Полный перечень документов при увольнении работника в 2021 году

Важно! Даже если сотрудник обратится за любым из названных документов значительно позже даты ухода из фирмы работодатель обязан выдать их в течение 3 дней с момента получения письменного запроса (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Помимо этого, в последний рабочий день при получении письменного заявления работника ему нужно предоставить:

• • • • • Справу о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ);
        • Справку о среднем заработке для службы занятости по форме, рекомендованной в Письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5.

Если сотрудник потребует копию приказа об увольнении, работодатель также обязан ее предоставить в день окончательного расчета.

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

Что делать, если документы не выдают

В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязан выдать своему увольняющемуся сотруднику все документы, связанные с его трудовой деятельностью у этого нанимателя. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, некоторые — по письменному заявлению работника.

Документы должны быть подготовлены и выданы работнику в течение трёх календарных дней после подачи письменного прошения. Как правило, заявление пишется на начальника отдела кадров и на имя главного бухгалтера. Проблем с выдачей бумаг не возникает.

Но может случиться и так, что работодатель не желает выдавать документы, мотивируя это различными причинами. Например, начальник в отпуске и не может заверить копии. Это наиболее «популярная» причина для отказа.

Уважительных причин для отказа в выдаче документов уволившемуся сотруднику нет. Это прямая обязанность работодателя, и он не имеет права от неё уклонятся. За уклонение его можно привлечь к административной ответственности.

Если работодатель не желает отдавать документы, у бывшего работника есть два законных способа:

• написать заявление с просьбой о выдаче в двух экземплярах и подать через секретаря. Он зарегистрирует бумагу в качестве входящего документа, запишет в журнал дату принятия и номер по порядку. Точно такие же сведения он укажет и на экземпляре работника;
• направить заявление заказным письмом с уведомлением и описью вложенного. Уведомление должно быть вручено сотруднику, который принимает почтовые отправления. Он распишется о получении. Это будет считаться фактом принятия заявления к рассмотрению.

В течение трёх дней после получения заявления работодатель должен подготовить копии оригиналов всех документов, связанных с трудовой деятельностью заявителя. Если он этого не сделает, работник имеет право:

• написать жалобу в инспекцию по труду;
• написать жалобу в прокуратуру.

Подать жалобу можно одновременно в эти два надзорных органа. Они уполномочены проводить проверки работодателей относительно нарушения трудового законодательства. Подать жалобу можно:

• при личном посещении;
• почтовым отправлением;
• через интернет с помощью официального сайта одного из этих надзорных органов.

Какие справки можно запросить при расторжении трудовых отношений

Увольняя сотрудника, бухгалтерия должна представить ему информацию:

• О размере заработка по форме 182-Н за определенный срок. Ее нужно будет представить по новому месту работы. Эти сведения понадобятся для расчета пособий для женщин, оформляющих отпуск по беременности и родам, по уходу за родившимся малышом, по болезни. Документ должен содержать данные о сторонах трудовых правоотношений, размер выплат лицу, на которые производились начисление налоговых платежей за последние 3 года, и число дней, не включаемых при начислении пособий, в том числе дни нетрудоспособности, декретного отпуска и присмотра за малышом;
• О средней зарплате за предыдущие 3 месяца. Справка потребуется для обращения в центр занятости для приобретения статуса безработного и его регистрации;
• По запросу гражданина бухгалтерия должна предоставить данные персонифицированного учета в виде справок формы, С3В-М, СЗВ-СТАЖ. Они потребуются для начисления пенсионных выплат либо проверки правильности передачи информации в ПФ;

Какие документы выдают при увольнении

Страховое пенсионное свидетельство

В процессе устройства на работу сотрудник предоставляет компании-работодателю перечень документов, среди которых в обязательном порядке должно быть свидетельство об обязательном пенсионном страховании (согласно требованиям статьи 65 ТК РФ). Если же работник впервые заключает трудовой договор, то комплекс мер по оформлению данного свидетельства ложиться на плечи работодателя. После того, как свидетельство оформлено и выдано Пенсионным Фондом, оно хранится у сотрудника. Страховое свидетельство содержит в себе персональную информацию о сотруднике: индивидуальный страховой пенсионный счет, дату регистрации сотрудника и его анкетные данные.

В процессе оформления страхового свидетельства вновь прибывшего сотрудника специалист отдела кадров обязан предоставить заполненную работником анкету в отделение Пенсионного Фонда не позднее, чем в течение двух недель. Оформление же страхового свидетельства в самом фонде, открытие лицевого счета занимает около трех недель.

Затем, в течение не более чем одной рабочей недели с момента получения документа, сотрудник отдела кадров обязан выдать его на руки работнику. Следовательно, период получения новым сотрудником страхового свидетельства укладывается в рамки четырех-шести недель с момента его трудоустройства в компанию. Если сотрудник увольняется в данный период, не стоит забывать, что его страховое свидетельство получить в Пенсионном Фонде все же придется.

В подобной ситуации необходимо будет связаться с сотрудником и уведомить его о возможности получить на руки готовый уже документ. Наиболее оптимальным способом известить его является письмо, отправленное по оставленному адресу с уведомлением о возможности получения пенсионного свидетельства.

Медицинская книжка

Вопрос «Какие документы должны выдать при увольнении работодатели?»зачастую становится камнем преткновения во многих организациях, связанных непосредственно с бытовым, коммунальным обслуживанием граждан, со сферой общественного питания или педагогической деятельностью. Дело в том, что подобные организации обязаны соблюдать четко установленные санитарно-эпидемиологические нормы.

Одним из главных требований при трудоустройстве в данные организации является наличие медицинской книжки, непосредственно в которую вносятся данные о регулярных обследованиях и осмотрах сотрудника. Соответственно, оформление её стоит денег. Оплата этих расходов, в соответствии со статьями 213 и 266 ТК РФ, ложиться на работодателя.

Что же следует знать о медицинской книжке? В первую очередь важно отметить, что этот документ хранится у работодателя, но может быть выдан на руки сотрудника по его требованию. После прекращения трудовых взаимоотношений между работодателем и сотрудником медицинская книжка остается у работника и переходит с ним на следующее место работы.

p style=»text-align: left;»>Посему, вне зависимости от затрат, понесенных организацией на оформление медкнижки, выдача ее на руки уволившемуся сотруднику – необходима.

Но, в том случае, если работодатель задерживает выдачу данного документа, он ничем не рискует. Претензии от бывших сотрудников о том, что без данного документа не возможно их дальнейшее трудоустройство, совершенно безосновательны.

Какие справки дают при увольнении

В статье 84.1 Трудового Кодекса РФ указано, что в день увольнения сотрудника работодатель должен отдать ему трудовую с внесенной в ней записью о причине увольнения, а также все документы, которые касаются его работы в организации. Перечень документов, в выдаче которых работодатель не может отказать, обозначен в ст. 62 ТК РФ. Они выдаются бывшему сотруднику в течение 3-хдневный период.

В частности, по требованию сотрудника ему предоставляется справка о взносах на пенсионное страхование (статья 14 Закона РФ № 27-ФЗ). Документ может потребоваться в Пенсионном фонде, так как бывают случаи, что у него может быть не полная информация. В результате этого может быть начислена меньше пенсия. Сведения должны быть предоставлены по форме:

• РСВ-1 ПФР, которая утверждена ПП ПФ РФ от 16.01.2014 года № 2п, – за срок после 01.01.2014 года;
• СЗВ-6-1, СЗВ-6-4, утвержденной ПП ПФ РФ от 31.07.2006 года № 192п, – за срок до 31.12.2014 года.

В ней должна стоять запись об увольнении, заверенная подписью кадровика и печатью организации или предприятия.

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в соответствии с формулировкой Трудового кодекса. Обязательно в записи должно значиться согласно какой статье, ее части и пункту Трудового кодекса или другого федерального документа расторгается трудовой договор. Это правило обозначено в статье 84.1 Трудового кодекса.

При увольнении работника по собственному желанию нет единого подхода к внесению записи в трудовую книжку. Кадровики могут придерживаться как требований статьи 84.1 Трудового кодекса, так и указаний, обозначенных в пункте 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 № 69. При этом в трудовую книжку вносится соответствующая запись.

Работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке, ознакомившись с записью. Подпись ставится под записью кадровика.

Согласно п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовой книжки, если работник увольняется по собственному желанию по уважительным причинам, для которых государством предусмотрено какие-либо преимущества или льготы, запись об увольнении должна вноситься с указанием таких причин. К ним можно отнести перевод супруга в другую местность или необходимость ухода за одним из членов семьи.

Механизм увольнения работника

Механизм увольнения сотрудника производится следующим образом:

• работник пишет заявление на увольнение (по собственному желанию или по соглашению сторон) или уполномоченный сотрудник составляет документ на увольнение (по инициативе работодателя);
• кадровик издает приказ об увольнении с указанием количества неиспользованных дней отпуска (форма № Т-8), который затем подписывается руководителем компании;
• кадровик делает соответствующую запись об увольнении в личной карточке сотрудник (форма № Т-2);
• сотрудник подписывает приказ и личную карточку, что свидетельствует о его ознакомлении с документами;
• кадровик вносит в бумажную трудовую книжку информацию об увольнении (с указанием статьи ТК РФ, номера и даты приказа);
• начальник отдела кадров или руководитель подписывает запись в трудовой книжке, а затем сам сотрудник пишет, что он ознакомлен;
• бухгалтер по расчету зарплаты производит расчеты по выплатам, которые необходимо произвести сотруднику;
• бухгалтер-кассир выдает работнику окончательный расчет через расходный кассовый ордер, а кадровик передает все документы сотруднику;
• бухгалтер по расчету зарплаты или главный бухгалтер возвращает судебному приставу исполнительный лист (если он был оформлен на сотрудника, и по нему производились удержания из зарплаты).

Как засвидетельствовать факт выдачи

Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.

Закон не регулирует процедуру фиксации выдачи справок, для таких ситуаций есть несколько вариантов:

1. Все справки и копии документов (за исключением трудовой книжки), распечатываются в двух экземплярах, на втором экземпляре ставится отметка в получении, дата и подпись физ. лица, этот лист остаётся у работодателя.
2. Ещё один вариант — журнал документооборота, когда все выданные справки вносятся в учётную книгу, человек расписывается за получение каждого.
3. В определённых случаях можно составить акт приёма-передачи (либо опись) документации, в котором прописываются все полученные справки, акта можно здесь. Акт визируется тем, кто выдал документы с указание должности и расшифровкой ФИО, печать для документов ставить необязательно. Вторая сторона расписывается в получении и собственноручно ставит дату.

Может ли предприятие отказать в выдаче

Работодатель обязан оформить работнику справку по его запросу. Трудовым законодательством на ее подготовку отводиться 3 дня. Основанием является заявление сотрудника на получение справки 2 НДФЛ.

Если заявителю срочно требуется документ, он может попросить бухгалтерию по месту работы сделать справку быстрее. Организации, как правило, идут навстречу сотрудникам, хотя такая обязанность за ними законодательно не закреплена.

Большинство работодателей не требует оформления дополнительных бумаг, и удовлетворяют устную просьбу выдать справку, законом это также допускается. Отказать в выдаче документа организация не может, хотя на практике встречаются и такие случаи. Чтобы застраховать себя от разных ситуаций рекомендуется подавать заявление в письменной форме.

Эта форма обращения имеет следующие преимущества:

1. Зафиксирован факт обращения, в последующем работодатель не сможет отрицать запрос документа.
2. Зафиксирована дата обращения, т.е. начальная точка, от которой и пойдет отчет срока на подготовку.
3. Облегчает действия заявителя при оформлении бумаги через другие инстанции.

В случаях отказа, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию.

Тогда могут быть наложены следующие штрафные санкции:

• На организацию – 30-50 тыс. рублей;
• ответственного лица – одна – пять тыс. рублей.

Фирма должна выдавать 2 НДФЛ каждому работнику при увольнении. За документом может обратиться и бывший сотрудник, отказать ему работодатель также не вправе.

Петрова О.П. работала в ООО «Континент» с 1 мая 2015 года по 20 октября 2017 года. При увольнении Петровой нужно выдать справку СЗВ-СТАЖ, в которой будет отражаться стаж работника и страховые взносы за период с 1 января по 20 октября 2017 года.

Выдается СЗВ-СТАЖ сотруднику только под подпись. Сделать это можно одним из двух способов: сделать копию документа, которой работник поставит подпись, фамилию и дату, либо можно завести отдельный журнал. Для работодателя более безопасным будет делать копию, так в организации останется копия выданного документа. При возникновении споров, это позволит защитить компанию. СЗВ-СТАЖ выдается обязательно, если вдруг работник отказывается его получать, этот факт лучше зафиксировать при свидетелях в специально составленном акте.

Чаще всего оформить форму СЗВ-СТАЖ должен бухгалтер, так как обязанность по ее составлению ложится на сотрудника, сдающего отчеты в ПФР. Однако внутри организации может быть установлен иной порядок. К примеру, подготавливая документы об увольнении, сотрудник кадровой службы отправляет запрос в бухгалтерию на подготовку формы СЗВ-СТАЖ увольняемому сотруднику. Подготовив документ, бухгалтер передает его в кадры. А уже кадровый работник выдаст увольняемому СЗВ-СТАЖ, сделает его копию и получит подпись работника.

Форма для заполнения используется утвержденная постановлением Правления ПФР №3п от 11.01.2017. Это постановление также содержит порядок заполнения формы. Этот документ должен содержать информацию о страховом стаже работника с начала 2017 года, а также регистрационный номер компании-работодателя в ПФР, ИНН, КПП и данные по увольняемому сотруднику, включая его ФИО, СНИЛС, страховой стаж и др. Как правило заполняется документ в электронной форме, но заполнить ручкой его также можно. При этом нужно учитывать, что заполнять форму следует чернилами синего, фиолетового или черного цвета и только печатными буквами.

Похожие записи:

• Калькулятор расчета пени (неустойки) 1/300, 1/150 и 1/130 ключевой ставки ЦБ РФ
• Пенсия по потере кормильца в 2023 году
• Срок давности по штрафам ГИБДД в 2022 году. Через сколько можно не платить?