Служебная записка на приобретение картриджей

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на приобретение картриджей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В условиях офисной работы принтер является необходимым оборудованием, используемым в работе на ежедневной основе. Без распечатки документации на принтере, как правило, не обходится ни один рабочий день. Если устройство выходит из строя, под угрозой может оказаться работа всего отдела, а то и офиса в целом. Проблему нужно решать незамедлительно.

Форма служебной записки на замену картриджа не утверждена ни Трудовым кодексом Российской Федерации, ни иным нормативным правовым актом, несмотря на популярность данной официальной бумаги в практике. Подобные «служебки» используются практически во всех офисных компаниях, использующих в своей работе принтеры. Именно по причине частого использования организации иногда принимают решение разработать собственный шаблон, использовать его при каждой замене картриджа. Подобное решение не только упростить работу сотрудникам, но сделает документооборот предприятия более единообразным. К сожалению, далеко не каждая фирма разрабатывает и закрепляет бланки.

Если в вашей организации никаких бланков не предусмотрено, а составить записку всё же необходимо, предлагаем воспользоваться стандартным набором для исполнения любого документа: чистый листок бумаги формата А4, чёрная или синяя шариковая ручка. Если имеется возможность написать текст в печатном варианте, лучше отдать предпочтение именно ему.

Что такое служебная записка

Служебная записка – документ, который используется для обмена информацией внутри организации между ее сотрудниками или отделами. Она составляется в произвольной форме и содержит краткое изложение вопроса или предложения по его решению.

Служебные записки условно можно разделить на следующие виды:

• информационные – содержат сведения о текущих делах, событиях, изменениях в работе;

• аналитические – содержат анализ ситуации, обоснование необходимости принятия определенного решения;

• пояснительные – содержат пояснения к действиям или документам;

• запросные – содержат запрос на получение информации или помощи;

• отчетные – содержат отчет о проделанной работе или выполнении задания.

Служебные записки используются для решения различных задач и вопросов в рамках организации. Они помогают:

1. Обеспечить обмен информацией между сотрудниками.

2. Выразить свое мнение или предложение по определенному вопросу.

3. Получить информацию от коллег или отделов.

4. Отчитаться о выполнении задания или работы.

Кто может написать служебку на приобретение оборудования

Служебная записка о покупке обычно составляется от лица, ответственного за административно-хозяйственные вопросы компании или это может быть сотрудник отдела закупок, руководитель структурного подразделения, главный инженер или другой сотрудник, который нуждается в приобретении оборудования.Записка направляется на имя руководителя компании. Если руководитель сочтет покупку необходимой, он может издать приказ о выдаче денег на покупку ответственному лицу или поручить бухгалтерии произвести оплату покупки безналичным расчетом.

Как правило, оформление служебной записки на приобретение оборудования не отличается от оформления других служебных записок. В ней должны быть указаны следующие данные:

• название и реквизиты организации;

• дата и номер служебной записки;

• заголовок документа, например “Служебная записка на приобретение оборудования”;

• текст записки с указанием наименования оборудования, его характеристик и количества;

• обоснование необходимости приобретения оборудования;

• подпись составителя записки.

Правила оформления служебной записки на приобретение оборудования

Оформление служебных записок обычно не регламентируется специальными стандартами, однако для удобства и единообразия их оформления рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Служебная записка должна быть составлена на фирменном бланке организации.

2. В верхней части бланка указываются данные отправителя и получателя (ФИО, должность, подразделение).

3. Текст записки должен быть кратким, ясным и содержательным, без лишних подробностей и эмоций.

4. Под текстом записки ставится подпись отправителя.

Для правильного оформления служебной записки следуйте такому шаблону написания:

1. Должность и ФИО руководителя, на имя которого пишут служебную записку.

2. Должность и ФИО составителя записки.

3. Наименование документа.

4. Описание проблемы и просьбу приобрести то или иное оборудование.

5. Характеристики оборудования. Здесь можно указать марку, модель, мощность, объем, артикул (при необходимости).

6. Дату и подпись работника, составившего документ.

Образец служебной записки на приобретение принтера (ремонт, покупку, замену) 2022-2023 года

Когда офису или учреждению нужен новый принтер или требуется ремонт существующего, создаетcя документальная служебная записка для оформления данного вопроса. В данном образце представлен пример составления служебной записки на приобретение принтера (ремонт, покупку, замену) на 2022-2023 год.

Кому:

Имя начальника отдела/руководителя учреждения

От:

Ваше имя и должность

Тема: Обращение с просьбой о приобретении принтера (ремонте, покупке, замене) в 2022-2023 году

Датировка:

Ваше имя и должность

Уважаемый/ая [ФИО начальника/руководителя],

В связи с [указать причину: проблемы со старым принтером, потребность в увеличении количества печати, повышенные требования к качеству печати и т.д.], просим рассмотреть вопрос приобретения нового принтера (ремонта, покупки, замены) для нашего отдела/учреждения в 2022-2023 году.

Данное оборудование необходимо для [указать цель использования: организации работы с документами, повышения эффективности работы сотрудников, улучшения качества печати и т.д.].

Предлагаем Вам рассмотреть возможность выделения средств на приобретение принтера (ремонт, покупку, замену) в бюджете на 2022-2023 год.

В случае согласия с данной просьбой, просим Вас оформить необходимые документы для закупки оборудования в соответствии с установленными правилами и процедурами.

Функции служебной записки на приобретение: когда ее составляют

Служебная записка в рассматриваемом случае – это документ, который составляет заинтересованное (материально ответственное) лицо для того, чтобы проинформировать руководство о том, что нужно закупить конкретные товары, и поясняет, для чего они предназначаются. Подобные закупки обычно требуются:

1. Когда тот либо иной ресурс организации заканчивается (изнашивается, становится непригодным для использования либо даже неактуальным) и в организации встает вопрос о том, как его восполнить (заменить). Например, спецодежда может изнашиваться, рваться, оборудование со временем – устаревать, ломаться.
2. Если те либо иные средства труда необходимы для работы, а их попросту нет в организации (либо их не хватает). Так, если при расширении штата на работу приняли новых людей, а оборудования (машин, станков, агрегатов, проч.) на всех не хватает, тогда нужно его докупить.

Нюансы оформления служебной записки на покупку товаров

Приобретение оборудования или товаров для предприятия – важный процесс, который требует оформления необходимых документов, включая служебную записку. В данной статье рассмотрим некоторые нюансы оформления этого документа.

1. Что такое служебная записка?

Служебная записка – это официальный документ, который составляют сотрудники компании для направления запросов и предложений вышестоящему руководству. Она несет информацию о необходимости приобретения конкретного оборудования или товаров для предприятия.

2. Какими правилами оформления и составления следует руководствоваться?

Во-первых, служебная записка должна быть составлена в соответствии с общей формой данного документа, утвержденной в компании. Во-вторых, необходимо придерживаться определенного порядка и грамотно заполнить все пункты.

3. Какие данные указываются в служебной записке?

В записке указывается информация о предприятии, дате составления, номере документа и назначении. Также следует указать, для какого отдела или подразделения необходимо приобрести оборудование или товары.

4. Как составить служебную записку для приобретения оборудования?

Составление служебной записки займет несколько этапов:

• Определить необходимость приобретения оборудования и составить соответствующую заявку.
• Составить служебную записку в соответствии с утвержденной формой и заполнить все необходимые поля.
• Подписать записку руководителем и утвердить ее печатью предприятия.
• Направить заполненную и подписанную записку на рассмотрение вышестоящего руководства компании.

Когда составляются служебные записки на покупку товаров?

Служебные записки на покупку товаров составляются в случае, если предприятию необходимо приобрести определенные товары для выполнения рабочих процессов или в связи с изменениями в производственной деятельности.

Кто составляет и утверждает этот документ?

Служебную записку составляют сотрудники компании в соответствии со своими полномочиями. Документ рассматривается и утверждается руководителем предприятия или уполномоченным лицом.

Какие нюансы оформления нужно учесть?

При оформлении служебной записки следует учитывать следующие нюансы:

• Использование правильной формы документа, утвержденной в компании.
• Соблюдение очередности заполнения полей и грамотное оформление текста.
• Корректное указание даты, номера документа и подписи руководителя.

Могут ли быть особенности в оформлении и составлении служебной записки на покупку товаров в разных компаниях?

Да, могут быть некоторые особенности оформления и составления служебной записки в разных компаниях. В каждой организации могут использоваться свои утвержденные формы, и некоторые требования по заполнению могут также отличаться.

Таким образом, служебная записка на покупку товаров или оборудования – это важный документ, который помогает организовать процесс закупки и уведомить руководство о необходимых изменениях. Соблюдение правил оформления и грамотное заполнение данного документа позволяют предотвратить возможные ошибки и ускорить процесс рассмотрения заявки на приобретение необходимых товаров или оборудования.

Как написать служебную записку, какие пункты, нюансы должны присутствовать?

Из чего должна состоять:

• в правом верхнем углу нужно написать информацию о том, кому предназначена эта записка и кто ее отправил. Адресаты могут быть разными в зависимости от причины составления (директор, начальник, бухгалтер, менеджер и т.д);
• посередине должно стоять слово «Служебная записка», ниже описание волнующей проблемы, с подробно рассмотренными нюансами. Также необходимо сказать, что послужило поводом ее написания и какой ответ ожидается. Если нужна замена или покупка нового принтера, то указать количество и примерную стоимость;
• внизу написать дату составления. Поставить подпись с расшифровкой. Иногда эта бумага образовывается сразу несколькими заинтересованными лицами, и тогда подписей внизу должно стоять несколько.

На некоторых предприятиях оформление служебки возможно не только в письменной, но и в электронной форме, что значительно облегчает процесс ее отправки. В электронном виде не нужно будет писать имя отправителя, так как оно уже есть в адресной строке.

Как написать служебную записку, какие пункты, нюансы должны присутствовать?

Несмотря на то, что общепринятой инструкции составления писем не существует, есть некоторые схожие правила написания для организации различного уровня. Записка должна быть нейтральной. В ней не допускается присутствие критики и недовольства.

Из чего должна состоять:

• в правом верхнем углу нужно написать информацию о том, кому предназначена эта записка и кто ее отправил. Адресаты могут быть разными в зависимости от причины составления (директор, начальник, бухгалтер, менеджер и т.д);
• посередине должно стоять слово «Служебная записка», ниже описание волнующей проблемы, с подробно рассмотренными нюансами. Также необходимо сказать, что послужило поводом ее написания и какой ответ ожидается. Если нужна замена или покупка нового принтера, то указать количество и примерную стоимость;
• внизу написать дату составления. Поставить подпись с расшифровкой. Иногда эта бумага образовывается сразу несколькими заинтересованными лицами, и тогда подписей внизу должно стоять несколько.

На некоторых предприятиях оформление служебки возможно не только в письменной, но и в электронной форме, что значительно облегчает процесс ее отправки. В электронном виде не нужно будет писать имя отправителя, так как оно уже есть в адресной строке.

Особенности электронного документооборота

В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети. Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.

Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.

Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).

Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.

Что это за бумага и как она используется

Первое, что нужно запомнить – служебная записка относится к внутреннему документообороту предприятия. Это документ, соответственно, составляется только в письменной форме. Главное его предназначение – уведомление должностного лица или другого сотрудника компании о проблемах, которые необходимо оперативно решить для нормальной работы коллектива.

Среди наиболее частых причин:

Для составителя служебки польза от ее использования заключается в двух вещах. Во-первых, с ее помощью можно уведомить начальство или другого специалиста о возникшей проблеме, а также попросить его решить ее. Во-вторых, после подачи заявки сотрудник снимает с себя ответственность за ее решение (если исправить ситуацию самостоятельно невозможно).

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.

В документе отражаются следующие сведения:

• данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
• информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
• изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
• указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
• Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.

В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.

Образец служебной записки на приобретение компьютера

Отдел кадров

Начальнику отдела информационных технологий ООО «Премиум» Сыроежкину М. В.

Служебная записка
05.10.2013 № 2
г. Москва

О ремонте (замене) компьютера

Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.

В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Начальник отдела кадров

Бойко

Н.И. Бойко

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности — образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

• В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
• Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
• Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Похожие записи:

• Как Быть Если Местонахождение Ответчика по Алиментам Неизвестно
• Повышение пенсии инвалидам 1, 2 и 3 группы и индексация ЕДВ в 2023 году
• Льготы многодетным семьям в Дагестане