Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Не дают справку 2 НДФЛ на работе что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Зачастую бухгалтерии не хотят выдавать работникам справки о доходах до тех пор, пока не сформируют формы 2-НДФЛ для сдачи в налоговую. На проверку данных НДФЛ-регистров за весь год нужно время, а и без того короткий рабочий январь занят другой отчетностью. Посмотрим, вправе ли вы заставить работников ждать до марта.
Сколько справок выдать при невозможности удержать налог?
Предположим, у работника по каким-то причинам нет зарплаты за декабрь, однако в конце года он получил от вас неденежный доход. Денежных сумм вы ему не выплачивали, поэтому удержать исчисленный с неденежного дохода НДФЛ до конца 2019 г. не смогли. Удерживать этот налог из доходов 2020 г. уже нельзя, а нужно сообщить инспекции и работнику о невозможности удержания22.
Для этого вы должны не позднее 02.03.2020 сдать в свою ИФНС форму 2-НДФЛ с признаком «2» (а если вы сдаете ее как правопреемник — с признаком «4»). В справке отразите этот доход. Второй ее экземпляр нужно в тот же срок передать работнику23.
Если в январе работник обратится к вам за справкой о доходах, то в ней покажите этот налог в составе неудержанного.
Когда справку для работника придется уточнить?
Выдать работнику новую справку с другими данными нужно будет, если к моменту сдачи в свою налоговую инспекцию формы 2-НДФЛ вы:
- найдете ошибку в суммах доходов, вычетов и/или налога. Например, обнаружите, что неправомерно предоставили в 2019 г. вычет, не учли какой-то доход либо, наоборот, забыли про вычет, удержали НДФЛ с необлагаемого дохода;
- удержите налог, исчисленный с доходов 2019 г., который на момент выдачи справки работнику еще не был удержан правомерно (например, еще не была выплачена зарплата либо премия за декабрь) либо по ошибке;
- найдете ошибку в технических данных, например в кодировке доходов или вычетов.
Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику
Работодатель является налоговым агентом, поэтому именно на нем лежит обязанность по своевременному перечислению всех необходимых платежей в бюджет, в том числе и подоходного налога со всех выплат, которые начисляются работнику.
Достаточно редко, но бывают случаи, когда наниматель отказывает в выдаче документа об уплаченных налогах уволенному. В основном это происходит, если работодатель имеет задолженность по выплатам заработной платы, а также в том случае, когда в организации не надлежащим образом ведется налоговый учет.
Работодатель должен выдать документы о заработной плате и уплаченных налогах не позднее 3 дней с даты письменного обращения. Такое правило установлено статьей 62 ТК РФ. Если наниматель никак не отреагировал на запрос сотрудника, то последний вправе подать жалобу в инспекцию по труду.
Трудовой кодекс РФ не содержит прямой ответственности нанимателя за непредставление документов по запросу работника. Однако Кодекс об административных правонарушениях содержит статью 5.27, в которой прописана ответственность за несоблюдение законодательства о труде. Так, при наложении штрафа на должностное лицо его размер составляет от 1 000 до 5 000 рублей. Если в качестве нарушителя привлекается организация, то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.
Общие моменты оформления
Данная справка включает в себя полный перечень информации о физическом лице, с зарплаты которого удерживается налог, его налоговом агенте, а также сумму прибыли работника.
Таким образом, в справке должна присутствовать следующая информация:
- сведения о налоговом агенте;
- сведения о налогоплательщике
- информация о заработной плате, а также установленной ставке налога на добавленную стоимость;
- обобщение сумм налогов и прибыли;
- вычеты, сделанные по рассчитанному налогу на добавленную стоимость.
Оформление справки достаточно часто вызывает достаточно большое количество трудностей и вопросов, так как документ включает в себя множество полей и заполняется в соответствии с довольно строгими требованиями.
В частности, обязательно должны прописываться следующие данные:
| Признак | Указывается значение «1» при оплате налогов по стандартной схеме или «2», если есть какие-либо основания для того, чтобы не удерживать налог. |
| Номер корректировки | Указывается «00» при первичном заполнении документа, а также «01», «02» и другие номера в порядке очередности, соответствующие количеству раз оформления этой бумаги. Если справка аннулирующая, то в таком случае указывается номер «99». |
| Статус налогоплательщика | Имеет шесть разных значений: 1 – резидент РФ; 2 – нерезидент РФ; 3 – сотрудник высокой квалификации; 4 – участник программы добровольного переселения; 5 – беженец; 6 – иностранец, работающий на основе патента. |
| Облагаемые доходы | Для резидентов ставка установлена на уровне 13%, в то время как для нерезидентов ставка составляет 30%. |
Все графы, в которых пишутся коды, должны заполняться максимально внимательно, так как на сайте налоговой службы есть справочники, в которых указывается полный перечень кодов и их обновлений, и проводить проверку актуальности указанной там информации нужно как минимум один раз в течение налогового периода.
Штрафы за ошибки в справках 2-НДФЛ
О штрафе за несвоевременное сообщение о невозможности удержать налог мы уже говорили. Теперь поговорим о других штрафах.
Даже если вы представите в свою налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ уже после 01.04.2013, штрафа в 200 руб. за не вовремя сданную справкуп. 1 ст. 126 НК РФ быть не должно (разумеется, если неправильную справку вы сдали вовремя). Ведь сроков для подачи уточненных (исправленных) справок нет.
Но с вас могут попытаться взыскать штраф за неудержание и/или неперечисление НДФЛ как налоговым агентом (20% от неудержанного НДФЛст. 123 НК РФ). Такое возможно, если в уже сданных в инспекцию справках 2-НДФЛ вы обнаружите ошибки, которые привели к занижению суммы налога. И подачу уточненной справки инспекторы не рассматривают как исправление ошибки, освобождающее от этого штрафа.
Теоретически есть еще штраф на должностное лицо организации (как правило, на директора) за представление неверных сведений о доходах физических лиц — от 300 до 500 руб.ст. 15.6 КоАП РФ Но на практике такой штраф вряд ли будет, ведь для этого налоговикам нужно отправиться в суд.
***
В последнее время работники часто обращаются к бывшим работодателям по поводу неправильного удержания НДФЛ с суммы выплаченных выходных пособий. Многие организации по старинке включают такие пособия и иные выплаты, связанные с увольнением работников, в облагаемую базу.
А меж тем с 01.01.2012 любые компенсационные выплаты, связанные с увольнением работников (кроме компенсаций за неиспользованный отпуск), облагаться НДФЛ не должны. Единственное условие — общая сумма таких выплат не должна превышать в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный размер — для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях)п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина от 29.12.2012 № 03-04-06/9-373, от 13.08.2012 № 03-04-06/1-239, от 31.07.2012 № 03-04-05/1-901.
Что представляет собой справка 2-НДФЛ
Аббревиатура НДФЛ расшифровывается как – налог на доходы физического лица. Сюда относят любые доходы и прибыль, вне зависимости от источника их получения – работа в бюджетной организации, у ИП и другое.
Справка 2-НДФЛ была разработана специальным образом, чтобы указывать всю актуальную информацию о налогоплательщике. Визуально документ включает в себя следующие блоки информации:
- «шапка» – указывает код территориального налогового органа;
- информационный блок – это финансовые данные налогоплательщика за конкретный интервал времени (полученная прибыль, уплаченный налог, вычеты);
- данные ответственного лица – подпись бухгалтера/руководителя и штамп организации (не обязателен).
Что делать, если работодатель отказывается выдать справку
Редко, но все же бывают ситуации, когда работодатель отказывается выдать увольняемому сотруднику справку 2-НДФЛ. Чаще всего, по причине того, что на предприятии есть проблемы с ведением налогового учета. В таком случае работнику потребуется соблюсти все нормы закона для того, чтобы добиться своего.
Придется написать заявление в письменной форме и направить его в адрес работодателя. Предпочтительно отправлять такое заявление ценным письмом — тогда на руках останется опись вложения с отметкой почтового оператора. Если в течение установленного срока (три дня с момента получения заявления работодателем) справка так и не будет предоставлена, можно обращаться напрямую в трудовую инспекцию с жалобой на бездействие должностных лиц предприятия.
О том, к чему может привести невыдача работнику справки, читайте в материале «Не выдали сотруднику справку 2-НДФЛ? Ждите судебное разбирательство».
Где взять справку безработному и пенсионеру
Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.
Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.
Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.
Что делать, если работодатель не выдает 2 НДФЛ?
Если вы оказались в подобной ситуации, следуйте нижеприведенным шагам, чтобы решить проблему и получить необходимые документы:
- Соберите все необходимые доказательства: сохраните все письма, сообщения или другую переписку с работодателем, где вы просите выдать 2 НДФЛ, а также неотвеченные запросы.
- Обратитесь к надзорным органам: вы можете обратиться в налоговую инспекцию или Росстат с жалобой о невыполнении работодателем обязанностей по выдаче 2 НДФЛ. При этом приложите все собранные доказательства. Органы будут проводить проверку и принять меры в случае выявления нарушений.
- Составьте претензию: напишите претензию работодателю, в которой указывайте факты невыполнения им своих обязанностей по выдаче 2 НДФЛ. Приложите все собранные доказательства. Укажите конкретные даты, когда вы обращались за документами и кто вас обслуживал. Отправьте претензию по почте с уведомлением о вручении или вручите лично в офисе работодателя.
- Получите юридическую помощь: если обращение направленное работодателю и надзорным органам не принесло результата, вы можете обратиться к юристу или адвокату, который поможет вам защитить ваши права и представит ваши интересы в суде. Юрист поможет вам составить и подать исковое заявление, а также будет вести дело.
Заинтересованность в получении 2 НДФЛ – это ваше право, поэтому не оставайтесь безволосыми и сразу же реагируйте на подобные ситуации, добиваясь своего права на получение документов.
Что делать в случае отказа
Несмотря на то что в НК РФ четко указано, что работодатель не имеет права отказать своему сотруднику в выдаче документа, подтверждающего доход, сроки там не указаны. То есть нет установленного срока, в течение которого выдается справка после обращения работника. Но если заглянуть в Трудовой кодекс РФ, то там как раз эти сроки указаны, согласно им справка должна быть готова не позднее трехдневного срока после обращения работника, а в расчет берутся только рабочие дни, без учета выходных и праздников. Если вам бывший работодатель не выдает справку 2-НДФЛ, то это также нарушение прав.
Итак, вам работодатель не дает справку 2-НДФЛ, что делать в данном случае? Вам нужно составить жалобу и направить ее в трудовую инспекцию, которая имеет полномочия применить штрафные санкции в отношении должностного лица и предпринимателя, причем суммы довольно высокие, на бухгалтера сумма от 5 тысяч рубля, а на предпринимателя от 30 тысяч рублей.
Пример оформления 2 НДФЛ при увольнении
Вид декларации утвержден 30 октября 2015 года. В обязательные требования при заполнении 2 НДФЛ входит оформление следующих полей:
- Информация о работодателе, реквизиты. Сокращения допускаются только согласно уставным актам;
- информация о получателе прибыли – физ. лице;
- прибыль, подлежащая налогообложению;
- вычеты, которые применены в отчетном периоде;
- сумма прибыли и НДФЛ.
В информационном поле об агенте необходимо указать полную информацию о юр лице.
В графе сведений о физ. лице сообщают следующее:
- Фамилию, имя, отчество;
- гражданство и статус как налогоплательщика;
- место регистрации и место жительства;
- паспортные данные.
Прибыль, с которой удерживают НДФЛ, отражают с разбивкой по месяцам. Одновременно указывают код дохода и налоговых вычетов с указанием сумм. Если физ. лицо имело право на иные вычеты – социальные или имущественные, эти сведения отражают в справке 2 и указывают, что такое право было представлено.
Бланк в обязательном порядке заверяют у руководителя или иного уполномоченного лица и ставят печать. Справка считается недействительной без печати.
В отношении расчета 2 НДФЛ действует порядок оформления: не допускаются исправления, при обнаружении ошибок выдают новый бланк в кратчайшие сроки.
За искажение сведений, затягивание по времени к налоговому агенту применяют административные санкции.
Пример заполнения 2 НДФЛ по физ. лицу, уволенный 23 июня.
Как уже упоминалось выше, с отчета за 2021 год 2-НДФЛ оформляется на новом бланке. А точнее, на двух бланках:
- Первый — именно он теперь называется 2-НДФЛ — используется для сдачи в ИФНС.
У него новая структура: он состоит из некоего подобия титульного листа, трех разделов и одного приложения. В самом начале документа приводятся данные о налоговом агенте, в разделе 1 — сведения о физлице, в отношении которого заполняется справка, в разделе 2 — информация об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ, в разделе 3 — предоставленные агентом вычеты: стандартные, социальные и имущественные, а в приложении дается расшифровка доходов и вычетов по месяцам.
Если организация отказалась выдать справку 2-НДФЛ и с момента заявления о её выдаче прошло более 3-х месяцев (ст. 392 ТК РФ), работник имеет право обратиться в суд, предъявив иск. В нем он понуждает работодателя выдать запрашиваемый документ.
Восстановление срока на подачу такого иска возможно в том случае, если суд признает уважительными причины, по которым работник не обратился вовремя.
Ситуация считается сложной, когда гражданин:
- Обращается за справкой 2-НДФЛ намного после окончательного расчета.
- Не может предъявить доказательств, что требовал выдачи этого документа еще в период работы.
Зачем справка о доходах уволенному сотруднику?
Справка 2-НДФЛ подразумевает под собой информацию о налогах, удержанных с работающего гражданина. То есть, полные данные о сумме доходов, которые сотрудник получил, и сколько средств с него удержали на предприятии.
Получения справки о заработной плате при увольнении необходимо в тех случаях, когда гражданину требуется подтвердить свой доход официально:
- при устройстве на новую работу. Бухгалтерии нового работодателя необходимо видеть налоговые вычеты с прошлого места работы. От этого зависят новые вычеты с доходов;
- для больничного листа. Благодаря данным в справке 2-НДФЛ, новое руководство делает начисления во время пребывания работника на больничном;
- для получения выплат по безработице. Если сотрудник после увольнения обратился службу занятости населения, то справка необходима для расчета пособий, которые производятся на основании среднего заработка гражданина;
- для получения кредита или ипотеки. Некоторые банки могут запрашивать документ о зарплате для предоставления кредитов или оформления ипотеки;
- в налоговую службу. Инспекция может запросить справку для уточнения начислений и получения определенных вычетов;
- в соцзащиту. Декларация нужна в качестве доказательства того, что семья малоимущая и имеет право на выплату определенных пособий;
- в садик или школу. Если гражданин имеет маленький доход, то с помощью справки 2-НДФЛ, он может получить льготы в виде бесплатного питания для своих детей в школе или садике;
- для получения визы или нового гражданства. Люди, которые не имеют официального дохода, имеют меньшие шансы для получения визы или гражданства. Поэтому документ о доходах необходим для совершения данных процедур;
- для суда. Нужна для трудовых споров, проходящих в судебном порядке;
- для оформления декрета. Чтобы уйти в декретный отпуск и оформить выплаты, декретнице необходима эта справка с данными за последние два года.
Что делать, если не дают справку 2-НДФЛ
В НК РФ не указан четкий срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику справку 2-НДФЛ. Но если обратиться к Трудовому кодексу, то там прописано, что все документы, связанные с работой, нужно выдать работнику не позднее трех рабочих дней с момента подачи им соответствующего заявления, а при увольнении – в день подачи заявления (ст. 62, 84.1 ТК РФ).
Соответственно, если в течение этого времени работодатель не выдал работнику справку 2-НДФЛ, то последний вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию. А трудинспекторы, в свою очередь, могут оштрафовать работодателя за просрочку выдачи 2-НДФЛ как за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ).
Стоит отметить, что штраф немаленький:
- для организации его размер составляет от 30000 руб. до 50000 руб.;
- для должностных лиц организации – от 1000 руб. до 5000 руб.;
- для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.