Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Функции и структура плановых служб на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работники ПЭО занимаются сбором информации об экономическом положении компании, составлением планов и прогнозов. На основании проведенных экономических расчетов аналитики подготавливают отчеты, справки, аналитические записки. Зачастую на специалистов структурного подразделения ложится обязанность по составлению бизнес-планов или инвестиционных проектов.
Организация планово-экономического отдела
Бывает так, что при образовании компании нет планово-экономического отдела, а в связи с расширением организации появляется необходимость в его формировании. В таком случае, подразделение нужно утвердить путем создания внутренней документации, регулирующей его деятельность.
Положение планово-экономического отдела должно включать в себя следующую информацию:
- назначение подразделения, наименование руководителя и перечень документации, на основании которой будет работать отдел;
- подробный список функций и задач отдела;
- схему организационной структуры подразделения предприятия;
- права и обязанности специалистов;
- правила коммуникации с другими отделами компании.
Важно назначить периодичность и срок предоставления отчетности планово-экономическим отделом. В дальнейшем положение структурного подразделения послужит отправной точкой для создания должностных инструкций специалистов отдела.
Сам факт утверждения нового отдела подтверждается приказом главы предприятия. Вся дальнейшая работа планово-экономического подразделения будет проходить под надзором директора предприятия.
Специалист планово-экономического отдела в рамках своей должностной инструкции вправе:
- запрашивать у уполномоченных представителей других подразделений компании данные, необходимые для контроля и анализа их деятельности;
- создавать экспертные рабочие группы, задача которых – экономическое планирование работы организации;
- в рамках своей компетенции участвовать в деловых переговорах с представителями других фирм и организаций, подписывать контракты;
- организовывать анализ новых программ и научных проектов компании на предмет их эффективности и целесообразности освоения;
- вносить предложения по вопросам, которые входят в компетенцию ПЭО, в форме проектов.
Неправильная организация работы планового отдела
Рассмотрим неправильную организацию работы планового отдела на большом производственном предприятии, которая характерна для многих российских предприятий, получивших плановый отдел «в наследство» от социалистического прошлого и не представляющих зачем нежен плановый отдел в современных условиях развития бизнеса.
Работа планового отдела на таком крупном предприятии заключается в наполнении нескольких десятков таблиц, каждая по 20–30 колонок и 50–100 строк, сначала плановыми, а затем фактическими данными, причем иногда при самой минимальной автоматизации, когда фактические данные нужно узнавать по телефону у бухгалтеров. Два раза в месяц (план и факт) пухлая папка с распечатками формата А3 ложится на стол генеральному директору, причем факт за месяц делается лишь к концу следующего месяца. Директор эту папку через некоторое время возвращает с вопросом, наподобие: «А сколько у нас прибыль по холдингу за период?» При этом начальник планового отдела искренне считает, что отчет составляется зря, так как директор его даже не открывает.
На самом деле, чтобы проанализировать наполнение такой папки, уйдет неделя, а то и больше. Причем там действительно нет ни плановой, ни фактической прибыли по холдингу, так как представлена прибыль отдельно по юридическим лицам, которые входят в структуру холдинга. Но чтобы «высмотреть» прибыль в дальних колонках разных «простыней» ни у одного директора никогда не хватит времени. При всем при этом плановый отдел всегда укомплектован согласно штатному расписанию, состоит из шести человек, которые под завязку загружены работой.
В действительность такая работа предприятию не нужна, так как фактически она отвлекает внутренние ресурсы предприятия на процессы, которые не прибавляют эффективности деятельности предприятия в целом.
Среди причин такой ситуации следует выделить две наиболее распространенные:
- Плановый отдел существует только ради «существования».
- В силу отсутствия необходимого образования сотрудники планового отдела не представляют, как организовать работу отдела так, чтобы она имела эффект.
Правовые основы работы экономистом по планированию
В Интернете и в других источниках можно довольно часто встретить вакансии экономиста планового отдела. Должность экономиста планово-экономического отдела, в частности, предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он утверждён постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.
Учтите, что должностная инструкция экономиста планового отдела не должна противоречить документу Минтруда.
А вот единый профстандарт экономиста по планированию законодательно не утвержден. Хотя в зависимости от сферы деятельности организации, возможно, получится найти подходящий документ. Например:
- профессиональный стандарт «Инженер-экономист железнодорожного транспорта» (утв. приказом Минтруда от 23.12.2016 № 828н);
- профессиональный стандарт «Инженер-экономист водного транспорта» (утв. приказом Минтруда от 19.02.2019 № 97н);
- профессиональный стандарт «Специалист в области планово-экономического обеспечения строительного производства» (утв. приказом Минтруда от 18.07.2019 № 504н).
О роли планово-экономической службы в управлении промышленным предприятием
К основным задачам планово-экономического отдела, которые стоит указать в регламентирующем документе, относятся:
Примером линейного подчинения экономических служб на крупных предприятиях могут быть названы последовательные структурные звенья: генеральный директор — главный экономист — планово-экономическое управление — планово-финансовый отдел — планово-расчетное бюро.
Составление нормативных калькуляций продукции и контроль за внесением в них текущих изменений планово-расчетных цен на основные виды сырья, материалов и полуфабрикатов, используемых в производстве.
Бюро организационного нормирования отвечает за организации и нормирования труда основных рабочих, организации и нормирования труда вспомогательных рабочих, руководителей, специалистов и служащих; совершенствования управления предприятием.
Связь функции ПЭО и бизнес-процессов в фирме
Основными бизнес-процессами, происходящими в компании, являются:
Для каждого из этапов работы фирмы у ПЭО предусмотрена своя задача.
При работе с продажами продукции ПЭО осуществляет планирование продаж, производит их контроль и дальнейший анализ. При производстве продукции задачи ПЭО аналогичные.
Когда производственный процесс находится на этапе закупки необходимых ресурсов, ПЭО также занимается планированием закупок, их контролем и анализом приобретенных ценностей и средств. С научно-исследовательскими и экспериментальными разработками ситуация такая же.
Планирование, контроль и анализ – три обязанности экономиста на предприятии при работе с основными бизнес-процессами. Зачем этим заниматься? Чтобы в дальнейшем эти же процессы оптимизировать.
Бизнес-процессы бывают и вспомогательными. Они представляют собой:
Какие задачи у ПЭО в данном случае? Те же: планирование, контроль и анализ. В первом случае работа ведется над технологией производства опытных разработок, во втором – над сертификацией, лицензированием и метрологией, в третьем – над обслуживанием техники и энергообеспечением, в четвертом – над строительством зданий, в пятом – над транспортными расходами.
Выделяют обслуживающие бизнес-процессы организации, в которые входят:
В этом случае обязанности экономиста на предприятии не меняются.
Взаимодействие, ответственность, оценка
В нормативной документации, регламентирующей работу ПЭО, часто указывают разделы, в которых прописывается взаимодействие ПЭО с другими структурами организации; ответственность за все действия, совершенные сотрудниками отдела; оценка деятельности ПЭО.
В разделе «Работа с другими структурами предприятия» по шаблону составляется только введение: «В процессе деятельности отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями (далее перечисляются эти подразделения)». При перечислении все зависит от того, насколько широкие полномочия планируется дать сотрудникам ПЭО.
В разделе «Ответственность» указывается, что всю полноту ответственности за работу отдела берет на себя руководитель ПЭО; степень ответственности работников устанавливается в соответствии с их должностными инструкциями; все сотрудники и руководитель ПЭО несут персональную ответственность за оформляемые ими документы и проводимые операции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В разделе «Критерии оценки деятельности отдела» прописываются два критерия:
Можно указать и другие критерии оценки.
На этом составление регламентирующего документа заканчивается. Естественно, он должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления подобных бумаг: все данные должны быть скреплены подписью и печатями, а также датированы.
Регламентация работы ПЭО
Некоторые компании создают ПЭО, но их совершенно не волнует регулирование работы этого структурного подразделения. Планово-экономический отдел не предусмотрен.
Если организация никак не регулирует работу ПЭО, необходимо срочно подготовить документ, устраняющий данный недостаток. Этот документ станет основой для создания должностных инструкций для сотрудников, работающих в WtE, что позволит решить проблемы, описанные в начале статьи.
Типовой нормативный документ планово-экономического отдела и его функций содержит следующие пункты:
- Основные положения.
- Структура отдела.
- Основные задачи отдела.
- Функции отдела.
- Прав.
- Сотрудничество с другими структурами компании.
- Ответственность.
- Критерии оценки деятельности отдела.
Кроме того, будет более подробно описана структура документа, регулирующего работу и задачи планово-экономического отдела.
Взаимодействие, ответственность, оценка
В нормативной документации, регламентирующей работу ПЭО, часто указываются разделы, в которых прописано взаимодействие ПЭО с другими структурами организации; ответственность за все действия, выполняемые сотрудниками отдела; оценка деятельности УОО.
В разделе «Работа с другими структурами предприятия» сделано только введение по модели: «В процессе своей деятельности подразделение взаимодействует со следующими структурными подразделениями (эти подразделения перечислены ниже)». Во время листинга все зависит от того, насколько широкие полномочия будут предоставлены сотрудникам PEO.
В разделе «Ответственность» указано, что руководитель IEE принимает на себя полную ответственность за работу отдела; степень ответственности сотрудников устанавливается в соответствии с их обязанностями; все сотрудники и руководитель ПЭО несут персональную ответственность за оформленные ими документы и за операции, проводимые в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В разделе «Критерии оценки деятельности отдела» прописаны два критерия:
- Своевременное и качественное выполнение работ.
- Качественное выполнение ближайших задач.
Могут быть указаны другие критерии оценки.
На этом подготовка нормативного документа завершена. Конечно, он должен быть составлен по правилам обращения с такими документами: все данные должны быть подписаны и скреплены печатью, а также датированы.
Отдел маркетинга является самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое подчиняется непосредственно директору предприятия.
Отдел маркетинга выполняет основные задания: разрабатывает маркетинговую политику предприятия, анализирует положения предприятия на рынке, изучает конъюнктуру рынка, проводит маркетинговые исследования, исследует существующие сети сбыта и поставки, анализирует потребительские свойства продукции, которая выпускается предприятием и предоставляет рекомендации для их улучшения.
В отделе маркетинга существует два рабочих места, менеджер по продаже и закупкам и непосредственно маркетолог.
Менеджер по продаже и закупкам: разработка этикетки на готовую продукцию; доставка материалов для производства продукции; отгрузка готовой продукции клиенту; первичный учет материалов на производство; поиск потенциальных клиентов продукции предприятия.
Маркетолог (специалист по методам расширения рынков сбыта): разработка составляющих корпоративной культуры (торговая марка, слоган); разработка рекламно-информационного листа; разработка рекламной брошюры продукции предприятия; маркетинговые исследования потребителей и конкурентов; исследование рынка рекламных носителей.
Практику в отделе маркетинга я проходила с 28 сентября по 02 октября. Находясь на должности маркетолога я разрабатывала эмблему предприятия. Для этого было необходимо выбрать такой логотип, который бы вмещал в себя самые важные качества нашего предприятия. При разработке слогана было необходимо составить фразу, которая бы легко запоминалась и имела большой смысл. Была разработана этикетка. Прайс-лист был разработан на основе важной информации о нашей продукции, то есть виды продукции, размеры и цены. Дополнительно была разработана реклама нашего предприятия, в которой были отражены все достоинства и интересующая клиента информация, это вид нашей продукции, сырье из которого производится и наше отношение к клиентам. Важностью при разработке рекламы являлось то, что было необходимо сделать ее насыщенной информативно, но в то же время яркой и не утомляющей.
К непосредственным функциям планового отдела относятся:
Подготовка исходных данных и рабочих материалов во всех секторах и службах предприятия, участвующих в процессе планирования;
— организация процесса работы по составлению конкретного вида плана, утверждаемого дирекцией;
— просчет и составление прогнозов технико-экономических показателей по важнейшим отраслям деятельности;
— формирование цен на продукцию и анализ затрат;
— разработка структуры плана, необходимого для успешной деятельности и направление их руководящему составу для утверждения;
— работа над нормативно-плановой документацией (различные виды планов) и ее согласование для всех подразделений предприятия;
— осуществление оперативного контроля за ходом выполнения плановых показателей в целом по предприятию и его подразделениям;
— организация экономического анализа финансовой деятельности;
— ведение статистической отчетности с привязкой ее к экономическим показателям;
— формирование экономической и ценовой политики согласно установленным нормативным документам;
— осуществление методического руководства персоналом подразделений предприятия по вопросам планирования и экономического анализа.
ПЭО имеет стандартную структуру. Во главе данного отдела стоит лицо, которое напрямую подчиняется финансовому руководителю, директору по рекламе и продвижению или даже генеральному директору. Все зависит от структуры организации компании в целом.
Выделяют два типа структурной организации ПЭО:
- Организация, при которой рабочие места сотрудников ПЭО находятся внутри отдела.
- Организация, при которой часть сотрудников работает вне отдела (занимаются сбором сведений о работе фирмы), а часть – внутри (занимаются анализом полученных сведений и составлением планов).
Последний тип организации характерен для производственных компаний.
Преимущество первого типа организации состоит в том, что работу такой структурной единицы компании легко контролировать. Недостаток же заключается в том, что информация до сотрудников ПЭО поступает не всегда своевременно.
Если использовать первый вариант организации планово-экономического отдела и его функций, то за его сотрудниками следует закрепить следующие функции:
- получение первичных данных от финансовых источников и структурных подразделений;
- создание методов планирования, а также управленческой отчетности;
- непосредственное создание управленческой отчетности;
- контроль и анализ работы фирмы в целом.
Не реже используется и второй метод организации ПЭО. В таком случае сотрудникам отдела следует доверить следующие функции:
- контроль за выполнением разработанных планов;
- контроль за реализацией бюджета конкретного подразделения;
- анализ эффективности работы конкретного подразделения.
Важно, чтобы сотрудникам ПЭО, работающим вне своего подразделения, предоставляли всю необходимую для дальнейшего анализа и построения планов относительно экономики организаций и предприятий.
Работники ПЭО могут быть подчинены и непосредственно руководителю отдела, и руководителю какого-либо производственного подразделения. В первом случае подчинение называется функциональным, во втором – административным. Так выглядит двойное подчинение.
За экономистом планово-экономического отдела следует закрепить следующие функции:
- Разработку методологий направлений деятельности (как во всей фирме, так и в отдельных подразделениях организации).
- Разработку основных справочников, содержащих показатели эффективности работы подразделений фирмы.
- Разработку политики управления компанией.
- Разработку плановых и отчетных форм.
- Разработку методов анализа и оценивания эффективности работы фирмы.
Преимущества данного типа организации планово-экономического отдела и его функций в том, что вся необходимая информация поступает к аналитикам подразделения без задержек. Недостатком является слабый контроль работы экономистов, которые работают вне отдела, а также факт двойного подчинения сотрудников.
Такой способ организации работы может значительно увеличить штат ПЭО до неоправданных размеров.
Для чего составляется должностная инструкция?
Должностная инструкция – документ, который позволяет определить, каким требованиям должен соответствовать претендент на должность, а также дает четкое представление о том, чем именно должен заниматься работник. Благодаря данной бумаге руководитель предприятия понимает, что он может требовать с подчиненных. Помимо этого, должностная инструкция четко определяет права работника и его ответственность.
Иногда между сотрудником и администрацией предприятия возникают спорные вопросы, решать которые приходится в зале суда. Именно должностная инструкция помогает выяснить, кто именно виноват в создавшейся ситуации. Это означает, что к формированию документа следует подойти со всей ответственностью и четко прописать в бумаге все пункты.
В каждом учебнике по экономике сказано, что ПЭО – действительно нужное структурное подразделение компании. Без него эффективность работы многих предприятий и организаций значительно снижается. Хотя не во всех компаниях деятельность ПЭО налажена правильно.
Где-то четко не определены функции отдела, где-то – задачи сотрудников. В некоторых фирмах складывается сложная обстановка с подчиненностью работников ПЭО. Хотя планирование в условиях рыночной экономики – важнейший процесс.
Для устранения проблемы необходимо, чтобы руководитель фирмы четко понимал ответы на следующие вопросы:
Если однозначно принято решение о создании ПЭО, то стоит немедленно перейти к оформлению регламентирующей документации, где помимо общих положений будут прописаны:
Если придерживаться этих рекомендаций при оформлении планово-экономического отдела и его функций, тогда у компании появится эффективная структурная единица.
Действительно, если работа данного подразделения четко налажена, то его специалисты способны оптимизировать без вреда для деятельности все производственные процессы. Переводя на язык денег это значит, что наличие эффективно работающего ПЭО позволяет тратить меньше ресурсов, а зарабатывать больше.
Подведем итоги работы структурных подразделений
Результат работы организации во многом зависит от хорошо налаженного исполнительного механизма, связывающего результаты деятельности структурных подразделений с требованиями руководства и поставленными задачами. Важная составляющая этого механизма — анализ и контроль деятельности всех подразделений организации.
Учитывая актуальность этой темы, в данной статье мы подведем итоги за финансовый год и проанализируем результаты работы структурных подразделений ФФБУЗ (филиала федерального бюджетного учреждения здравоохранения) по объему, структуре, качеству оказываемых услуг и основным экономическим показателям. На основании результатов анализа определим, насколько хорошо выполняют подразделения поставленные перед ними задачи для получения общего финансового результата и дальнейшего развития организации.
В состав филиала входят следующие структурные подразделения:
• отдел экспертиз условий труда;
• отдел экспертиз среды обитания и условий проживания;
• отдел экспертиз условий обучения и воспитания;
• отдел экспертиз, связанных с питанием населения;
• отдел эпидемиологических экспертиз;
• отдел социально-гигиенического мониторинга;
• лаборатория контроля биологических факторов (ЛКБФ);
• лаборатория контроля химических факторов (ЛКХФ).
Работа лабораторий связана с проведением исследований.
В лаборатории контроля биологических факторов проводят санитарно-бактериологические исследования объектов окружающей среды, бактериологические исследования материала от людей, санитарно-вирусологические, серологические и другие исследования.
ЛКХФ проводит физико-химические исследования. Для осуществления данной деятельности необходимо располагать значительным объемом информации о химической безопасности объектов среды обитания человека (вода, воздух, пищевые продукты и т. д.), основанной на объективных результатах исследований.
Работа отделов экспертиз тесно связана с работой лабораторий. На основании результатов лабораторных исследований сотрудники отделов экспертиз оценивают санитарно-эпидемиологическое состояние обследуемых объектов, подготавливают свидетельства о государственной регистрации продукции (документ, подтверждающий безопасность продукции), протоколы, лицензии.
При наличии нарушений составляется предписание об устранении причин несоблюдения санитарных норм, в случае грубейших нарушений предъявляются штрафные санкции.
ФФБУЗ занимается не только бюджетной, но и предпринимательской деятельностью. Основная задача по предпринимательской деятельности — получение доходов. Доходы являются одним из ключевых факторов, на основе которого формируется финансовый результат деятельности учреждения. Наиболее полно отражает финансовый результат прибыль. Получить прибыль с наименьшими затратами — конечная цель каждого структурного звена организации.
Взаимосвязь деятельности предприятия и функций планово-экономического отдела
Деятельность всего предприятия тесно связана с функциями, которые выполняет планово-экономический отдел. Чтобы ясно увидеть данную корреляцию, работу компании делят на группы: основную, вспомогательную и обслуживающую:
| Классификация деятельности компании | Вид деятельности фирмы | Функции планово-экономического отдела |
| Основная | Исследование и разработка новых видов производства | Прогнозирование, контроль проведения научно-исследовательских разработок, анализ результатов, расчет и планирование закупок сырья и НМА |
| Реализация продукции | Прогнозирование уровня продаж, контроль над исполнением плана, анализ реализационной деятельности | |
| Производство товаров и услуг | Планирование объема производства, координация производственных цехов, анализ конечного результата отдела изготовления продукции. | |
| Закупки | Планирование объема приобретения сырья, материалов, ОС, НМА, управление деятельностью закупочного отдела, анализ объема закупок. | |
| Вспомогательная | Выбор технологии производства | Анализ исследований, нормирование выработки, определение технологии и контроль над ее применением |
| Отслеживание качества | Разработка нормативов качества продукции, контроль над производством товаров без брака, проведение анализа в области лицензирования и сертификации. | |
| Инженерная и капитальное строительство | Анализ, прогнозирование и управление ремонтно-конструкторскими работами | |
| Транспортная деятельность | Разработка транспортной карты, определение вида транспорта, расчет топлива, прогноз затрат, анализ фактических показателей и регулирование этапов выполнения плана. | |
| Обслуживающая | Обслуживание персонала | Прогнозирование, оценка и управление оплатой труда, созданием условий работы и затратами на управление сотрудниками |
| Проведение маркетинговой работы | Прогнозирование, оценка и регулирование затрат, направленных на осуществление маркетинговой деятельности | |
| Финансовая деятельность | Прогнозирование, оценка и регулирование финансов. | |
| Деятельность по юридическому сопровождению сделок | Прогнозирование, оценка и регулирование затрат работы юридического отдела | |
| Административная работа | Прогнозирование, оценка и управление тратами на администрирование |