Должностная инструкция торгового агента

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностная инструкция торгового агента». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Кто важнее: дилер или дистрибьютор

2. Обязанности представителя

3. Агентский договор глазами налогового органа

4. Плюсы и минусы профессии

5. Основные требования к торговому агенту по знаниям

6. Что входит в обязанности торгового представителя

7. Должностная инструкция

8. Преимущества и недостатки профессии

Раз уж речь зашла об общении с клиентами, то стоит понимать, что это будет одной из важнейших частей вашей работы. Именно поэтому компании чаще всего ищут тех людей, которые умеют хорошо и грамотно общаться, доносить свою мысль, убеждать собеседника. При этом вы также должны быть в целом грамотным и образованным человеком, чтобы ваша речь была приятной и правильной. Только в таком случае у вас будет шанс того, что вас примут на эту должность. Стоит отметить, что данный навык – это гораздо более важный аспект, чем, например, высшее образование. И если вы впечатлите своими вербальными навыками работодателя на собеседовании, то у вас будет больше вероятности получить работу, чем у того соискателя, который не выглядел убедительно и не говорил достаточно четко и складно, но при этом имел высшее образование.

Многие работодатели считают, что какой-либо особой подготовки для специалистов не нужно. Всем необходимым навыкам торговый агент учится в процессе выполнения поставленных задач самостоятельно. Существует, однако, и другое мнение. Наниматели, в частности, отмечают, что все задачи, которые выполняет торговый агент, обязанности, возможности специалиста, а также тонкости общения с клиентами и налаживания между ними взаимодействия требуют тщательного разъяснения. Подготовка сотрудников, по мнению этих нанимателей, — процесс достаточно серьезный. Они считают, что обучение должен проходить каждый торговый агент. Обязанности специалиста требуют не только творческого, нестандартного мышления, но и определенных знаний. В частности, сотрудники должны разбираться во многих психологических тонкостях человеческой натуры, технических характеристиках продукции, требованиях к составлению договоров и прочем.

В течение нескольких последних лет компании, которые опираются на работу торговых агентов, устанавливают между ними и собственными менеджерами тесную взаимосвязь. Основным оборудованием при этом выступает портативный компьютер либо мобильный терминал. Посредством специализированного программного обеспечения менеджер передает необходимую информацию о клиентах, продукции, бизнес-процессах агентам. Описание товара при этом, как правило, дополняется изображениями, рекомендациями по его продвижению. Таким образом, агент становится своеобразным экспертом. Одним из основных преимуществ электронного каталога выступает наличие возможности оперативно изменить информацию. К примеру, у менеджера появилась идея о более эффективном продвижении продукта. На своем компьютере он вносит необходимые корректировки, которые передает на устройство агента. Аналогичным образом изменяются сведения о клиентах. При этом агент получает всю доступную информацию о поставщиках и покупателях, в том числе по лимитам отгрузки, задолженностям, авансам, о руководстве торговых точек, об организациях, через которые осуществляются бухгалтерские операции.

Кто важнее: дилер или дистрибьютор

Чтобы создать полноценную сеть сбыта своей продукции производителю нужны и дистрибьюторы, и дилеры, потому что и те, и другие так или иначе предназначены для реализации товара. Естественно, дистрибьюторов можно считать более весомым звеном, так как они развивают сеть и создают большие объемы реализации. Обычно дилеры создаются дистрибьюторами, чтобы увеличить охват рынка, и находятся в их непосредственном подчинении. При этом, если дилеру удается значительно увеличить объемы реализации, то он может стать дистрибьютором.

Благодаря этому можно заключить, что с финансовой точки зрения важнее дистрибьютор, нежели дилер. Однако если из торговой цепочки полностью убрать дилеров, то тогда дистрибьютору придется находить покупателей самостоятельно, что губительно скажется на итоговой прибыли. Поэтому в процессе торговли необходимы обе стороны.

Кто такие брокеры, агенты и комиссионеры

Компания производитель также может осуществлять сбытовую политику с помощью еще одного вида посредников — агентов. Свое вознаграждение агенты получают в виде комиссионных. Покупать товары в собственность им не требуется, а сбыт обычно осуществляется со склада производителя. Сбытовые агенты бывают нескольких видов, а взаимоотношения агентов с производителями оговариваются по-своему в каждом конкретном случае. Например, агентам также может быть запрещено или разрешено распространять аналогичные товары поставщиков-конкурентов.

Самый распространенный вид агентов — это агенты производителей. Обычно такие агенты представляют двух или нескольких производителей смежных товаров, с каждым из которых заключается отдельное соглашение, где обозначаются ценовая политика, территория деятельности, условия доставки, комиссионные и так далее. Обычно агенты — это мелкие коммерческие фирмы, состоящие из искусных продавцов и обладающие широкими связями с покупателями.

Обязанности представителя

Торговый представитель – выездная работа, 90 % которой проводится за пределами офиса. Специалист находится в постоянных разъездах между торговыми точками, что требует от него большой активности, продуктивности и выносливости. Основная цель торгпреда – сделать так, чтобы торговая точка закупила предложенный представителем товар. Но не все так просто.

Рабочий день специалиста обычно ненормированный, и даже если есть определенная норма в 8 часов, на практике торгпреду приходится уделять взаимодействию с клиентами заметно больше времени. Этот недостаток нивелируется тем фактом, что благодаря системе сложного оклада с бонусами, чем больше работает представитель, тем больше денег он в итоге зарабатывает.

Стандартные обязанности торгового представителя включают в себя:

сбор информации. Специалист собирает и анализирует информацию о конъюнктуре рыночного сегмента, в котором работает компания его работодателя. Регулярному анализу подвергается спрос и предложение, цены, информация о конкурентах и т. д.;
планирование. Сюда входит формирование стратегии продвижения группы товаров на территории, закрепленной за торговым представителем, и тактическое планирование – какие точки посетить, какие товары и в каких именно количествах в них надо продать;
самообучение. В ходе работы торгпред постоянно изучает ассортимент продукции, которую он предлагает в торговых точках, совершенствует навыки коммуникации с клиентами, изучает правила демонстрации продукции, ее хранения и эксплуатации;
ведение клиентской базы. Специалист записывает и хранит адреса торговых точек, фиксирует деловую надежность и платежеспособность клиентов, объемы продаж и закупок, ведет статистику по ключевым показателям. Без этого работа сильно сложнее;
поиск новых точек. Работа торгпреда не ограничивается посещением старых точек продаж;
работа с документами. К ним относятся сертификаты на продукцию, маршрутные листы и прайс-листы, бланки задач, ведомости и анкеты. Также торгпред работает с документами клиента – это договоры поставки, патенты, свидетельства о регистрации ИП и другие;
мерчандайзинг. В ряде случаев торгпред может выполнять функции мерчандайзера. Он принимает участие в выкладке товаров на торговой точке таким образом, чтобы они моментально бросались в глаза покупателю – это положительно влияет на продажи.

Есть люди, которые любят общаться с другими. Есть люди, которые предпочитают сидеть в офисе и работать за компьютером. Есть люди, которые любят путешествовать и постоянно находиться в движении по долгу службы. Для кого же идеально подойдет работа торговым агентом? Где именно вам предстоит работать? Оказывается, эта должность требует от человека смеси всех описанных выше качеств. Вам придется часть рабочего времени проводить в офисе, упорядочивая документацию, часть времени вы будете передвигаться, чтобы встретиться с покупателями лицом к лицу и обсудить условия заключаемых договоров, что, собственно говоря, и влечет за собой необходимость умения и желания общаться с людьми. Таким образом, эта работа подойдет гибким людям, которые могут приспособиться к любым условиям. Заключая договор торгового агента, вам стоит помнить о том, что от вас будут зависеть наиважнейшие процессы в фирме, так что вам стоит понимать всю полноту ответственности, которую вы берете на себя.

Итак, что же обязан делать агент торговой фирмы, чтобы действовать эффективно и зарабатывать свою оплату? Во-первых, в его обязанности входит поиск новых клиентов, то есть расширение клиентской базы, а также постоянная работа с уже имеющимися. Это значит, что торговый агент должен постоянно контактировать с людьми, уточняя объемы поставки, предлагая новые товары и так далее, но при этом вам нельзя забывать о том, что ваш успех зависит также от количества ваших клиентов, так что часть рабочего времени вам нужно будет тратить на поиск новых. Собственно говоря, вам нужно будет заключать с ними договоры о поставках, контролировать дебиторскую задолженность, а также представлять товары и услуги, которые вы распространяете. Проще говоря, вам нужно иметь представление о том, что такое мерчендайзинг. Вам нужно будет грамотно преподносить товары потенциальным клиентам, чтобы убедить их в том, что им они нужны, а также в том, что они необходимы именно от вашей фирмы. Таким образом, вы находите покупателя, убеждаете его в том, что ему нужны услуги вашей фирмы, подписываете договор о поставках, а затем контролируете эти поставки, обеспечивая тем самым тот факт, что человек продолжит работать с вами в течение продолжительного периода времени. Теперь вы видите, что торговые представители, торговые агенты – это очень важные члены каждой фирмы-дистрибьютора. Соответственно, к ним будут предъявляться довольно жесткие требования.

Агентский договор глазами налогового органа

Наряду с перечисленными выше преимуществами использования агентского договора в деловой практике, он также хорошо известен контролирующим органам как инструмент налоговой оптимизации, при котором разделение функций принципала (собственника товара) и агента носит искусственный характер, единственной целью которого является только экономия на налогах с доходов.

Как же различить между собой ситуации, когда использование агентского договора обоснованно и отвечает истинным намерениям сторон, а когда искусственно?

В ответе на этот вопрос можно опираться на мнение налоговых органов. Об искусственности агентского договора будут свидетельствовать такие обстоятельства:

факты перечисления комиссионером, принявшим товар на реализацию, денежных средств до фактической продажи товара. Мы уже говорили выше, что агент действует за счет принципала и не может финансировать его за свой счет;
включение в договор обязанности агента оплатить товар не позднее определенной даты. Аналогично, агент не может быть точно уверен, когда продаст товар, поэтому он не может брать на себя риски принципала и перечислять ему свои денежные средства. Такое условие характерно для договора поставки, но не агентского договора;
отсутствие отчетов агента или несоответствие их требованиям закона и/или условиям договора.

Плюсы и минусы профессии

Для тех, кто решил её освоить, плюсами может стать:

востребованность кадров на рынке труда;
при поиске претендентов даже не всегда требуют высшее образование, иногда достаточно среднего специального, пройдя обучение в колледже;
при активной работе можно ожидать достойную оплату труда;
вероятность дослужиться до должности руководителя отдела или коммерческого директора;
Постоянное общение, командировки приведут к множеству полезных знакомств, наличие которых в будущем может быть полезным при открытие своего агентства.

Из неизбежных минусов можно выделить:

постоянный стресс из-за ежедневной необходимости контролировать, держать в голове всю информацию о работе: встречи, риски, условия связанные со сделкой;
постоянные командировки;
ненормированный рабочий день (приходится подстраиваться под клиентов по времени, выгодном для них);
заниматься самообразованием, получая новые знания;
высокая ответственность при составлении, подписании договоров;
утомляемость от сильного напряжения на работе профессиональное выгорание.

Также к минусам можно отнести то, что заработная плата зависит от умения заинтересовать покупателя выгодным предложением, заключить с ним сделку, что трудно сделать начинающему специалисту.

Во всех сферах торговли необходимые выездные работники, ведь продавать нужно продукты питания, бытовую химию, одежду, обувь и игрушки, технику и предметы быта. Каждая группа товаров обладает определенными свойствами, например:

напитки и мороженое – сезонный товар, который принесет прибыль только летом;
бытовая химия, одежда – товар внесезонный.

1. Предпочтительнее всего работать непосредственно с компанией-производителем. Такие мобильные агенты обеспечены:

хорошим заработком, который не зависит от сезона года;
транспортом, предоставленным компанией;
корпоративной мобильной связью;
медицинской страховкой.

2. Работа с дистрибьютором предполагает изучение большого количества листов с перечнем продукции, состава товара, его качеств и особенностей, наличия личного автомобиля. Зарплата в этом случае будет несколько меньше.

3. Самый простой вариант – работа мобильным агентом в сетях крупных супермаркетов. В этом случае обязанностей меньше, а заказов больше, что отражается на размере премий.

Основные требования к торговому агенту по знаниям

Согласно закону, профессия торговый агент предполагает, что специалист должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы, регулирующие организацию сбыта и продажи товаров, оказания услуг;
основы финансового, хозяйственного, налогового и трудового законодательства;
прогрессивные формы и методы торговли и сбыта;
перспективы развития и потребности отрасли, предприятия, учреждения, организации, являющихся потенциальными покупателями (заказчиками) производимой продукции и оказываемых услуг;
порядок заключения договоров купли-продажи и оформления необходимых документов;
условия заключения коммерческих сделок и методы доведения товаров (услуг) до потребителей;
действующие ценники и прейскуранты;
конъюнктуру внутреннего и внешнего рынка;
ассортимент, номенклатуру и типоразмер товаров, правила расшифровки кодов, артикулов и маркировки;
требования стандартов и технических условий, предъявляемых к качеству товаров (услуг), основные их свойства, качественные и потребительские характеристики;
адреса потенциальных покупателей (заказчиков);
передовой отечественный и зарубежный опыт организации сбыта товаров и обслуживания населения;
основы психологии, экономики и организации труда;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

Учитывайте всё перечисленное при составлении резюме торгового агента либо при его анализе.

Что входит в обязанности торгового представителя

Торговый представитель – посредник между продавцом и покупателем, где в роли продавца выступают различные организации-производители, а в роли покупателей – сетевые магазины, розничные точки продаж.

Возьмем для примера предприятие, занимающееся производством хлеба. Такой фирме обязательно нужен торговый представитель, ведь именно он будет заниматься сбытом готовой продукции.

Специалист проводит встречи с руководителями оптовых и розничных точек продаж, договаривается о количестве поставляемого хлеба, о его номенклатуре, следит за выгодным размещением продукции на полках магазина.

От умения торгового представителя вести переговоры во многом зависит денежный оборот фирмы, которую он представляет.

10% времени торговому представителю приходится проводить в офисе, остальное время он трудится «в поле». В его основные задачи входит:

изучение рынка сбыта;
сбор заявок на поставки продукции;
постоянный мониторинг цен конкурентов;
контроль оплаты поставок;
составление отчетов.

Часть рабочего дня торгового представителя носит разъездной характер: необходимо проверять наличие товара на точках сбыта, следить за своевременным погашением дебиторской задолженности, расширять клиентскую базу.

Должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственности сотрудников. В должностной инструкции до мелочей обозначено, что входит в обязанности торгового представителя. Но поскольку должностная инструкция — не обязательный ЛНА, то некоторые нюансы трудовой деятельности этого работника лучше продублировать в его трудовом договоре. Допустимо прописать следующие должностные обязанности торгового представителя:

контроль за выкладкой максимально полного ассортимента продукции в соответствии со стандартами;
контроль за размещением и обновлением рекламных материалов и оборудования;
составление заявок агентам;
информирование супервайзера и ответственного об отсутствии достаточного количества продукции и заявок;
создание дублирующих точек продаж;
принятие мер по улучшению места размещения продукции по отношению к продукции конкурентов;
работа с претензиями клиентов по количеству и качеству поставляемого товара в соответствии с договором и пр.

Какие обязанности торгового представителя приоритетны для успешной работы, формулируется в должностной инструкции. Из этих обязанностей формируется и зона ответственности специалиста за недобросовестность на службе. Наказание за некомпетентность предусмотрено трудовым, уголовным законодательством и Кодексом об административных правонарушениях. Представитель несет ответственность за:

нанесение материального ущерба организации;
халатность в работе, невыполнение своих обязанностей, незаконное распоряжение имуществом;
разглашение коммерческой тайны;
невыполнение правил и обязанностей, закрепленных в должностной инструкции;
грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
действия вне своей компетенции.

Преимущества и недостатки профессии

1. Ощущение свободы.

Торговый агент большую часть рабочего времени проводит в пути и в общении с людьми, ему не нужно сидеть в офисе. Однако мобильные представители, которым приходится работать в нескольких населенных пунктах, в большей степени ограничены во времени.

2. Достойный заработок.

Результат оправдает ожидания, если целенаправленно совершенствоваться, ежедневно следовать намеченному плану. Размер дохода всегда зависит только от индивидуальных усилий и профессионализма агента.

3. Постоянное движение.

Работая мобильным агентом, человек получает возможность двигаться вперед не только в физическом плане, но и самосовершенствоваться. Однообразная деятельность в офисе вызывает чувство безысходности, торговый агент всегда активен и развивается.

4. Гибкий график работы и удаленность от начальства.

Степень загруженности рабочего дня специалист определяет самостоятельно, руководство не контролирует передвижения коммивояжера. Главное помнить, что заработная плата прямо пропорциональна приложенным усилиям.

Коммерческий агент относится к категории технических исполнителей.
На должность коммерческого агента назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Назначение на должность коммерческого агента и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.
Коммерческий агент должен знать:
- 4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся ведения бизнеса.
- 4.2. Основы рыночной экономики.
- 4.3. Методы установления деловых контактов.
- 4.4. Порядок оформления документов, связанных с куплей-продажей товаров и заключением договоров, соглашений и контрактов на оказание услуг.
- 4.5. Основы трудового, финансового хозяйственного и налогового законодательства.
- 4.6. Действующие формы учета и отчетности.
- 4.7. Организацию погрузочно-разгрузочных работ.
- 4.8. Условия хранения и транспортировки товаров.
- 4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.10. Правила и нормы охраны труда.
Коммерческий агент подчиняется непосредственно
На время отсутствия коммерческого агента (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

Коммерческий агент имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности.
Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.