Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы и документооборот в бухгалтерском учете. Правила 2022 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтерскую документацию и учетные регистры бухгалтерского учета применяют для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных бланках, принятых к бухучету в организации. Это довольно обобщенное понятие.
Виды регистров бухучета
Вот пример: для формирования финансовой отчетности, в частности годового баланса, бухгалтер формирует оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухучета. Показатели, содержащиеся в ОСВ, вносятся в отчетную форму в соответствии с установленными требованиями. В этом примере ОСВ является бухрегистром.
При классификации по назначению учетные регистры подразделяются на:
- хронологические — это формы, в которых регистрация бухданных ведется исключительно в хронологическом порядке, без какой-либо дополнительной детализации, как пример — кассовая книга;
- систематические — в таких документах информация вносится в разрезе счетов бухучета, это главная книга, шахматная ведомость;
- синхронистические — отдельный вид документов, в которых объединены принципы отражения бухданных систематических и хронологических РБУ, то есть в такие документы информацию вносят в разрезе счетов в хронологическом порядке. Примером являются любые журналы-ордера.
По объему содержащейся бухинформации:
- аналитические — РБУ, для которых предусматривается детализация в разрезе одного счета по аналитическим показателям: в разрезе объектов ОС и МЗ, по материально ответственным лицам, номенклатурам, местам хранения и так далее;
- синтетические — РБУ, в которых информация сгруппирована по счетам бухучета, то есть однотипные операции в денежном выражении отражаются в обобщенном виде (главная книга);
- комплексные — РБУ, в которых объединены синтетические и аналитические принципы составления, пример — журнал-ордер.
В бухучете предусмотрены и другие классификации РБУ. Например, по формам построения выделяют:
- односторонние;
- двухсторонние;
- шахматные ведомости.
По способу заполнения:
- заполненные от руки;
- при помощи печатных машин или компьютера;
- смешанный способ.
Приведем пример, что такое регистры бухгалтерского учета по форме или внешнему виду документа:
- ведомость;
- книга;
- журнал;
- карточка.
Преимущества и недостатки
Преимущества ЖОФ:
- Уменьшение числа записей и совершенствование системы сбора информации.
- Регистры проще подчинить задачам, связанным с учетом.
- Контроль записей в регистрах.
- Облегчение и ускорение работы сотрудника, ответственного за учет.
- Уменьшение трудоемкости учета.
- Увеличение оперативности и достоверности бухучета.
- Операции отражаются только по кредиту.
- Сведения из общего и детализованного учета совпадают.
- Выполняется учет действий, необходимых для отчетности.
- Не требуется дублировать записи.
- Не нужно оформлять промежуточные регистры.
- Ускорение процесса учета.
- Сокращение числа недочетов и ошибок.
- Ошибки, даже если они были совершены, быстро обнаруживаются.
- Учет становится детализованным.
- Становится проще получить сведения, нужные для отчетности.
- Значения отчетности можно взять без вспомогательных выборок.
Но рассматриваемая форма не лишена недостатков:
- С формой придется работать вручную. Перевести ее на обработку компьютером сложно.
- Усложненное формирование регистров.
- Громоздкость.
- Сотрудники, ответственные за учет, должны обладать высокой квалификацией.
- Работников, которые не знакомы с системой, придется обучать.
- Различная структура документации.
- Усложненное формирование отдельных регистров.
Недостатки у системы есть, однако она все равно широко применяется как крупными предприятиями, так и небольшими компаниями.
Регистры бухгалтерского учета — основа бухгалтерской (финансовой) отчетности
Согласно части 2 статьи 1 Закона № 402-ФЗ: «Бухгалтерский учет — формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности».
Она «должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений» (ч. 1 ст. 13 Закона № 402-ФЗ).
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
В соответствии с частью 1 статьи 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Формы регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Это подтверждается и в Информации Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ — 10/2012.
В отличие от ранее действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ, Закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ):
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (рис. 1).
Корректирование внесённых данных
Должностные лица, уполномоченные вносить данные в реестры и подписывать их, несут ответственность за отражение всех бухгалтерских операций. Они же отвечают и за детальное фиксирование информации на счетах.
Важнейшее условие хранения регистров – обеспечение защиты от доступа сторонних лиц. Также нужно обезопасить документы от внесения нелегальных корректировок
.
Важно! Процесс исправления имеющихся ошибок и неточностей обязательно проходит в предписанной форме. Само мероприятие должно быть обосновано и подтверждено подписями тех людей, кто имеет право вносить изменения. В конце процедуры всегда указывается дата корректировки.
Примечание 2.
Разглашение сведений, которые есть в регистрах и запрещены к распространению, подразумевает ответственность перед законом.
Новый закон о бухгалтерском учете
Напомним, что действие Закона № 402-ФЗ распространяется на экономические субъекты, к которым, в частности, относятся коммерческие и некоммерческие организации, индивидуальные предприниматели и лица, занимающиеся частной практикой, а также находящиеся на территории РФ филиалы и представительства иностранных и международных организаций.
Согласно положениям нового Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, изменены понятие объектов бухгалтерского учета, принципы и субъекты регулирования бухгалтерского учета; установлены новые требования к главным бухгалтерам; изменен состав и порядок представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отменена обязанность по применению унифицированных форм первичных учетных документов и др.* Изменения затронули и регистры бухгалтерского учета.
Методы отражения сведений в регистрах
Сведения в регистрах могут отражаться различными методами. Выбранный способ будет называться техникой учетной регистрации. Если сведения вносятся в таблицу на основании документации, это будет именоваться разноской операции.
Запись может выполняться этими методами:
- Линейно-позиционный принцип. В данном варианте обороты по дебету и кредиту составляют единую линию. Это удобный метод для ведения учета расчетов. Он облегчает отслеживание состояния всех типов долгов. Подобная запись позволяет объединить данные из детализированного и обобщенного учета.
- Шахматный принцип. Сумма по выполненному действию фиксируется в один прием и по дебету, и по кредиту. Этот метод отличается наглядностью. Записи являются детализированными, так как они раскрывают состав корреспонденции. Шахматный принцип актуален при формировании множества регистров, включая журналы-ордеры.
Методы записи определяются в зависимости от потребностей компании, особенностей вносимой информации.
Аналитические регистры бухгалтерского учета – образец
Формы регистров бухгалтерского учета классифицируются на синтетические и аналитические в зависимости от степени обобщения данных. Отражение информации в первом случае производится на счетах синтетического учета общими суммами (пример – главная книга, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости). А во втором случае применяются субсчета аналитического учета с приведением подробной аналитики по видам/группам документов (пример – аналитические карточки и ведомости по МПЗ, банковским счетам, контрагентам и пр.).
Важно! Перечень всех применяемых организацией регистров и ответственных за их ведение лиц необходимо закрепить в приложении к учетной политике для подтверждения достоверности информации. При этом образцы регистров бухгалтерского и налогового учета составляет главный бухгалтер компании, а утверждает непосредственно руководитель.
Регистры бухгалтерского учета
Документирование — это главный принцип ведения бухгалтерского учета. Документы бывают первичными и учетными, то есть такими, которые создает сам бухгалтер и на основе которых он составляет финансовую отчетность. Регистры бухгалтерского учета — это именно такие документы. Что они собой представляют, какими законами и нормативными актами регулируются и на что обращать внимание при их ведении, подскажет этот материал.
О том, что показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром, начинающим бухгалтерам рассказывают еще на первом курсе института. Ведь документы — это альфа и омега любой бухгалтерии. Все учетные регистры бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ) и быть прописаны в учетной политике организации. Применяемый в компании перечень регистров бухгалтерского учета зависит от того, какие счета бухучета она применяет и какую деятельность ведет. Ведь порядок регистрации, систематизации и накопления данных напрямую связан с первичными документами, участвующими в процессе хозяйственной деятельности. Сперва в бухгалтерию поступают первичные документы, на основании данных из них заполняются регистры бухучета, которые, в свою очередь, позволяют отразить сводную информацию на счетах. В конечном итоге полученные данные используются для составления финансовой отчетности.
Напомним, что регистры бухгалтерского учета – это вид бухгалтерских документов, предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Бухгалтерские регистры – это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.
Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:
| Счет | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | ||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| 01 | |||||
| … | |||||
| 99 | |||||
| Итого |
Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета.
Объединяет эти формы единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции находят отражение в учетных регистрах без всякого исключения способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г . № 94н.
Помимо этого, учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.
Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг), и включает следующие регистры бухгалтерского учета:
-
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма № В-1;
-
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, – форма № В-2;
-
Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;
-
Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;
-
Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;
-
Ведомость учета реализации – форма № В-6 (оплата);
-
Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-6 (отгрузка);
-
Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;
-
Ведомость учета оплаты труда – форма № В-8;
-
Ведомость (шахматная) – форма № В-9.
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Регистры бухгалтерского учета
Документирование — это главный принцип ведения бухгалтерского учета. Документы бывают первичными и учетными, то есть такими, которые создает сам бухгалтер и на основе которых он составляет финансовую отчетность.
Регистры бухгалтерского учета — это именно такие документы. Что они собой представляют, какими законами и нормативными актами регулируются и на что обращать внимание при их ведении, подскажет этот материал.
О том, что показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром, начинающим бухгалтерам рассказывают еще на первом курсе института. Ведь документы — это альфа и омега любой бухгалтерии. Все учетные регистры бухгалтерского учета должны соответствовать требованиям статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ) и быть прописаны в учетной политике организации.
Применяемый в компании перечень регистров бухгалтерского учета зависит от того, какие счета бухучета она применяет и какую деятельность ведет. Ведь порядок регистрации, систематизации и накопления данных напрямую связан с первичными документами, участвующими в процессе хозяйственной деятельности.
Сперва в бухгалтерию поступают первичные документы, на основании данных из них заполняются регистры бухучета, которые, в свою очередь, позволяют отразить сводную информацию на счетах. В конечном итоге полученные данные используются для составления финансовой отчетности.
Формы бухучета для малых предприятий
На малых предприятиях можно применять следующие формы бухгалтерского учета:
- мемориально-ордерную форму;
- единую журнально-ордерную форму (утв. письмом Минфина СССР от 08.03.60 № 63);
- журнально-ордерную форму счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций (утв. письмом Минфина СССР от 06.06.60 № 176);
- упрощенную форму бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета, предусмотренную Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утв. приказом Минфина России от 21.12.98 № 64н (далее Типовые рекомендации));
- простую форму, предусмотренную Типовыми рекомендациями;
- книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее — Книга учета доходов и расходов; утв. приказом МНС России от 28.10.02 № БГ-3-22/606). Данная форма может применяться только организациями, перешедшими на упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями главы 26.2. «Упрощенная система налогообложения» НК РФ.
Книгу учета доходов и расходов мы отнесли к формам бухгалтерского учета, хотя в статье 346.24 НК РФ указывается, что на основании указанной книги ведется налоговый учет, а не бухгалтерский.
Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) предназначена для учета группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 40 000 руб. включительно.
Инвентарная карточка открывается на основании акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов, закрывается при выбытии объектов учета на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда.
Для объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.
Учет сценическо-постановочных средств ведется на инвентарных карточках по количеству и по стоимости объектов.
Учет производственного и хозяйственного инвентаря, приобретенного единовременно по одной учетной стоимости, имеющего одни и те же производственное и хозяйственное назначение, технические характеристики, осуществляется с присвоением индивидуального инвентарного номера в количественном и стоимостном выражении.
Книга аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) предназначена для обобщения сведений о депонированных суммах раздельно по видам выплат: заработной плате, пособиям, пенсиям, компенсациям, стипендиям, денежному довольствию. Записи производятся по каждому депоненту, при необходимости — с указанием структурного подразделения учреждения. В группе граф «Отнесено на счет депонентов (кредит)» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено (дебет)» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера (ф. 0310002) и выплаченная сумма за соответствующий месяц; в случае выдачи депонированных сумм несколькими выплатами номера расходных кассовых ордеров отражаются в графе 7 через «;».
В конце месяца в книге подсчитываются итоги по графам «Отнесено на счет депонентов (кредит)» и «Выплачено (дебет)» и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.
Какая бывает форма у регистров?
Они делятся не только по внешнему виду, но также по форме построения.
Форма построения бывает:
- Односторонняя или двухсторонняя. Данные заполняются в журнале согласно выбранной форме (наиболее распространена двухсторонняя форма заполнения);
- Шахматная. В таком случае данные делятся по какому-либо признаку — например, активы и пассивы организации — и заполняются в клетках под углом друг к другу. Как правило, в качестве разделяющих данных берут имеющиеся дебеты и кредиты. Дебеты строятся по горизонтали журнала, а кредиты — по вертикали.
Помимо формы построения, у каждого регистра имеется документ, специализированный под его использование. Это называется внешней формой регистра.
- Всевозможные карточки. На специальном бланке с таблицей бухгалтер заполняет те или иные данные. По состоянию на 2020 год можно разделить контокоррентные, многоколончатые и инвентарные карточки — к примеру, карточка для аналитического учета расходов предприятия;
- Книги. Выглядят как разграфленные и сшитые регистры, насчитывающие, как правило, больше двухсот бумаг. Каждая страница книги имеет нумерацию и подпись главного бухгалтера. Самые известные в этой области книги — главная книга организации, книга по учету основных средств, кассовая книга, а также журнал регистрации;
- Так называемые «свободные листы». Увеличенные карточки, чей функционал мало отличается от простых бланков — свободный лист лишь дает чуть большее представление о состоянии компании. Часто на свободных листах печатают различные ведомости;
- Машинограммы. То же самое, что было указано выше. Разница заключается в том, что эти документы составляются или печатаются при помощи компьютеров. На данный момент количество документов, заполненных с помощью техники, растет настолько большими темпами, что машинограммы могут утвердить в Правительстве РФ как устаревший вид регистров.