Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени бюджетного учреждения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Кто и когда его заполняет
В бюджетной организации руководитель приказом назначает сотрудников, в зону ответственности которых входит ведение учета. По общему правилу таковыми являются начальники структурных подразделений. Назначение ответственных происходит при издании приказа. С этим распорядительным документом ответственный сотрудник знакомится под подпись.
В организациях с большой штатной численностью создают отдельную должность табельщика. Такой сотрудник оформляет документ, направляет его в кадровую службу, из которой отчет передается в бухгалтерию.
Общий порядок, как правильно оформить табель учета рабочего времени в бюджетном учреждении, таков:
- составление и ведение специально уполномоченным лицом;
- подписание руководителями ответственного подразделения и отдела кадров;
- направление в бухгалтерию.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) при наличии у работника двух отклонений в один день.
При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).
Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф. 0504421) отражается регистрация отклонений.
В этом случае табель на этого работника будет заполняться следующим образом:
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Воспитатель |
12 |
12 |
24 ч |
|||||||||||||
|
В |
В |
А |
А |
В |
В |
В |
В |
В |
2 дн. |
|||||||
|
24 ч |
||||||||||||||||
|
В |
В |
В |
В |
В |
1/Н |
В |
В |
2 дн. |
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений.
Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня
(4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».
В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Кассир |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
40 ч |
|||||
|
ОРФ |
ОРФ |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
В |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
10 дн. |
|
|
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
84 ч |
|||||
|
ОРФ |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
21 дн. |
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
|
ОД |
Дополнительный |
|
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
|
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
|
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
|
ДО |
Административный |
|
Р |
Беременность, роды |
|
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
|
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
|
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Кто заполняет табель учёта рабочего времени
Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.
Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.
Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.
Табель учета рабочего времени необходим:
1) для соблюдения установленных сотрудникам норм рабочего времени. Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом ТК РФ и иными федеральными законами работникам могут устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени, режим неполного рабочего времени, а также работа за пределами предусмотренной продолжительности (сверхурочная работа);
2) для учета и контроля фактически отработанного и (или) неотработанного рабочего времени. Прежде всего, обязанность работодателя вести учет фактически отработанного сотрудниками рабочего времени установлена ст. 91 ТК РФ. Он может вести:
— поденный учет — когда у работника одинаковая продолжительность рабочего дня;
— еженедельный учет — когда продолжительность ежедневной работы сотрудника разная, но за неделю составляет продолжительность, установленную ТК РФ или иными нормативными правовыми актами;
— суммированный учет — когда ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени может быть различной, но за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов. При этом нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Порядок ведения суммированного учета рабочего времени может предусматриваться отраслевыми соглашениями (например, Отраслевым соглашением по учреждениям, органам и предприятиям уголовно-исполнительной системы на 2011-2013 годы). В любом случае такой порядок должен устанавливаться правилами внутреннего трудового распорядка.
В целях контроля за отработанным сотрудником временем работодатель должен фиксировать время отсутствия сотрудника на работе в периоды отпуска, больничного, командировки, отстранения от работы, прогула и т.д.;
3) для расчета средней заработной платы и оплаты труда работника. Одной из основных обязанностей работодателя, установленных ТК РФ, является выплата в полном размере причитающейся работнику заработной платы в сроки, предусмотренные в соответствии с ТК РФ, коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 22 ТК РФ). Заработная плата работнику устанавливается в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда.
Примечание. Особенности порядка исчисления средней заработной платы определяются Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, а также отраслевыми соглашениями и инструкциями, не противоречащими законодательству.
При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (ст. 139 ТК РФ).
Расчет заработной платы сотрудника также производится на основании данных о фактически отработанном им времени, указанных в Табеле (ф. 0301008) или Табеле (ф. 0504421).
Поскольку расходы на оплату труда составляют одну из основных статей смет доходов и расходов, правильность начисления и выплаты заработной платы играет большую роль и является одним из основных объектов проверок контролирующих органов, поэтому следует серьезно подходить к оформлению внутренних документов, связанных с оплатой труда, в том числе к составлению табеля.
Организация табельного учета рабочего времени
Для того, чтобы можно было гарантировать правильное заполнение табеля, необходим располагать такой важной информацией, как явка сотрудников на рабочее место, длительность больничных листов и отпусков, иное.
В случае, когда в компании числится огромный штат сотрудников, специалисты просто не имеют физической возможности отследить для каждого выполнение установленных норм рабочего времени. Учитывая это, организация табельного учёта в первую очередь нужна для того, чтобы собирать и получать в итоге соответствующие действительности данные о выполнении норм трудовой дисциплины.
На практике она может быть реализована по таким направлениям:
- от начальников структурных подразделений передаются данные касательно явки или отсутствия работника на месте;
- учёт времени прихода и ухода с работы сотрудников может осуществляться посредством внедрения в компании электронной системы учёта. Суть работы которой заключается в регистрации данных и их дальнейшей передачи через некоторое время в отдел кадровой службы;
- получение сведений, кадровым специалистами происходит из внутреннего документооборота (заявлений сотрудников, приказы, объяснительные и иное).
Табель учета рабочего времени необходим:
- для соблюдения установленных сотрудникам норм рабочего времени. Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом ТК РФ и иными федеральными законами работникам могут устанавливаться сокращенная продолжительность рабочего времени, режим неполного рабочего времени, а также работа за пределами предусмотренной продолжительности (сверхурочная работа);
- для учета и контроля фактически отработанного и (или) неотработанного рабочего времени. Прежде всего, обязанность работодателя вести учет фактически отработанного сотрудниками рабочего времени установлена ст. 91 ТК РФ. Он может вести:
- поденный учет — когда у работника одинаковая продолжительность рабочего дня;
- еженедельный учет — когда продолжительность ежедневной работы сотрудника разная, но за неделю составляет продолжительность, установленную ТК РФ или иными нормативными правовыми актами;
- суммированный учет — когда ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени может быть различной, но за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов. При этом нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). Порядок ведения суммированного учета рабочего времени может предусматриваться отраслевыми соглашениями (например, Отраслевым соглашением по учреждениям, органам и предприятиям уголовно-исполнительной системы на 2011 — 2013 годы). В любом случае такой порядок должен устанавливаться правилами внутреннего трудового распорядка.
В целях контроля за отработанным сотрудником временем работодатель должен фиксировать время отсутствия сотрудника на работе в периоды отпуска, больничного, командировки, отстранения от работы, прогула и т.д.;
- для расчета средней заработной платы и оплаты труда работника. Одной из основных обязанностей работодателя, установленных ТК РФ, является выплата в полном размере причитающейся работнику заработной платы в сроки, предусмотренные в соответствии с ТК РФ, коллективным и трудовым договорами, правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 22 ТК РФ). Заработная плата работнику устанавливается в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда.
Примечание. Особенности порядка исчисления средней заработной платы определяются Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, а также отраслевыми соглашениями и инструкциями, не противоречащими законодательству.
Учёт отработанных часов и дней – очень чувствительная тема, так как от этого часто зависит расчёт зарплаты сотрудников.
Не вести такой учёт нельзя. Но вот формат табеля может быть гибким. Вместо унифицированных форм вы можете ввести в обиход свою собственную, которая будет максимально соответствовать особенностям вашего бизнеса. Плюс, вы можете задействовать для заполнения табеля системы автоматизации, в том числе, связанные со СКУД и другими комплексными решениями (программными, программно-аппаратными).
Сам табель – это важный документ, который после подписания должен храниться в архиве как минимум ещё 5 лет. За отсутствие или отказ от ведения табеля предусмотрены официальные штрафы, их могут выписать проверяющие органы. Санкции есть как для всей организации, так и для конкретного ответственного лица.
Подробнее о табеле учёта по форме Т-12
Как уже отмечалось выше, официальное название документа – табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Он имеет общую унифицированную форму, и применяется с целью контроля отработанных часов и расчета заработной платы. Этот табель дает возможность подтвердить прибытие на работу человека в конкретный день или же его отсутствие. В случае отсутствия указывается причина неявки (если это прогул, то отметка также делается в табеле), что является основанием последующего привлечения к дисциплинарной ответственности.
Второй момент, который дает возможность зафиксировать табель по форме Т-12, это количество часов, которые человек находился на рабочем месте, то есть которые подлежат оплате. Но форма табеля учета построена таким образом, что в нее одновременно вносится несколько видов информации. Так, руководитель конкретного подразделения делает отметку о количестве отработанных часов по прибытию или неявке человека на работу. Затем подписанный табель направляется бухгалтеру, который осуществляет расчет заработной платы, и вносит его в таблицу. Расчет производится с учетом сверхурочных, ночных работ, праздничных дней.
Табель учета по форме Т-12 это таблица, которая содержит 55 граф, оформляется в отношении каждого работника отдельно или сразу на нескольких работников.
Для чего нужен упрощенный вариант
Исходя из постановления Госкомстата, задачами ведения табеля Т12 являются:
- Учёт времени, затраченного сотрудником на выполнение трудовых функций. Эта информация необходима для бухгалтеров и расчета объёма заработной платы.
- Данные табеля будут интересны для представителей налоговых организаций. Если, к примеру, сотрудниками ведомства в рамках проверки было выявлено, что заработная плата сотруднику назначается за дни прогула, это станет поводом для разбирательства. Так как подобная практика ведёт к фиктивному росту расходов предприятия, а вместе с тем, к снижению размера налогооблагаемой базы. Фирму могут обвинить в нарушении правовых норм и обязать заплатить штраф, равный до 40% от скрытой суммы. А также заставить выплатить государству сумму удержанного налога плюс пени.
- Ведения формы Т12 может быть интересно ФСС. Данные, указанные в бланке являются основанием для расчета размеров пособий.
- Также информация табеля является основанием для защиты интересов сотрудника в суде и в трудовой инспекции. Если факт нарушения прав работника будет подтверждён, то фирму ждёт крупный жираф, а за повторное нарушение постановление деятельности.
- Контроль за соблюдением распорядка в фирме и разработка статистики. В том числе отчета по форме П-4.
Нормами права не установлена ответственность за отсутствие в кадровом менеджменте практики ведения табеля учёта рабочего времени. При этом, подобная ситуация все равно является правонарушением и влечёт административное наказание. Размер штрафа регламентирован статьёй 5.27:
- для должностных лиц размер варьируется от 1 до 5 тысяч рублей;
- для юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.
Табель учета рабочего времени для гос. учреждений 0504421
Каждое предприятие должно вести учет рабочего времени — фиксировать отработанные дни, отпуска, больничные, командировки и прочие отклонения от стандартного рабочего дня. Для это цели разработаны унифицированные формы документа — табеля учета рабочего времени. Для государственных учреждений предусмотрена отдельная форма табеля по ОКУД 0504421.
Скачать бланк этой формы в формате excel и образец заполнения формы 0504421 можно внизу текста статьи бесплатно.
Прочие организации могут использовать для учета одну из существующих форм — Т-12 или Т-13. Порядок заполнения формы Т-13 можно посмотреть здесь и скачать образец заполнения табеля.
Совет
Ниже рассмотрены особенности заполнения табеля учета рабочего времени 0504421 для гос.учреждений. Отличительной особенностью является то, что в формы 0504421 вносятся лишь отклонения, то есть все те ситуации, когда работник отсутствовал на работе по какой-либо причине (уважительно или нет).
Данные о неявках вносятся в табличную часть табеля на протяжении всего месяца. Каждая запись делается на основании соответствующего документа — это может быть приказ о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, листок нетрудоспособности, направления на сверхурочную работу, наряды. Если работник отсутствует без уважительной причины, то фиксируется прогул на основании акта.
Заполнение табеля 0504421 возможно по подразделениям, отделам или по всему учреждению в целом.
Заполненный бланк по окончанию месяца передается в бухгалтерию, которая проводит расчет заработной платы. Вместе с табелем передаются также все оправдательные документы, подтверждающие указанные в отклонения рабочего времени.
Табель учета рабочего времени форма 0504421
Главная » Кадровые документы » Табель учета рабочего времени форма 0504421
Государственные и муниципальные предприятия ведут учет рабочего времени с помощью табеля форма по ОКУД 0504421. Данная форма утверждена Приказом Минфина России от 30.03.2015 года №52н. Скачать бланк табеля учета рабочего времени форма 0504421 на 2017 год, а также его образец заполнения в формате excel можно внизу статьи.
Табель заполняется за календарный месяц, ответственным за заполнение формы 0504421 вносятся записи обо всех отклонениях от нормального рабочего дня, установленного Правилами внутреннего трудового распорядка. Заполняет табель учета рабочего времени работник, у которого в должностной инструкции прописана такая обязанность.
Заполняться бланк табеля может в отношении всего учреждения в целом, также он может быть заполнен по каждому отдельному подразделению.
Для заполнения данной формы используются кодовые обозначения неявок на работу по различным причинам, буквенные коды можно найти на титульной листе формы 0504421.
В бланк табеля вносят прогулы, отпуска, больничный, командировку, сверхурочную работу и работу в выходной день, отмечают выходные и праздничные дни.
Полный перечень отклонений и соответствующих кодов можно посмотреть на бланке табеля учета рабочего времени ф. 0504421.
Коммерческие предприятия для учета рабочего времени могут использовать табель форма Т-12 или Т-13. Бланк и образец заполнения формы Т-12 можно скачать по этой ссылке, формы Т-13 – здесь.
Положение о порядке ведения табеля учета рабочего времени (код формы 0504421)
1.2. Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее – Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Выбор способа заполнения Табеля (ф. 0504421) определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения.
При выходе работников в течение рабочей смены ответственным за ведение табеля фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости и работник не относится к категории А, время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.