это работа вне места нахождения работодателя и без его постоянного контроля (ст. 312.1 ТК РФ).
В ТК РФ отсутствует такое понятие, как удаленная работа, однако по факту оно близко к понятию дистанционной, просто это народное название того же термина. А вот путать надомную и дистанционную работу не стоит. С точки зрения законодателя – это разные понятия.
Рассмотрим отличия дистанционной и надомной работы в таблице:
|
Дистанционная работа |
Надомная работа |
|
Выполняется вне территории работодателя. Взаимодействие осуществляется через интернет (ст. 312.1 ТК РФ). |
Выполняется исключительно на дому. |
|
Выполняется только лично работником, третьих лиц привлекать нельзя. |
Работу может выполнять как сам работник, так и члены его семьи. |
|
Сотрудник может использовать свою технику и оборудование. |
Инструменты и материалы выдает работодатель. |
|
Форму дистанционной работы активно используют для найма ИТ-специалистов и представителей креативных профессий, но не только. |
Предполагает в основном ручной, физический труд. |
|
Оформление на работу возможно путем обмена документами (договорами, приказами, локальными актами) в электронном виде (ст. 312.2 ТК). |
Трудовой договор должен быть на бумажном носителе и подписываться лично работником. |
|
Сведения в трудовую книжку вносятся по согласованию. Могут не вноситься. |
Обязательно внесение записи в трудовую книжку. |
|
При расторжении трудового договора о дистанционной работе не требуется личное присутствие работника. |
Обязательно личное присутствие при расторжении договора. |
Если нужно ознакомить работника с документами под роспись
До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).
Если это дистанционный работник, ознакомление производится путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи дистанционного работника.
Каждая из сторон такого обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
Также путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником может быть заключено соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе.
Примечание. Усиленная квалифицированная электронная подпись
Порядок использования усиленных квалифицированных электронных подписей установлен Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи». За получением усиленной квалифицированной электронной подписи стороны обращаются в удостоверяющий центр и получают ее с сертификатом ключа проверки электронной подписи (подп. 4 п. 1 ст. 13 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Путем обмена электронными документами дистанционный работник может быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись:
— с принимаемыми работодателем локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью;
— приказами (распоряжениями) работодателя;
— уведомлениями, требованиями и иными документами.
Если работник намеревается обратиться к работодателю с каким-либо заявлением, предоставить ему объяснения либо другую информацию, он может сделать это также в форме электронного документа (ч. 5 и 6 ст. 312.1 ТК РФ).
Как вести табель на дистанционного работника
Согласно части 4 статьи 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Но в случае с дистанционным работником возникает вопрос: как отражать в табеле время работы такого сотрудника, если табельщик не владеет этой информацией?
Полагаем, что табель на дистанционных работников лучше всего вести методом регистрации отклонений, то есть указывать в нем только:
— выходные дни (буквенный код В или цифровой 26);
— дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (буквенный код ОТ или цифровой 09);
— дни временной нетрудоспособности с назначением пособия (буквенный код Б или цифровой 19).
Рабочие дни в табеле проставлять не нужно.
Бухгалтер воспримет незаполненную клеточку как обычный рабочий день (буквенный код Я или цифровой 01 (8 часов)).