Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда автомобиля у сотрудника — налогообложение в 2020-2021 годах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По новой редакции закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, расчетом считается получение и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги (абз. 20 ст. 1.1 закона 54-ФЗ), и применение ККТ при осуществлении расчетов обязательно всеми организациями и ИП (п. 1 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Таким образом, при перечислении денежных средств сотруднику в счет внесения арендной платы по договору аренды ТС организация должна пробить кассовый чек.
Применение онлайн-касс при аренде авто
Исключение, действовавшее до 01.07.2019, — если оплата произведена в банке через кассира-операциониста (п. 4 ст. 4 закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Однако стоит сделать ремарку о том, что трактовка положений закона 54-ФЗ разнообразна. До сих пор эксперты и специалисты ФНС и Минфина не пришли к единому мнению о необходимости пробивать чек по договорам ГПХ. На данный момент безопаснее пробить чек, особенно если предприятие уже применяет онлайн-кассы.
Аренда авто у ИП без экипажа
При аренде авто у ИП без экипажа налогообложение следующее: налог с дохода и страховые взносы уплачивает сам ИП в рамках своей предпринимательской деятельности.
То же самое относится и к вопросу признания затрат на аренду у арендатора: ситуация аналогична предыдущим рассмотренным случаям. Можно признать экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, а при УСН — входящие в список разрешенных затрат.
Стоит отдельно проговорить момент онлайн-касс. Согласно закону 54-ФЗ чек необходимо пробивать при расчетах между юридическими лицами и ИП в случае расчетов наличными деньгами или банковской картой. Таким образом, при оплате аренды авто предпринимателю наличными или переводом с карты на карту необходимо пробить кассовый чек. Если есть желание избежать использования кассовой техники, необходимо оплачивать аренду безналом — переводом денежных средств с расчетного счета организации-арендатора на расчетный счет предпринимателя-арендодателя.
Нужно ли оформлять путевой лист и иные «маршрутные» документы, как именно?
«Маршрутные» документы отражают частоту использования транспортного средства. С их помощью можно подтвердить как факт использования арендованного авто, так и горюче-смазочные расходы (ГСМ).
Путевые листы относятся к «маршрутным» документами. Они не имеют унифицированной формы, потому при их составлении можно указать, за какой период водитель должен отчитываться об пользовании авто.
Путевые листы арендуемых машин учитываются в специальном регистрационном журнале, который обязуются вести как ИП, так и юридические лица.
Для утверждения формы путевого листа необходимо внести следующие пункты:
- Номер документа, наименование и дата его выдачи.
- Срок рейса (не более одного месяца).
- Информация о собственнике.
- Информация о транспортном средстве.
- Поле для данных одометра (перед рейсом и после).
- Дата начала и окончания рейса.
- Подпись и Ф.И.О. работника, который использовал авто.
- Дата и время медицинского осмотра водителя.
- Информация о прохождении техосмотра.
Порядок списания / возмещения расходов за арендованное авто
Договор аренды транспортного средства возлагает на арендатора обязательство покрывать все расходы, связанные с использованием транспортного средства. В них, прежде всего, входят ГСМ:
- различное топливо (газ, дизель, бензин);
- смазочные материалы;
- специализированные жидкости (охлаждающие, тормозные).
Для грамотного учета водитель должен предоставить в бухгалтерию отчет о понесенных расходах. К документу необходимо приложить чеки на приобретенное топливо и прочие материалы.
Отражение расходования топлива в бухгалтерском учете происходит следующим образом:
- Стоимость ГСМ (без налога на дополнительную стоимость). Дт 10 — Кт 60.
- НДС по бензину. Дт 19 — Кт 60.
- Списание расходов на ГСМ. Дт 20, 26, 44 — Кт 10.
Бухгалтерский учет аренды автомобиля
Основанием для включения в бухучет данных относительно аренды авто является приемочный акт, в котором подробно отражены стоимость, пробег, итоги техосмотра, регистрационный номер основного соглашения.
При этом этот транспорт арендатору следует отметить на забалансовом счете 001, проводка имеет вид – Д001. При прекращении аренды автомобиль снимается с забалансового учета, при этом выполняется запись К001. На арендованное транспортное средство рекомендуется завести инвентарную карточку.
Обратите внимание: автомобиль, взятый в аренду, в бухучете не приходуется на баланс на 01 счет, так как не является собственностью компании. Амортизацию арендатор не начисляет.
Платежи, проведенные по использованию арендованного автомобильного транспорта, отражаются на счетах согласно той деятельности, которую ведет предприятие.
Для этого используются бухгалтерские проводки: Д 20, 23, 25, 26, 29, 44 К 60, 73, 76.
Для отражения аренды автомобиля арендатором в бухучете применяются следующие бухгалтерские проводки:
- Д 20, 44 К 76 – проводка по начислению арендной платы;
- Д 76 К 68 – проводка по удержанию НДФЛ с оплаты использования имущества, взятого в аренду у физического лица;
- Д 76 К 50, 51 – проводка по оплате за эксплуатацию арендованного ТС.
Если автомобиль берется у сотрудника физического лица, то вместо счета 76 берется счет 73.
Если же арендодатель весь свой бизнес строит на сдаче автомобильного транспорта в найм, то им используются следующие бухгалтерские проводки для бухучета передачи имущества в аренду и получения дохода:
- Д 76 К 90.1 (91.1) – проводка по отражению начисления платы за сданный в аренду автомобиль;
- Д 51 К 76 – проводка по получению оплаты от арендатора.
Основное средство, сдаваемое в аренду, учитывается в бухучете у арендодателя на отдельном субсчете 01 счета.
Амортизацию по автомобилю продолжает начислять арендодателя, ежемесячно отражая проводки вида Д 20 (44) К 02.
Распространенные ошибки при аренде авто
Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.
Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:
- Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
- Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа — организация (арендатор).
Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение — оплачивание капитального ремонта.
Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:
- путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
- платежные документы — чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
- акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
- распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.
В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.
Бухгалтерский и налоговый учет аренды автомобиля
Любой вид бизнеса не может существовать без автотранспорта, так как это средство передвижения, перевозка багажа, людей, строительные работы и прочие мероприятия, без которых просто невозможно нормальное функционирование предприятия. Автомобиль можно арендовать, как вести бухгалтерский и налоговый учет аренды транспортного средства, какие проводки в бухучете должен отражать бухгалтер?
Автомобиль можно не только арендовать, но и купить. В этом случае транспортное средств станет собственностью компании — организации или ИП, его приходуют в качестве основного средства на счет 01, регулярно проводят амортизационные отчисления.
Если автомобиль берется в аренду, то бухучет ведется немного иным образом.
Что такое аренда автотранспорта
Аренда автомобиля – это заключение договора о временном пользовании между нанимателем и владельцем транспорта с целью его применения в личных целях.
Любое предприятие имеет право для реализации собственных потребностей:
- Арендовать авто на время у лица с любым статусом (физическим, юридическим), а также у предпринимателя, с экипажем – фрахтование или без него;
- Заключить соглашение на безвозмездной основе;
- Компенсировать своему служащему эксплуатацию личного автомобиля в служебных целях.
Начислена аренда автомобиля: проводки, аренда автомобиля в командировке налоговый учет для физ лиц
А можно ли уменьшить налогооблагаемую прибыль предприятия за счет аренды транспортного средства?
Что указать в договоре аренды автомобиля?
Как платить аренду за пользование автомобилем физическому лицу в командировке: налом или безналом?
Нужно ли платить с таких арендных платежей НДФЛ?
Облагается ли данная арендная плата страховыми взносами?
Какие проводки сделать?
Подобные вопросы возникают у бухгалтера предприятия, когда предприятие собирается арендовать автомобиль у физ. лица. Но вот только надо ли с этой аренды платить налоги в бюджет или нет? Как быть и что делать? Бухгалтер, особенно молодой, начинает сомневаться и может вовсе оставить эту затею с арендой. Так вот, ничего страшного и сложного в таком договоре нет.
Стоит поступить следующим образом.
Составляете с физ. лицом договор аренды транспортного средства без экипажа. По такому договору Вам предоставляется автомобиль за плату без водителя. Срок и сумму арендной платы, а также сроки е способ ее выплаты тоже оговариваете в договоре. ПРИМЕР.
ИП Соколов А. С. занимается розничной и оптовой торговлей. Для доставки товаров ему необходим автомобиль. Поэтому ИП Соколов А.С. заключил договор аренды автомобиля без экипажа с неким Аполяном Д.М. сроком на 6 месяцев. Сумма аренды составляет 7 тыс. рублей в месяц. Выплата производится 5 числа месяца, следующего за месяцем пользования автомобилем, через кассу.
Как отразить в бухгалтерском учете расчеты по арендной плате за автомобиль, арендуемый у физического лица, не являющегося работником организации и ИП?
1. Разберемся с вопросом, из каких денег можно оплачивать данную аренду: из выручки, поступившей в кассу или надо снимать деньги с расчетного счета?
В Указаниях Банка России написано, что оплачивать аренду недвижимого имущества можно деньгами, полученными в кассу из банка. Про оплату аренды движимого имущества ничего не написано в данных Указаниях. А это значит, что для соблюдения требований по ведению кассовых операций, деньги для оплаты за аренду автомобиля стоит получать из банка.
2. Надо ли платить с арендной платы НДФЛ и страховые взносы?
Арендная плата за пользование автомобилем является доходом физического лица Аполяна Д.М. Значит с нее надо уплачивать НДФЛ в размере 13%. ИП Соколов А.С. выступает налоговым агентом и, соответственно, исчисляет НДФЛ, удерживает его с выплачиваемого дохода и перечисляет в бюджет.
Оплатить ИП Соколов А.С. удержанный НДФЛ в бюджет должен до выплаты арендной платы Аполяну Д.М., т. 5 числа месяца, следующего за месяцем пользования автомобилем.
Арендная плата за пользование автомобилем не облагается страховыми взносами, т.к. не является объектом обложения.
3. Можно ли отнести арендные платежи к расходам, уменьшающим доходы от реализации?
Да, можно отнести в том месяце, за который аренда начисляется.
4. Корреспонденция счетов
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды
Так что, ничего страшного в учете аренды автомобиля нет. Смело уменьшайте свою налогооблагаемую прибыль на сумму расходов по аренде автомобиля.
Используем автомобиль сотрудника в служебных целях. Что выбрать: компенсацию или аренду?
Используем автомобиль сотрудника в служебных целях. Что выбрать: компенсацию или аренду? Далеко не у каждой организации имеется в собственности транспортное средство. А необходимость в перемещении есть практически у всех. В этом случае выручают сотрудники с личными автомобилями. И тут возникает вопрос: как оформить эксплуатацию транспортного средства работника в служебных целях? Возможны два варианта возмещения расходов работника:
- выплата компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
- заключение договора аренды транспортного средства (без экипажа либо с экипажем).
Оценим основные плюсы и минусы каждого из этих способов.
Выплачиваем компенсацию
Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). Компенсация выплачивается на основании следующих документов:
- приказа руководителя организации, в котором указываются размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования);
- документов, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия ПТС – если используется личный автомобиль; копия доверенности на управление транспортного средства – если работник управляет автомобилем по доверенности);
- путевых листов (или иных документов), подтверждающих факт использования личного автомобиля в служебных целях.
При выплате компенсации стоит учитывать несколько моментов: — компенсация выплачивается только в тех случаях, когда автомобиль используется в производственной деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника; — размер компенсации не зависит от количества календарных дней в месяце; — в те периоды, когда автомобиль не эксплуатируется в связи с отсутствием работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный), компенсация не выплачивается. В целях налогообложения прибыли законодательством предусмотрены нормы расходов на выплату компенсации.
Размер компенсации зависит от технических параметров транспортного средства
| Тип транспортного средства | Предельные нормы компенсации в месяц, руб. |
| Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно | 1200 |
| Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см | 1500 |
| Мотоциклы | 600 |
Порядок компенсации использования по ТК
Размер компенсации может быть в любом размере, т.к. ТК РФ не отражает ограничений, но это должно быть конкретизировано в доп. соглашении к договору с работником.
При оформлении компенсации авто работника по ТК РФ выделяются следующие выгоды и недостатки:
| Сторона | Выгода | Недостатки |
| Работодатель | Не требуется обслуживание имущества | Не свое имущество, увеличение объема документации |
| Работник | Получает полную компенсацию и авто остается в собственности | Если не работал, то не начисляется компенсация |
Правила оформления договора аренды ТС у сотрудника
В рамках данного договора транспортное средство предоставляется во временное использование. При этом не подразумевается использование услуг владельца машины в качестве водителя. Этот вариант технической эксплуатации автомобиля регламентируется статьей №642 Гражданского кодекса.
Допускается также другая ситуация, когда имеет место договор аренды с экипажем. В этом случае владелец автомобиля (арендодатель) не только предоставляет руководителю предприятия свое транспортное средство за определенную выплату, но и оказывает услуги по вождению. Такая техническая эксплуатация ТС регламентируется статьей №632 Гражданского кодекса.
Таким образом, арендодателем является физическое лицо. Необходимость обложения страховыми взносами возникает именно во 2-м варианте, поскольку в этом случае договор включает в себя оказание физическим лицом услуг своему арендодателю.
Рационально при заключении договора с элементами предоставления услуги (управления) отражать этот нюанс в договоре. Тем самым фактические отношения арендодателя (физического лица) и арендатора (предприятия) будут законными и открытыми.
При этом в договоре должны отдельно указываться:
- арендная плата за предоставленное транспортное средство;
- оплата услуг по вождению.
В случае инспекции на предмет законности надзорные органы могут потребовать документы, из которых становился бы очевидным факт расходов по арендной плате в рамках договора аренды ТС.
Аренда автомобиля у сотрудника
Не каждая компания имеет корпоративные автомобили, это может быть слишком дорого. В таком случае организация выбирает альтернативный вариант – берет транспортное средство в аренду у сотрудника. Рассмотрим такую сделку с позиции выгоды, оценим риски и расскажем об учете такой операции.
Одним из вариантов предоставления машины сотрудника работодателю может быть платная услуга. Для этого предприятие заключает арендный контракт с работником и устанавливает размер выплат за пользование транспортным средством в служебных целях. Сумма платежа должна быть зафиксирована в соглашении, в нем же необходимо прописать и график выплат. Это могут быть фиксированные суммы, выплачиваемые работнику ежемесячно, или разовая выплата за каждую поездку специалиста по делам предприятия.
Авто сотрудника используется в служебных целях: документальное основание
На основании ст. 188 ТК РФ, сотрудник, использующий личный автомобиль в служебных целях, либо передавший ТС в пользование компании, вправе на получение от работодателя денежной компенсации, а также возмещения расходов за обслуживание ТС, расход ГСМ, т.п.
Работодатель и сотрудник могут оформить передачу ТС в пользование компании одним из следующих способов:
- Дополнительное соглашение к трудовому договору, согласно которому предусматривается сумма компенсации за пользование авто, перечень возмещаемых расходов.
- Договор аренды автомобиля, в рамках которого сотруднику выплачиваются арендные платежи, а также возмещение расходов на обслуживание авто.
- Договор безвозмездного пользования, на основании которого сотрудник получает лишь возмещение расходов на ГСМ, техобслуживание, т.п., но не имеет права претендовать на компенсацию за пользование личным автомобилем. Бланк договора можно скачать здесь ⇒ Договор безвозмездного пользования автомобилем.
В общем порядке компании, использующие личное авто сотрудника в производственных целях, оформляют с работником договор аренды ТС без экипажа. В рамках данных правоотношений:
- работник получает заработную плату по трудовому договору (должность водитель, водитель-экспедитор, т.п.);
- компания выплачивает работнику арендную плату за пользование авто, а также компенсацию расходов на ГСМ, обслуживание ТС.
Можно ли заключить с сотрудником договор аренды ТС с экипажем
Заключение с сотрудником договора аренды ТС с экипажем является достаточно спорным вопросом с точки зрения положений ГК и мнения контролирующих органов.
Согласно ст. 635 ГК РФ, арендодатель, предоставляющий ТС в пользование на правах аренды, должен состоять в трудовых отношениях с лицом, который управляет этим ТС и обеспечивает его техническую эксплуатацию. Как видим, при заключении с сотрудником договора аренды ТС с экипажем данное требование ГК не может быть выполнено, ведь работник фирмы выполняет одновременно функции арендодателя и лица, управляющего ТС, а, следовательно, не может состоять по отношению к себе в трудовых отношениях.
Долгое время данное противоречие в ГК РФ не позволяло работодателям заключать с сотрудниками договора аренды ТС с экипажем. Однако, в 2020 году Минфин издал письмо с разъяснениями (№ 03-04-06-02/73 от 14.07.2008), в котором допустил возможность вышеуказанных правоотношений при условии заключения с сотрудников двух договоров – на аренду авто без экипажа и на управление и обеспечение техэксплуатации ТС.
Кроме того контролеры подтверждают право работодателя на включение компенсации за пользование авто в трудовой договор, при условии, что управление ТС и обеспечение технической исправности автомобиля является частью должностных обязанностей сотрудника.
Аренда автомобиля у сотрудника – налогообложение и бухгалтерский учёт
В трудовых буднях предприятия или учреждения может сложиться ситуация, когда для решения разнообразных профессиональных задач требуется транспортное средство кого-то из персонала. Если работник осуществляет поездку в интересах производства, то такая ситуация рассматривается, как аренда автомобиля у сотрудника. Соответственно, он может рассчитывать на компенсацию, согласно статье 188 ТК.
Компенсация начисляется по установленному правилу. Необходимость его начисления диктуется тем, что машина вовремя рейса в интересах предприятия или учреждения изнашивается. Тем не менее, законодательство предусматривает определенные рамки в данных начислениях.
По сути, выплаты работнику считаются компенсационными. Это значит, что они не подлежат налогообложению, а также страховым взносам.
Правительственное постановление №92 (08. 02. 2002) регламентирует данный вопрос следующим образом:
- Компенсация начисляется в размере 1200 руб., если арендованный у сотрудника автомобиль оснащен двигателем с объемом до 2000 кубических сантиметров.
- Компенсация начисляется в размере 1500 руб., если арендованный у сотрудника автомобиль оснащен двигателем с объемом, превышающим 2000 кубических сантиметров.
- Компенсация начисляется в размере 600 руб., если у сотрудника арендуется мотоцикл.
В реальности вышеперечисленные начисления не отражают уровень износа транспортного средства. Использованное авто может нуждаться в гораздо более серьезных суммах для восстановления прежней работоспособности.
Поэтому на предприятиях или учреждениях практикуется заключение договора аренды автомобиля у работника предприятия без экипажа (или с экипажем).
И уже в этом случае компенсационные отчисления относятся на расходы в целях налогообложения.
Особенности аренды транспорта у своего работника
Использование автомобиля сотрудника фирмы для реализации потребностей компании может осуществляться разными способами. Первый вариант – компенсация за аренду транспортного средства у физлица. Этот способ подразумевает, что сотрудник передвигается на своем авто по служебным делам и ежемесячно получает компенсацию расходов на бензин, износ авто и его ремонт. Оформляется такая операция дополнительным соглашением к трудовому договору.
Другой вариант – полноценная аренда транспортного средства. Сделка по найму машины юридическими лицами у физических лиц регламентируется статьями 632-649 Гражданского кодекса РФ. Арендовать автомобиль у сотрудника можно двумя способами:
- с экипажем;
- без экипажа.
При любом из вариантов компания выступает арендатором, а ее служащий – арендодателем. Однако существуют различия в плане обязанностей при эксплуатации ТС. В первом случае, когда подразумевается наем экипажа, ответственность за поддержание имущества в надлежащем состоянии, а также за его текущий и капитальный ремонт несет арендодатель. Во втором случае вся ответственность возлагается на арендатора. Аренда автомобиля с экипажем подразумевает, что работник сам будет оказывать работодателю соответствующие услуги.