Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок ведения кассовых операций в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Порядок ведения кассовых операций в РФ: документальное оформление
Любое движение денег необходимо документально обосновать. Порядок ведения кассовых операций в этом отношении предполагает регулярный и четкий контроль.
Ключевые события Банк РФ обязывает оформлять так:
| Операция | Какой документ составляют | Форма |
|---|---|---|
| Приход денег в кассу | Приходной кассовый ордер (ПКО) | №КО-1, установлена постановлением Госкомстата РФ №88 |
| Расход | Расходный кассовый ордер (РКО) | №КО-2, установлена тем же постановлением Госкомстата |
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
Разработка принципов кассовой дисциплины — полномочие ЦБ РФ, но привлечением к ответственности за её нарушение занимается ФНС. Именно в полномочиях налоговиков с 2012 года находится контроль за данной сферой деятельности.
Что такое кассовая дисциплина?
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
- Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
- Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
- При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
- Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
Неутвержденный лимит кассы
Раньше соблюдение лимита предприятиями контролировали банки и другие финансовые организации. Потом эту обязанность переложили на ФНС.
А точнее: региональные подразделения налоговой службы. Если при посещении предприятия проверяющие обнаружат, что приказ на установление лимита наличных не подписан, сумма ограничения автоматически приравнивается нулю.
Это означает, что в конце рабочего дня нужно сдать все деньги в банк. То же самое касается случаев, когда выясняется, что лимит рассчитан неверно или завышен.
Лучше не допускать подобных моментов, поскольку они неминуемо влекут к штрафам. Обращаем внимание на то, что это касается только тех предприятий, в отношении которых действует требование по утверждению лимитов.
Имеется ли интеграция между ЕГАИС и системой Честный ЗНАК?
На данный момент запустили эту интеграцию в системе Честный ЗНАК, то есть участникам эксперимента по маркировке не надо указывать места осуществления деятельности. Эти сведения подгружаются автоматически из ЕГАИС.
Когда карточка товара регистрируется в «Национальном каталоге маркированных товаров», требуется проставлять реквизит «Код ФРАП».
Из ЕГАИС в систему Честный знак автоматически будут передаваться такие документы как:
- отчеты о производстве;
- заявки о фиксации информации о ввозе или перемещении этилового спирта в РФ, алкогольной и спиртосодержащей продукции, содержащие коды идентификации;
- товарно-транспортные накладные.
Штраф за работу без кассового аппарата
Если ИП или юрлица, обязанные автоматизировать расчеты по ФЗ № 54 (далее — Закон), игнорируют это требование и продолжают вести торговлю без ККМ, налоговые органы имеют право применять к ним санкции по ч. 2 ст. 14.5 Кодекса. Штраф за отсутствие кассового аппарата в 2021 году составляет:
- для ИП и сотрудников — от 25 до 50% неучтенной прибыли, но как минимум 10 тыс. р.;
- для компаний — от 75 до 100 % от суммы реализации без ККМ, но как минимум 30 тыс. р.
При очередном нарушении, если объем продаж без ККМ составил более 1 млн р., грозит наказание в виде:
- дисквалификация на срок от 12 до 24 месяцев — для должностных лиц;
- запрет на торговлю до 3 месяцев — для «частников» и предприятий.
Контроль за применением контрольно кассовой техники
До конца сентября 2020 года для транспортной сферы и ЖКХ действовал мораторий на штрафы за неприменение ККТ. С 1 октября представители этих сфер несут ответственность за расчеты без касс в полном объеме. При этом 03.04.2020 года вышло Постановление Правительства РФ № 438, которым отменены налоговые проверки на предмет соблюдения закона о ККТ до 31.12.2020. Запрет распространяется только на следующих субъектов:
- представители малого и среднего бизнеса;
- некоммерческие учреждения с числом сотрудников не более 200 человек.
Проверки на наличие кассовых аппаратов остаются в отношении организаций, отнесенных к категории высокого риска. Также госорганы оставляют за собой право внепланово проверять всех организации и ИП. Но такие процедуры разрешены только если на то есть основания:
- был причинен вред жизни или здоровью покупателей;
- указ президента РФ;
- восстановление ранее приостановленной лицензии, аккредитации или другой справки разрешительного характера.
Упрощение учета с использованием кассовой дисциплины
Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:
- малый бизнес;
- микробизнес;
- ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).
К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:
- численность персонала от 16 до 100 человек;
- доход за год не выше 400 млн. рублей;
- к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
- организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.
Ответственность за нарушения кассовой дисциплины
Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:
- превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
- наличность не была оприходована;
- хранение наличных денег вне сейфа;
- наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
- трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.
В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.
| Нарушение | Наказание для ИП | Наказание для юрлица |
| Отсутствие ККТ | 25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р. | От 75 до 100% |
| Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю | 2000 рублей | 10 000 рублей |
| Онлайн-касса не соответствует требованиям | От 1500 до 3000 рублей | От 5000 до 10 000 рублей |
Наиболее распространенные ошибки
Ошибка № 1. Отсутствие кассовой книги у организации на УСН. Организация, применяющая УСН, не вела кассовую книгу, так как считала, что субъекты малого бизнеса освобождены от этого. Получается, что средства не оприходовались. Возникает правонарушение по п.1 ст.15.1 КоАП.
Ошибка № 2. Денежные средства приходуются в кассу с опозданием. Денежные средства приходуются с опозданием в два-три дня. Нарушение п.4.6. Указаний № 3210-У.
Таким образом, соблюдение кассовой дисциплины в организациях является очень важным моментом и инструментом управления бизнесом. При работе с наличными компании обязаны соблюдать установленный законом порядок, лимит расчетов и документальное оформление. Обязательным является применение ККТ современного образца.
Нововведения для малых организаций и ИП
- В целом, ИП теперь освобождаются от обязанности ведения кассовой книги, а также выдачи приходных и расходных ордеров, которые также являются бланками строгой отчетности. Это правило не распространяется на некоторые ИП, работа которых осуществляется в специальном режиме налогообложения, что указывается в законодательстве.
- Раньше кассиры или непосредственно индивидуальный предприниматель были обязаны вести реестр депонированных сумм, то есть при выдаче наличности в последний день в такой реестр заносились все суммы, которые по некоторым причинам не были выданы лицам, для кого они, собственно, и предназначались. Теперь же кассир просто напротив фамилии лица, не получившего зарплату, просто пишет «депонировано» и скрепляет запись печатью организации. В конце ведомости кассир пишет ту сумму, которая была им выдана, и сумму, которая была депонирована, и подписывает свою запись. На малых предприятиях порядок почти такой же, с той лишь разницей, что кассир подает ведомость на подпись главному бухгалтеру или руководителю предприятия.
- Еще одно послабление для всех ИП и малых предприятий. В те дни, когда в организации не проводилось расчетов с наличностью, кассовая книга может не пополняться новыми записями вообще. Иными словами, ведение кассовой книги в эти дни необязательно.
- Сейчас кассиры при необходимости могут вносить изменения в кассовые документы, причем не только в расходные и приходные ордера. Так, теперь можно зачеркнуть сумму в кассовой книге или любую другую запись, а рядом внести новую, правильную и скрепить все это подписью. Необходима расшифровка сделанного изменения, то есть нужно указать причину такого исправления.
Как избежать штрафа за неприменение кассы
Законопослушным предпринимателям дается возможность избежать наказания. Такое возможно, если ИП самостоятельно обратился в контролирующие органы и заявил о нарушении до того, как это было обнаружено органами власти. Для этого формируется соответствующее заявление с прилагаемыми документами, а впоследствии уплачивается необходимый налог.
Подводя итог всего изложенного выше, можно сделать вывод, что штраф за отсутствие кассы — это метод борьбы со злостными нарушителями, которые не хотят вести бизнес прозрачно. При честной торговле или другом виде деятельности, вы получите массу преимуществ от ККТ, завоюете доверие клиентов и никогда не получите штрафов за отсутствие онлайн-кассы.
Нужна помощь в подборе онлайн-кассы?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и подберем подходящую онлайн-кассу.
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
- Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
- Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
- Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
- Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
- КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
- В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
- На каждом предприятии ведется только одна КК.
Какие документы и кто должен оформлять при движении наличных денег в 2020 году
Все финансовые операции по ведению кассовых операций должны быть документально оформлены. На это имеет право в организации отдельный сотрудник, как правило, это кассир. Если на предприятии несколько кассиров, то надо назначить среди них старшего кассира.
Документы по движению наличных денег может также оформить главный бухгалтер предприятия, в случае индивидуального предпринимательства – непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
| № п/п | Название документа полное | Название краткое (форма) | В каких случаях и на основании чего оформляется | Порядок заполнения и ведения |
| 1 | Кассовая книга | КО-4 | На основании приходного кассового ордера и расходного кассового ордера вносят информацию в книгу по каждому случаю поступления и выдачи наличных средств кассы. | Ежедневно ответственный сотрудник (кассир) обязан к моменту завершения трудового дна провести сверку сведений, указанных в книге с другими документами по кассе и рассчитать размер остатка в кассе наличных средств. При отсутствии операций по кассе в ходе дня кассовая книга не заполняется. |
| 2 | Книга учета | КО-5 | Заполняется при наличии нескольких кассиров в организации | Вносятся записи в отношении движения наличных денежных средств между непосредственно старшим кассиров предприятия и другими кассирами с подтверждением в виде их личных подписей. |
| 3 | Приходный кассовый ордер | ПКО | Когда происходит пополнение кассы деньгами | При фиксировании поступления денежной наличности в кассу бланком строгой отчетности или чеком допустимо формировать ПКО на всю сумму наличности, принятую в течение рабочего дня. |
| 4 | Расходный кассовый ордер | РКО | При выдаче из кассы предприятия наличных денег | При предоставлении РКО ответственный сотрудник (кассир) обязан удостовериться в правильности оформления документа и личности сотрудника, его предъявившего |
| 5 | Расчетно-платежная ведомость | РПВ | При выдаче из кассы выплат сотрудникам (зарплаты, стипендии и др.) | Согласно общим требованиям |
Документы по движению денежных средств возможно оформлять как на бумажных носителях так и в электронной форме.
Что касается документов (ТОРГ-1-ТОРГ-31, КМ-1-КМ-9, другие), унифицированные формы которых установлены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998г. № 132 , то на сегодняшний день их ведение не является обязательным (разъяснения в письме Министерства финансов РФ от 16.09.2016г. № 03-01-15/54413).
Ответственность и штрафные санкции за нарушение кассовой дисциплины
По результатам проверки представители налоговой службы при обнаружении несоответствий фактической ситуации по ведению кассовой дисциплины с требованиями нормативов могут наложить штрафы, размеры которых весьма существенны.
| Вид нарушения | Размер штрафа, тыс. руб. / дисквалификация сроком на | На кого возлагается административная ответственность | Основание применения |
| Несоблюдение требований по работе с наличными деньгами и не выполнение требований по ведению кассовой дисциплины | 4,0 – 5,0 тыс. руб. | Сотрудник, должностное лицо ИП | п.1, ст.15.1.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
| 40,0 – 50,0 тыс. руб. | Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) | ||
| Неприменение контрольно-кассовой техники | от ¼ до ½ от суммы размера платежа, выполненного без ККТ, но не менее, чем
10,0 тыс. руб. |
ИП | п.2, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
| От 75,0% до 100,0% от суммы размера платежа, выполненного без ККТ, но не менее, чем
30,0 тыс. руб. |
Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) | ||
| Повторное нарушение порядка применения ККТ, если общая сумма сделки составила 1,0 млн. руб. и больше | Дисквалификация ответственных сотрудников от 1-2 лет | Ответственные сотрудники | п.3, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
| Остановка деятельности на 90 суток | Для ИП, предприятия, фирмы (юридическое лицо) | ||
| Использование в работе ККТ, не отвечающей требованиям | Предупреждение или штраф от 1,5 тыс. руб. до 3,0 тыс. руб. | Ответственные сотрудники | п.4, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
| Предупреждение или штраф от 5,0 тыс. -10,0 тыс. руб. | Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) | ||
| Непредставление информации по требованию сотрудников налоговой инспекции | Предупреждение / штраф 1,5 тыс. руб. – 3,0тыс. руб. | Должностные лица | п.5, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
| Предупреждение / штраф 5,0 тыс. руб. – 10,0 тыс. руб. | Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) | ||
| Непредставление кассового чека покупателю | Предупреждение / штраф 2,0 тыс. руб. | Должностные лица | п.6, ст.14.5.КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ |
| Предупреждение / штраф 10,0 тыс.руб. | Организация, предприятие, фирма (юридическое лицо) |
За такое административное правонарушение, как нарушение порядка ведения кассовой дисциплины, можно привлечь к административной ответственности можно в течение 2- месяцев с момента, когда это случилось (п. 1 ст. 4.5. КоАП РФ от 30.12.2001г. № 195-ФЗ).
Если же кассовая дисциплина была нарушена один раз, то штрафов можно вообще избежать. Но впоследствии это может создать для Вас негативный имидж в глазах сотрудников налоговой инспекции и стать поводом для новых либо повторных проверок со стороны налоговых органов.