Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Причина списания запасных частей для автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Актом подтверждается факт хозяйственной жизни компании. На основании акта на списание запчастей списывают с баланса запчасти, установленные в автомобиль во время ремонта. Такая бумага необходима, чтобы в случае претензий проверяющих органов доказать им, что средства израсходованы правомерно.
Зачем необходимо списывать запчасти на автомобиль
Списывание запчастей на автомобиль является одним из важных процессов в управлении запасами в автосервисе или автопарке. Корректное списание запчастей позволяет эффективно контролировать наличие и использование запасных частей, предотвращать потери и избыточные расходы. Кроме того, это требование со стороны налоговых органов и бухгалтерии, чтобы правильно учитывать расходы на запчасти и отражать их в финансовом отчёте.
Основная цель списания запчастей на автомобиль заключается в следующем:
- Учет и контроль использования запасных частей. Правильное списание помогает отслеживать, какие запчасти были использованы, на каком автомобиле и в какое время.
- Минимизация потерь и избыточных расходов. Списывая запчасти на конкретный автомобиль, можно более точно оценить потребности в запасных частях и избежать ненужного расхода ресурсов.
- Планирование обслуживания автомобилей. Зная, какие запчасти были списаны на автомобиль и в каком количестве, можно более точно планировать предстоящие работы по обслуживанию и замене деталей.
- Соблюдение законодательных требований. Списывание запчастей является неотъемлемой частью бухгалтерии и налогообложения, поэтому корректный учет является обязательным.
Процесс списания запчастей на автомобиль включает в себя следующие шаги:
- Определение необходимых запчастей для ремонта или обслуживания автомобиля.
- Оформление списания запасных частей на конкретный автомобиль в соответствии с установленными правилами и процедурами.
- Фиксация списания в учетной системе или журнале учета запасных частей. Это позволяет вести историю использования запасных частей для каждого автомобиля.
- Контроль использования и расхода запчастей на автомобиль.
- Анализ списка списанных запчастей для планирования дальнейших работ по обслуживанию и замене деталей.
В целом, правильное и систематическое списание запчастей на автомобиль способствует эффективному управлению запасами, минимизации издержек и обеспечивает точную и актуальную информацию о состоянии и обслуживании автомобилей. Это позволяет снизить риски простоя автопарка, улучшить операционные процессы и обеспечить качественное обслуживание клиентов.
Эффективное управление запасами запчастей
Владение автомобилем подразумевает возможность не только пользоваться им, но и поддерживать его в хорошем состоянии. Процесс управления запасами запчастей является неотъемлемой частью поддержания автомобиля в рабочем состоянии. Для эффективного управления запасами необходимо следовать определенным правилам и процедурам, которые позволят оптимизировать процесс обслуживания автомобиля.
Важным аспектом эффективного управления запасами запчастей является правильная оценка рисков и потребностей. Необходимо регулярно проводить анализ данных о запасах запчастей и прогнозировать их использование в будущем. Такой подход позволяет избежать неожиданных ситуаций, когда нужная запчасть заканчивается в момент, когда она вам необходима.
Для более эффективного управления запасами запчастей полезно строить систему классификации запчастей. Разделение запасов на группы по критериям важности, частоте использования или другим параметрам позволяет оптимизировать их управление. Например, можно выделить группу критически важных запчастей, которые необходимо иметь всегда в наличии, а также группу запчастей, которые могут быть заказаны при необходимости.
Автоматизация процесса управления запасами запчастей является одним из ключевых элементов эффективного управления. Внедрение специализированного программного обеспечения позволяет упростить многие процессы, связанные с учетом и заказом запчастей. С помощью такого программного обеспечения можно автоматически отслеживать остатки на складе, отследить историю использования запчастей и оптимизировать процесс закупки запчастей.
Наконец, для эффективного управления запасами запчастей необходимо вести контроль и анализ данных. Регулярно анализируйте и проверяйте свои запасы, идентифицируйте причины возникновения недостатка или избытка запчастей и предпринимайте меры для устранения проблемных ситуаций. Такой подход позволит оптимизировать работу автосервиса и обеспечить бесперебойное обслуживание автомобиля.
Установка запасных частей на транспортное средство
Замена запасной части, например, мотора автомобиля, является ремонтом, поэтому списанные на ремонт материалы не увеличивают стоимость автомобиля, а относятся на расходы:
- Дебет КРБ 0 401 01 272 Кредит КРБ 0 105 06 440;
- Дебет КРБ 2 106 04 340 Кредит КРБ 2 105 06 440.
В программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» установка запасных частей на транспортное средство отражается документом программы Списание материалов, в котором следует выбрать хозяйственную операцию Запчасти к транспорту (401.01.272 — 105.ХХ, забалансовый счет 09).
В качестве счета дебета следует выбрать счет отнесения расходов согласно виду деятельности, а в качестве центра материальной ответственности — получателя следует указать лицо и подразделение, ответственные за транспортное средство, на которое установлены запасные части.
Кто, когда и на каком основании составляет
Закон о списании запчастей для автомобилей — шаблон этого документа, ввиду отсутствия стандартизированной формы, утверждается самими компаниями.
Когда организация получает запасные части, проводится процедура инвентаризации. Представьте себе ситуацию, когда необходимо отремонтировать машину компании. Для этого, например, используются запасные части, хранящиеся на складе. Вы не можете просто забрать их. Бухгалтеры должны их списать. Это будет означать, что детали были взяты со склада и использованы в ремонте.
Поэтому можно сделать вывод, что бухгалтерия должна учитывать любые действия, предпринятые в отношении деталей автомобиля, подлежащих списанию.
Из буквального толкования Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (МПА), утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н, следует, что акт необходимо составлять, если в документе о выдаче материалов со склада не указана цель списания (п. 98 Методических указаний).
Несмотря на списание транспортных средств, обязанность по уплате транспортного налога сохраняется до месяца списания.
Это важно, потому что налоговая инспекция может заинтересоваться, почему баланс не был списан. Они получают выплаты со своих счетов в соответствии с алгоритмом, который заранее определен и не может быть подделан. Это документы, над которыми будет работать бухгалтер, поэтому сотрудники компании не могут ничего просто выбросить, все должно быть оформлено.
Обстоятельства, оправдывающие вывод транспортного средства из эксплуатации, могут включать, но не ограничиваться, непоправимый ущерб, дефекты, делающие ремонт невозможным, угон транспортного средства и т.д.
В подавляющем большинстве случаев такие детали берутся со склада. Однако некоторые запасные части могут отсутствовать на складе. В этом случае их необходимо сначала приобрести.
Автомобиль компании попал в аварию. Авария произошла по вине третьей стороны. По мнению страховой компании, транспортное средство не пригодно для дальнейшего использования. На основании справок, подтверждающих факт аварии и повреждения автомобиля, комиссия решила, что автомобиль должен быть списан и отправлен на утилизацию.
Документы представляются в переплетенном, пронумерованном и прошнурованном виде. По результатам рассмотрения Министерство принимает решение о согласовании списания или об отказе в списании.
Учет в зависимости от основания
Закон о формах не установлен законом. Компании сами разрабатывают форму, учитывая все необходимые детали таких документов. Перечень реквизитов установлен статьей 9 Федерального закона № 402 от 06.12.2011 (Закон «О бухгалтерском учете»).
В настоящее время специальных форм документов для списания отработанных запасных частей (моторного масла) не предусмотрено. По этой причине использованные запасные части (моторное масло) рассматриваются как отчет о расходах в организации, которая их получила.
Решение о списании особо ценного движимого имущества, переданного автономному федеральному учреждению учредителем или приобретенного за счет средств, выделенных учредителем, принимается таким учреждением по согласованию с учредителем.
Учитывая значительную стоимость автомобилей и их особое значение для деятельности учреждения, такие объекты обычно классифицируются как особо ценное движимое имущество.
Поступление, движение и списание запасных частей к автомобилю в бухгалтерском учете следует отражать на субсчете 10-5 «Запасные части» к счету 10 «Материалы».
Постановление Совета Министров от 28.04.2002 N 260 «Об определении ставок вычета» устанавливает размер распределения налога на доходы физических лиц в городской бюджет.
Часто для списания запасных частей создается специальный комитет, члены которого назначаются руководителем. Хотя это не является абсолютно необходимым. Документ может быть составлен и одним человеком. Это допустимо, поскольку отчет в любом случае будет представлен на подпись руководителю компании.
Осмотрите машины и оборудование и сделайте
Объясняем, как составить акт
Для удобства взаимодействия с документом условно разделим его на четыре структурных элемента: реквизиты, данные о составе комиссии, предмет и автографы ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму (ОАО, ПАО). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Ниже по документу ссылаемся на приказ руководителя, в соответствии с которым была инициирована процедура, перечисляем кадровый состав комиссии. Для каждого участника потребуется указать его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Здесь же обозначаем ФИО и должность материально ответственного лица.
Следующим шагом члены комиссии перечисляют полный список списываемых запчастей. Этот блок выполняется в виде таблицы, состоящей из конкретных столбцов:
- наименование запчасти;
- количество;
- цена и стоимость;
- регистрационный номер ТС;
- ссылка на дефектный акт, в соответствии с которым было определено, что необходима замена деталей.
Документация по списанию запчастей может включать:
- Акт осмотра и состояния запчастей.
- Записи о факте и причинах списания.
- Ордер на передачу списанных запчастей в бухгалтерию.
| № | Дата | Наименование запчасти | Код | Количество | Причина списания | Машина |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.2023 | Масляный фильтр | MF001 | 1 | Износ | Toyota Corolla |
| 2 | 02.01.2023 | Тормозные колодки | TK002 | 2 | Аварийный случай | Honda Civic |
Используйте правильную учетную систему
Списывание запчастей на ремонт автомобиля — важный процесс в бухгалтерии и требует правильной организации учета в соответствии с действующим законодательством. Чтобы привести учет документально и подтвердить списание запчастей с ремонтируемого автомобиля, вам понадобится следующая информация:
- Номер акта, в соответствии с которым производится списание запчастей.
- Номер заказа на ремонт автомобиля или другой документ, в который записываются данные о запчастях.
- Документальное подтверждение факта установки запасной части на автомобиль (например, акт приема-передачи автомобиля с отметкой о поставке и установке запчасти).
При списании запчастей учитывайте особенности их учета:
- Запчасть должна быть оформлена в гарантийном или другом акте.
- Запчасть должна быть приведена в негодность и подтверждено актом утилизации.
- Запчасти, списанные в автошине и агрегатах, должны иметь номер документа, в котором они были списаны.
Для правильного учета запчастей, которые подлежат списанию, важно учесть следующие моменты:
- Сохраните все документы, подтверждающие списание запчастей и отражающие их движение.
- Записывайте информацию о списываемых запчастях в учетные формы.
- Учтите, что списываемые запчасти могут быть использованы в рамках общих расходов организации, поэтому указывайте их в отдельных счетов.
- Все списанные запчасти должны быть проконтролированы в бухгалтерии и иметь печать организации.
Важно провести консультацию с бухгалтером или специалистом по учету запчастей для правильного и информативного списания запчастей на ремонт автомобиля. Они помогут вам соблюсти все порядки учета и правильно оформить документы.
Особенности замены запасных частей основного средства
Установка новых деталей, узлов, запасных частей на основное средство (ОС) производится взамен вышедших из строя изношенных элементов. При замене запчастей характеристики ОС остаются неизменными, стоимость не увеличивается. Целью проведения ремонтных работ является устранение неисправностей и осуществление профилактических мероприятий по замене изношенных частей.
Ремонтные работы производятся собственными силами (хозспособом) либо с привлечением подрядных организаций (центров сервисного обслуживания). Вне зависимости от способа проведения ремонта на предприятии должен быть разработан документооборот. Для каждого основного средства утверждается порядок и периодичность проведения:
- Профилактических мероприятий.
- Текущего обслуживания.
- Среднего ремонта (для транспортных средств).
- Капитального ремонта.
Учет запчастей, полученных в результате демонтажа
Поступление запчастей может производиться в результате демонтажа ОС. Детали, пригодные для дальнейшего использования, возникают при списании основного средства вследствие прихода его в нерабочее состояние или в результате замены на новые. Детали, замененные в рамках текущего или иного вида ремонта, не списываются и подлежат поступлению на склад.
Дальнейшее движение запчасти требует оценки комиссии. Пригодные для дальнейшей эксплуатации материалы подлежат ремонту и хранению на складе. Постановка на учет осуществляется по рыночной стоимости, утвержденной комиссией. Полностью вышедшие из строя запчасти актируются с последующей реализацией в виде лома или утилизацией. Форма акта произвольная, составление осуществляется комиссией.
Инструкция, как правильно писать акты списания, образец вида
Первой строкой указывается лицо, которое утверждает документ. Обычно это генеральный директор. Его ФИО и должность вписывается в правом верхнем углу. Затем — название компании, вместе с формой деятельности и дата составления.
Далее крупно вписывается по центру наименование бумаги. Обязательно прописывается чего — материалов, ТМЦ, основных средств или чего-то другого.
Следующей строкой указывается состав комиссии. Должности, ФИО, место для их подписи.
После этого — основание, на котором были списаны средства, если оно известно. Конечно, для большого перечня изделий отдельно прописывать это необязательно.
Следом идет таблица в 6 колонок с подробной расшифровкой того, что списывается и ценами. Внизу могут указывать виновных лиц и прописывать санкции, которые были к ним применены.
В конце всех этих данных расписывается председатель комиссии, ставится дата.
Утверждаю:
Генеральный директор
ООО «Химстройвест» Игнатов В. М.
11.08.2020 года
АКТ НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ
Члены комиссии:
Бухгалтер Ирискина Ю.А.
Комплектовщик Ефимов В. Д.
Зав. Складом Русанов Л. А.
Комиссия, назначенная руководством компании ООО «Химстройвест» 11 августа 2020 года на основании приказа №345 в составе главного бухгалтера, комплектовщика и завскладом, произвела осмотр материалов на складе №2.
Было установлено, что 2 упаковки гранул для экструдера «Новосибкомплект» не пригодны к использованию и подлежат списанию, так как были намочены.
|
№ |
Наименование |
Кол-во |
Сумма, руб. |
Дата поступления |
Причина списания |
|
1 |
Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №3, упак |
1 |
2212,00 |
20.04.2020 |
Не пригодны к использованию |
|
2 |
Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №4, упак |
1 |
1752,00 |
24.04.2020 |
Не пригодны к использованию |
|
3 |
— |
— |
— |
— |
— |
Лица, по вине которых исследованные материалы оказались непригодны к отправке в производство, отсутствуют.
Итого по настоящему акту списано всего на сумму 3964 (Три тысячи девятьсот шестьдесят четыре) рублей.
Общие правила их составления
Несмотря на то, что утвержденного образца дефектной ведомости не существует, этот документ относится к первичным учетным, поэтому в отношении него следует учитывать общие правила оформления бухгалтерских отчетных бумаг:
- В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:
- собственно наименование;
- дата составления;
- полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
- название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
- лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.
- Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
- Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
- Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
- Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
- Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.
В бухучете затраты на ремонт автомобиля отразите в том отчетном периоде, к которому они относятся. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 27 ПБУ 6/01, подп. 5, 7 ПБУ 10/99). Поэтому списывайте запчасти в момент их отпуска со склада (при составлении документов на отпуск запчастей) (п. 93 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Документальное оформление
Принятие на учет запасных частей оформляется в зависимости от способа их поступления. Если транспортная организация приобретает запчасть у поставщика, первичным документом служат товарная накладная (форма N ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132), а также приходный ордер (форма N М-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). Если же запасные части приходуются на баланс организации в результате выбытия транспортных средств, унифицированной формы бланка для этих целей не предусмотрено и его следует разработать самостоятельно. Благо нормативные документы по учету МПЗ нам это позволяют: исходя из конкретных условий деятельности организации последняя может, помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов. При этом указанные формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (п. 100 Указаний по учету МПЗ). Причем данные о принятых на учет запасных частях должны соответствовать данным, указанным в разд. 4 «Сведения о принятии к бухгалтерскому учету демонтированных основных деталей и узлов» акта о списании автотранспортных средств (форма N ОС-4а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).
Одним из первичных учетных документов по отпуску запасных частей со складов организации является требование-накладная формы N М-11 (п. 100 Указаний по учету МПЗ).
Четких указаний по документальному оформлению проведения ремонтных работ ТС в настоящее время нет. Приведем для примера некоторые документы, которые используют в работе транспортные компании и которые, по мнению автора, позволяют экономически обосновать проведение ремонтных работ. Итак, первое, что целесообразно осуществить, — осмотр автомобиля, что фиксируется путем составления соответствующего акта. В нем должны быть отражены наименование деталей, подлежащих замене, и их дальнейшее назначение (ремонт, сдача в металлолом, утиль). Повторим, что эти документы должны быть разработаны и утверждены в учетной политике транспортной организации. Неплохо было бы оформить акт установки, который обеспечит контроль за движением запасных частей, как для работников финансовой службы, так и непосредственно для работников транспортной службы, ответственной за проведение ремонта. Кроме того, понадобится документ, с помощью которого снятые и пригодные (не пригодные) к эксплуатации запасные части можно оприходовать на баланс, — акт об оприходовании запасных частей или металлолома.
Запчасти получены при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС
В бухгалтерском учете запасные части могут появиться на балансе не только в результате их покупки именно по назначению (для осуществления ремонта транспортного средства), но и в результате демонтажа. Например, после аварии выявляются пригодные для эксплуатации либо подлежащие сдачи в металлолом запасные части. Такие хозяйственные операции в бухгалтерском учете находят свое отражение по дебету счета 10, субсчета 10-5 (для запасных частей, пригодных к эксплуатации), 10-6 «Прочие материалы» (для запасных частей, которые не могут быть использованы как таковые в данной организации (металлолом, утильсырье)), и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» (п. 79 Указаний по учету МПЗ, Инструкция по применению Плана счетов).
Пунктом 9 ПБУ 5/01 установлено, что фактическая себестоимость запасных частей, остающихся от выбытия транспортных средств, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Для целей ПБУ 5/01 под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов. Кстати, приходуются такие запчасти на дату списания транспортного средства. Для удобства большинство бухгалтеров в бухгалтерском учете используют ту же стоимость запчастей, что и в налоговом учете.
Пример 2. В результате выбытия ТС транспортной компанией оприходованы на баланс организации запасные части, пригодные для эксплуатации, по цене 3600 руб. (стоимость определена по заключению комиссии).
В бухгалтерском учете транспортной компании будет сделана следующая запись:
Акт на списание запчастей: структура документа
Акт, исходя из требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, должен включать:
- сведения о предприятии (наименование, адрес);
- название документа, дату его составления, номер;
- сведения о структурном подразделении фирмы, которое списывает запчасти;
- сведения о структурном подразделении фирмы, которое получает запчасти (например, ремонтный цех);
- информацию о типах списываемых запчастей, об их номенклатурных номерах;
- данные о количестве и стоимости списываемых запчастей;
- сведения об используемых счетах для учета списания запчастей в порядке п. 93 Методических указаний № 119н.
Документ может подписываться:
- представителем подразделения, откуда списываются запчасти;
- сотрудником ремонтного цеха.
Также свою подпись, подтверждающую корректность составления акта, может поставить на документе главный бухгалтер организации.
Форма акта о списании запчастей вводится в документооборот приказом руководителя компании.
О том, каким может быть документ на списание материалов в производство, читайте в материале «Акт списания — образец на 2021 год» .
Актом подтверждается факт хозяйственной жизни компании. На основании акта на списание запчастей списывают с баланса запчасти, установленные в автомобиль во время ремонта. Такая бумага необходима, чтобы в случае претензий проверяющих органов доказать им, что средства израсходованы правомерно.
Для составления документа может созываться комиссия. Также это может сделать и один ответственный сотрудник, поскольку акт все равно будет утверждать руководитель. Тонкости операции списания и состав комиссии, если таковая планируется, нужно прописать в учетной политике организации.
Перед процедурой списания соблюдают такой порядок действий:
- ответственное лицо пишет на имя руководителя подразделения или компании служебную записку о необходимости ремонта транспортного средства;
- уполномоченные сотрудники — члены комиссии — составляют по итогам осмотра дефектный акт или заполняют дефектную ведомость, где удостоверяют, что ремонт необходим с заменой определенных деталей;
- руководитель издает приказ о проведении ремонта и дальнейшем списании деталей;
- составляют смету ремонта, производят ремонт с использованием запчастей со склада, либо необходимое оборудование приобретается, ставится на учет и используется в работе;
- после ремонта использованные запчасти списывают.
Таким образом, запчасти нужно оприходовать, зафиксировать их перемещение между подразделениями компании, затем списать их для ремонта автомобиля.
Для списания можно использовать унифицированные формы М-15 или М-11, однако они неточно отражают суть данного факта хозяйственной жизни.