Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Архивирование в компании не должно противоречить нормам законодательства и внутренним нормативным актам. Сегодня организации сами определяют, в каком виде им хранить оригиналы — в бумажном или электронном. Но большинство бухгалтерских документов всё же можно оформлять и сохранять в цифре.
Особенности хранения документов в бухгалтерии
Независимо от вида документа, важно сохранить его для подтверждения легитимности финансовых операций. Ценность архива бухгалтерских документов для предприятия заключается в том, что он связан с сутью бизнеса — движением денежных средств. Обязательному хранению подлежат:
- договоры по финансовым операциям;
- первичные, кассовые и банковские документы;
- книги учета доходов и расходов;
- налоговые декларации;
- учетная политика организации;
- данные об инвентаризации;
- бухгалтерская отчетность;
- расчеты по страховым взносам и заработной плате;
- другие документы, связанные с финансовой деятельностью.
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Ответственность за хранение бухгалтерских документов
За сохранность нужных бумаг целиком и полностью отвечает руководитель компании – с него и спросят. Несмотря на то что начальство всегда делегирует заботу об архиве своим сотрудникам.
Величина штрафов прямо пропорциональна значительности утерянного документа. За легкие нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере 300 – 500 рублей. Если же отсутствие бумаги влечет за собой искажение бухгалтерского отчета, руководитель и главный бухгалтер могут быть оштрафованы на 2000 – 3000 рублей.
Самой опасной пропажей могут оказаться первичные документы, регистры и счета-фактуры. Их используют при ведении налогового учета, и именно потенциальное уклонение от уплаты налогов строго карается штрафом от 10 000 до 30 000 рублей.
При большом рвении в отсутствии документов можно усмотреть мошеннические действия и применить статью из Уголовного кодекса. Этот наихудший вариант грозит ответственному лицу штрафом до миллиона рублей и заключением до шести лет.
Если сами сотрудники обнаружили пропажу документов, необходимо незамедлительно сообщить об этом руководителю. Согласно правилам ведения бухучета, руководитель обязан назначить комиссию для установления причин пропажи.
Результатом работы комиссии должно стать составление акта о результатах расследования. Даже если акт не разъяснит потерю бумаг, он продемонстрирует проверяющим органам нежелание утаивать информацию.
Существует ряд обстоятельств, которыми можно объяснить утрату бумаг и не понести за это ответственность. К таким случаям относят форс-мажор в виде стихийных бедствий или взлома, поджог помещения. Руководство должно заблаговременно получить справку от пожарных инстанций или правоохранительных органов, объясняющую утрату документов.
Сроки хранения документов
Срок хранения исчисляется с первого числа первого месяца года, следующего за годом, в котором документ был исполнен. Например, в делопроизводстве было закрыто дело или в соответствии с приказом об увольнении окончено личное дело. Если документ составили в 2017 году, то срок начало его хранения исчисляется с 1 января 2022 года. Однако, из данного правила существуют два исключения:
- Регистры для вычета НДС (книга покупок, книга продаж, журнал учета счетов-фактур). Срок, с которого определяется их хранения устанавливается по дате последней внесенной в регистр записи.
- Документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения определяется с момента прекращения начисления амортизации.
Крайний срок для хранения документов, содержащих персональные данные работников компании равняется 75 годам с момента их создания. К таким документам относят трудовые и служебные соглашения, договора ГПХ, личные карточки работников, невостребованные личные документы (например, трудовые книжки, аттестаты, дипломы, удостоверения и свидетельства).
Условия и порядок хранения бухгалтерских документов
Бухгалтерские документы текущего года должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Об этом сказано в п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Согласно п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете сохранность учетных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. В то же время в п. 3 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ). Сумма штрафа может быть установлена в размере от 20 до 30 МРОТ.
С целью создания условий для хранения учетных документов в организации создается архив. Право на создание архива в организации предусмотрено п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.
Папки с документами, передаваемыми в архив, должны оформляться. Для хранения документов в архиве должны соблюдаться условия хранения, которые предусмотрены Основными правилами.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Пунктом 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ предусмотрено, что организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет. Это относится к первичным учетным документам, регистрам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Сроки хранения учетных документов предусмотрены Перечнем, в котором эти документы детализированы по их видам. Заметим, что Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень построен по функциональному принципу, в него входят разделы, отражающие основные направления деятельности организации. Сроки хранения предусмотрены для документов:
- отражающих распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления;
- раскрывающих планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение;
- по трудоустройству, организации, нормированию и оплате труда, тарификации, охране труда;
- по работе с кадрами;
- по материально-техническому обеспечению деятельности и организации хранения материальных ценностей;
- по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций и пр.
Сроки хранения документов, содержащиеся в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают. Организации вправе применять указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения документов обязательно применяется теми организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, т.е. источниками комплектования архивов. Все остальные организации, документы которых не поступают на хранение в архивы, могут не применять постоянный срок хранения для определенных учетных документов (годовые бухгалтерские балансы и отчеты). Эти организации обязаны хранить документы постоянного срока не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов организация определяет в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов.
Определенные учетные документы необходимо постоянно хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня). К таким документам относятся:
- сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты;
- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним;
- документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации;
- документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами;
- паспорта сделок;
- книги, журналы, карточки учета ценных бумаг.
Лицевые счета работников должны храниться 75 лет. Они относятся к документам с длительным сроком хранения.
Комиссия для выявления документов с истёкшим сроком хранения
Первый этап уничтожения дел с истёкшим сроком хранения — формирование комиссии. Рекомендуется включать в неё более трёх специалистов, в том числе представителей:
- бухгалтерии;
- юридического отдела;
- кадровой службы.
Порядок формирования комиссии определяет директор компании, но указанные рекомендации связаны с тем, что:
- перечисленные службы постоянно работают с документами;
- у каждого подразделения своя специфика документооборота со своими требованиями и условиями;
- эти специалисты работают с широким спектром нормативных актов по различным направлениям законодательства, и поэтому больше всех осведомлены об условиях хранения дел и о том, как уничтожать документы.
Акт на уничтожение документов
Утилизация архивных документов с истёкшим сроком хранения требует составления двух актов. Первый акт идёт на выявление документов для утилизации, второй — на их фактическое уничтожение
Оба составляются в свободной форме, но должны включать следующие данные:
- перечень документов, которые планируется утилизировать;
- причины, побудившие комиссию принять подобное решение;
- даты и номера документов;
- способ утилизации бумаг;
- подписи членов комиссии, принявших решение об уничтожении.
Зачем нужно утилизировать деловые бумаги
Большинство документов, создаваемых в процессе делопроизводства и бухгалтерской деятельности организации, содержат конфиденциальные сведения. Это могут быть личные данные сотрудников, информация, представляющая коммерческую тайну, а также другие не менее важные для компании данные. Перечень таких документов, сроки их хранения, правила утилизации определяются нормативными документами, разработанными на основании Федерального Закона № 125– ФЗ.
Также речь может идти о секретных документах государственной важности. Поэтому долг любого руководителя – не допустить попадания такой информации в открытый доступ и стать известной конкурентам или недоброжелателям.
Документация, используемая в делопроизводстве и бухгалтерии, делится на следующие категории:
- не требующая хранения;
- для хранения в течение определенного времени;
- не подлежащая утилизации.
Бумаги, нуждающиеся в постоянном или временном хранении, складируются в специально оборудованных помещениях до момента уничтожения или сдачи в муниципальный архив.
Процесс уничтожения документов
На основании принятого решения производится уничтожение указанных материалов. Категорически запрещается отправлять материалы на свалку или использовать в качестве черновика. Утилизация может быть осуществлена методом сжигания, химической обработки или измельчения, при этом в последнем случае восстановление документов должно быть недопустимым.
В некоторых случаях на основании заключенного договора возмездных услуг к работе привлекаются организации, специализирующиеся на утилизации документации. Для этого стороны заключают соглашение, устанавливающее обязанности и права исполнителя и заказчика. Работы могут выполняться в присутствии уполномоченного представителя заказчика.
Наиболее простой и востребованный способ ликвидации скопившейся макулатуры ¬– ее уничтожение своими силами. Как правило, для этого организации достаточно иметь мощный шредер, который моментально измельчит бумагу в мелкую крошку.
При утилизации бумажного архива своими силами подтверждение оформляется актом по факту уничтожения документации.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Порядок хранения бухгалтерской отчетности
До момента передачи в архив бумаги хранятся в специальных помещениях либо закрывающихся шкафах в бухгалтерском отделе организации. Ответственность за их сохранность возложена на уполномоченные лица, назначенные главным бухгалтером.
Если первичные документы оформлены вручную, они складываются в хронологическом порядке, а также сопровождаются справкой из архива. Вместе размещают бумаги за один месяц, принадлежащие к определенному учетному регистру. Авансовые отчеты, банковские выписки, кассовые ордера скрепляются между собой. Для других видов бумаг допускается хранение в непереплетенном виде, но они должны быть подшиты в папках, чтобы избежать утери.
Передачу документации в архив осуществляет главный бухгалтер. При обнаружении пропажи руководителем организации назначается специальная комиссия, которая проводит расследования. При необходимости в процесс вовлекаются следственные органы, государственный пожарный надзор и охрана. По результатам проведенных расследований составляется акт. Его утверждает руководитель предприятия, а копию отправляют в уполномоченные органы.
Подготовка к передаче и требования к хранению
Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.
Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:
- индекс дела, который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
- заголовок дела, вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
- поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
- последняя графа содержит примечания, касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.
Задача комиссии – выделение документов к уничтожению. То есть нужно выявить, какие документы уже потеряли свою актуальность. При этом, если они имеют срок хранения, то он уже должен быть истекшим. Сроки хранения документов содержатся в номенклатуре дел, а завершение дела – на обложке. Поэтому сложности в определении актуальности документов тут нет.
Внимание! Важно: уничтожать можно только те документы, срок которых истёк на начало года, в котором планируется уничтожение.
Нюанс: если в папку с документами вы не заглядывали лет 5, и срок хранения её истёк, смело можно включать всё дело в акт уничтожения. Но если нет-нет, да в какую-то папку вы заглядываете, имеет смысл её оставить.
Внимание! Важно: если у вас так и не составлена номенклатура дел, образец перечня документов со сроками хранения.
Какие бумаги должны быть оформлены
Для осуществления ЭЦ на основании приказа об уничтожении документов создается специальная экспертная комиссия. Обычно из 3 сотрудников фирмы (например, руководители отдела кадров, делопроизводства и юридической службы). В больших компаниях создаются центральные экспертные комиссии. Их деятельность (в т. ч. задачи, функции) регулирует положение об экспертной комиссии по уничтожению документов, которое утверждает руководитель.
В процессе работы комиссии составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Вывод! Выделение документов к уничтожению — это процесс выявления материалов, потерявших практическую, научную ценность для последующей утилизации.
Указанные описи и акты утверждаются руководством компании.
Рекомендуем! Оформлять акт о выделении дел к уничтожению по форме приложения № 21 к приказу № 526.
Физическое уничтожение оформляется отдельным актом. Специальной формы для него не предусмотрено. Можно составить в произвольном виде, придерживаясь следующего алгоритма:
- название фирмы;
- наименование акта;
- текущая дата;
- описание процедуры с уточнением факта полной утилизации;
- данные (Ф. И. О., должность) и подписи членов ЭК.
Уничтожение документов бухгалтерского учета
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.
Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06. 12. 2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10. 2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08. 02. 1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26. 12. 1995 № 208-ФЗ).
В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.