Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет и учет удержания платы за неотработанные дни отпуска при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Случается так, что у работодателя есть право на возврат переплаченных отпускных, но он не может их удержать. Например, если зарплаты сотрудника не хватает, чтобы полностью погасить неотработанные дни отпуска.
Удержание за неиспользованный отпуск при увольнении: как посчитать дни
Перед расчетом отпускных, которые нужно удержать из зарплаты сотрудника, нужно посчитать дни неотработанного отпуска. Они напрямую влияют на размер удержания.
Провести расчет дней несложно. Сначала нужно определить стаж в месяцах. Неполные дни округляют по такому принципу:
- если количество отработанных дней меньше 15, месяц не учитывают при вычислениях;
- если количество дней больше 15, его принимают за 1.
Например, сотрудник Петров отработал 8 месяцев и 13 дней в марте. В этом месяце — 31 день. 13 дней — это меньше половины месяца, поэтому в стаж включат только 8 месяцев.
А сотрудник Петров отработал 9 месяцев и 17 дней — его стаж округляют до 10 месяцев.
Возникает вопрос: как считать, если отработанных дней в неполном месяце ровно 15? Тут принцип такой:
- если в месяце 30 дней, его округляют до целого;
- если 31 — исключают из стажа.
В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет
В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.
К ним относятся:
- Если на предприятии проводится процедура сокращения;
- Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
- Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
- Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
- Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
- Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
- Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
- Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)
Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении
- Когда сотруднику была выплачена некорректная заработная плата из-за просчета и ошибки Когда сотрудника официально признают судебные органы виновным в простое производства компании Когда излишки по заработной плате были перечислены из-за неправомерных действий сотрудника
Статьи под номером 122 и 115 Трудового Кодекса Российской Федерации гласят, что компания должна предоставлять своим работникам отпуск, длина которого равняется двадцати восьми дням. Эти дни полагаются работнику за год работы. Если работник числится на своем месте первый год, то возможность воспользоваться отпуском у него возникает по истечении полугода трудового стажа в данной компании. Трудовой Кодекс Российской Федерации не препятствует тому, чтобы отпуск был выдан работодателем и ранее указанного срока. Соглашением сторон можно добиться и этого. В случае же увольнения до истечения года, с работника может быть произведено удержание денежных средств.
Рекомендуем прочесть: Факсимильная подпись законодательстворф
Удержания из заработной платы работников
- по исполнительному листу. Например, выплата алиментов;
- погашения задолженности перед организацией (по решению работодателя с письменным уведомлением работника);
- погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных подотчетных сумм, либо в случае непредоставления подтверждающих расходы документов;
- при досрочном расторжении трудового договора, работник возмещает затраты работодателя, связанные с обучением работника, пропорционально недоработанному сроку (согласно договору обучения);
- возмещения не отработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- в иных случаях при наличии письменного согласия работника.
Рекомендуем прочесть: На Каком Основании Я Имею Право Поставить Бесплатную ПломбуВ случае порчи работником имущества предприятия, работодатель имеет право на удержание суммы ущерба с заработной платы, предварительно уведомив письменно об этом работника. При этом размер суммы взыскания не может быть увеличен в одностороннем порядке работодателем.
Оплата НДФЛ при увольнении в 2022 году
Если у него остались неиспользованные дни отдыха, по взаимному соглашению можно подготовить приказ на отпуск с последующим увольнением. В этом случае отпускные перечисляются за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Остальные расчеты будут перечислены позже.
- правила перевода денежных средств указаны в Положении ЦБ РФ № 383;
- порядок заполнения сведений в реквизитах распоряжений на перевод средств в бюджетную систему РФ приведены в Приказе Минфина № 107;
- платежи в бюджетную систему РФ кодифицируются Приказом Минфина №65н, в котором указаны коды бюджетной классификации;
- очередность платежей указана в ст. 855 ГК РФ.
Как отразить сумму отпускных в форме 2-НДФЛ
При выплате отпускных (в т. ч. и за неотработанные дни отпуска) с них был удержан и уплачен в бюджет НДФЛ. Поэтому НДФЛ за последний месяц работы сотрудника исчислите с зачетом налога, удержанного с отпускных за неотработанные дни отпуска. Поступить так позволяют положения пунктов2 и 3 статьи 226 Налогового кодекса РФ. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.
В бухучете отразите начисление последней зарплаты сотрудника (без уменьшения ее на сумму излишне выплаченных отпускных). С суммы зарплаты удержите НДФЛ, начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
В каком случае можно удержать, в каком нет?
ТК РФ закрепляет право работодателя на удержание сумм, которые были выплачены сотруднику за отпуск авансом. Однако, из данного правила существует исключение.
Администрация не может производить удержания сумм сверх перечисленных отпускных в следующих ситуациях:
- При проведении на предприятии сокращения.
- Когда увольнения производятся в связи с ликвидацией предприятия.
- При расторжении трудового контракта, вызванного отказом сотрудника от перевода или отсутствием вакансии, медицинское заключение, требует легкого труда.
- Увольнения директора или главного бухгалтера по причине изменения владельца компании.
- Когда работник увольняется, так как его призвали в армию.
- Прекращения контракта в связи со смертью работника.
- В случае, когда сотрудник не может дальше осуществлять трудовые обязанности по медицинскому заключению.
- Расторжение действия трудового контракта по причине наступления чрезвычайных ситуаций (войны, катастрофы, аварий, эпидемий).
Как отразить в 2-НДФЛ доходы, которые облагаются по разным ставкам
Если в течение года физическому лицу выплачивались доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, для каждой из них надо заполнить отдельную страницу справки, а также Приложение к ней (п. п. 1.19 и 4.2 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
На второй и последующих страницах справки нужно заполнить:
- поля “ИНН”, “КПП”, “Номер страницы”, “Номер справки”, “Отчетный год”, “Признак”, “Номер корректировки” и “Представляется в налоговый орган (код)”;
- разд. 1;
- разд. 2;
- разд. 3 – при отражении стандартных, социальных и имущественных вычетов, на которые был уменьшен доход, облагаемый по ставке 13%.
В незаполненных полях нужно поставить прочерк.
| См. также: Как заполнить справку 2-НДФЛ |
Как отразить в 2-НДФЛ доходы, которые облагаются по разным ставкам
Если в течение года физическому лицу выплачивались доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, для каждой из них надо заполнить отдельную страницу справки, а также Приложение к ней (п. п. 1.19 и 4.2 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
На второй и последующих страницах справки нужно заполнить:
- поля “ИНН”, “КПП”, “Номер страницы”, “Номер справки”, “Отчетный год”, “Признак”, “Номер корректировки” и “Представляется в налоговый орган (код)”;
- разд. 1;
- разд. 2;
- разд. 3 – при отражении стандартных, социальных и имущественных вычетов, на которые был уменьшен доход, облагаемый по ставке 13%.
В незаполненных полях нужно поставить прочерк.
| См. также: Как заполнить справку 2-НДФЛ |
Ндфл с удержания за неотработанные дни отпуска
При этом закон не допускает возможности предоставлять ежегодный основной оплачиваемый отпуск и дополнительные оплачиваемые отпуска (кроме отпуска за работу во вредных или опасных условиях) пропорционально отработанному времени (письмо Роструда от 23.06.2022 № 947-6). Поэтому может возникнуть ситуация, когда сотрудник, отгулявший отпуск, увольняется до того, как приобрел необходимый для такого отпуска стаж.
А за второй и последующие годы отпуск полагается в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков (ч. ч. 2, 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ). Если сотрудник на дату увольнения использовал больше дней оплачиваемого отпуска, чем ему положено в текущем рабочем году, то получается, что работодатель оплатил неотработанные дни отпуска. Поэтому он вправе удержать отпускные за неотработанные дни из выплат сотруднику при увольнении. По общему правилу удержания не могут превышать 20 процентов от суммы к выплате после уплаты налогов.
Как отразить сумму отпускных в форме 2-НДФЛ
В форме 2-НДФЛ отразите сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. Сделайте это в том месяце, когда отпускные были выплачены.
Последнюю зарплату сотрудника в форме 2-НДФЛ отразите в сентябре в фактически начисленной сумме, без уменьшения на сумму удержанных отпускных. Обоснование Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России Как удержать из зарплаты отпускные, выплаченные за неотработанные дни отпуска Ситуация: как удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при удержании отпускных за неотработанные дни отпуска. Отпуск и увольнение приходятся на разные отчетные периоды, но в пределах одного года Ответ на этот вопрос зависит от того, достаточна сумма последней зарплаты сотрудника для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска или нет.
В рассматриваемой ситуации возможны, например, такие варианты:
- ;
- . При этом сотрудник за неотработанные дни отпуска;
- . При этом сотрудник отказывается добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.
Если суммы выплат сотруднику при увольнении достаточно за неотработанные дни отпуска, то действуйте так. В бухучете отразите начисление последней зарплаты сотрудника (без уменьшения ее на сумму излишне выплаченных отпускных).
С суммы зарплаты удержите НДФЛ, начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Сумму излишне начисленных отпускных в бухучете сторнируйте. Такой вывод следует из . Соответственно, сделайте сторнирующие проводки по удержанию НДФЛ и начислению страховых взносов с суммы излишне выплаченных отпускных.
Основанием для исправительных записей служит , отражающая сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Последнюю зарплату сотруднику выдайте за вычетом удержанных сумм отпускных. При выплате отпускных (в т. ч.
Как отразить в 2-НДФЛ отпускные
Сумма отпускных отражается в Приложении к справке 2-НДФЛ.
Отпускные отражаются на дату их фактического получения, то есть в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, п. 6.1 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Код дохода, который нужно указать при отражении отпускных, – “2012”.
Сведения о выплаченных отпускных и НДФЛ с них включаются в общие суммы дохода и налога, отражаемые в разд. 2 справки 2-НДФЛ.
Как отразить в 2-НДФЛ переходящий отпуск
Под переходящим отпуском, как правило, понимается отпуск работника, который начинается в одном месяце, а заканчивается в другом. Начисленные в такой ситуации суммы отпускных отражаются в Приложении к справке 2-НДФЛ с указанием того месяца, в котором они фактически были выплачены сотруднику (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, п. 6.1 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Пример заполнения справки 2-НДФЛ при оплате переходящего отпуска
Работнику организации Федорову В.В. был предоставлен оплачиваемый отпуск с 27 марта по 9 апреля 2021 г. Сумма начисленных отпускных составила 21 000 руб. Вычеты сотруднику не предоставляются. 21 марта 2021 г. отпускные были перечислены сотруднику.
При заполнении Приложения к справке 2-НДФЛ организация отразила сумму выплаченных отпускных следующим образом (п. п. 1.11, 1.16, гл. VI Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):
- в поле “Месяц” – 03 (порядковый номер месяца);
- в поле “Код дохода” – 2012;
- в поле “Сумма дохода” – 21 000 руб.;
- в поле “Код вычета” – прочерк;
- в поле “Сумма вычета” – 0.