Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что должен знать подотчетник в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2024 году вступят в силу новые правила подотчета, которые регулируют порядок отчетности о расходовании денежных средств. Теперь работникам будет необходимо отчитаться о том, какие суммы им были выданы за деньги подотчет, за какие операции они были потрачены и сколько задолженности осталось по каждой сумме.
Информация о новых правилах подотчета в 2024 году
Начиная с 2024 года, вступают в силу новые правила подотчета, которые регулируют порядок подачи отчетности и расчетов работниками организаций.
Важной особенностью новых правил является возможность подотчетных расходов для сотрудников. Теперь каждый работник, находившийся в командировке, должен отчитаться о том, какие расходы были совершены и каким образом были потрачены подотчетные деньги.
Чтобы отчет был действительным, работник должен составить заявление на получение подотчетных средств до начала командировки и предоставить подтверждающие документы о затратах.
Работник, не отчитавшийся о расходах, несет ответственность за потраченные деньги и может быть обязан возмещать их своей организации.
Порядок выдачи подотчетных средств также регулируется новыми правилами. Работник может получить деньги либо наличными через кассовые органы, либо на свою зарплатную карту.
Задолженность работника по подотчетным средствам может быть учтена организацией при выдаче зарплаты. Если работник имеет задолженность перед организацией, то сумма задолженности будет удержана из его зарплаты.
Сумма подотчетных средств, которую может получить работник в командировку, определяется организацией в зависимости от целей и характера командировки. Подотчетные деньги могут быть перечислены на расчетный счет работника или выданы в наличной форме, в соответствии с правилами организации.
Компенсация личных расходов работника в командировке возможна только при наличии соответствующих документов и соблюдении правил нового закона.
Организация имеет право установить свои правила и требования к отчетности подотчетных расходов, но они должны соответствовать новым правилам, регулирующим порядок расчетов и выдачи подотчетных средств.
В целях защиты интересов работников и организаций, необходимо ознакомиться с новыми правилами и правильно работать с подотчетом, следуя установленным законодательством правилам и требованиям.
Важно также учитывать, что правила подотчета регулируются законом и могут быть изменены или дополнены, поэтому необходимо быть в курсе актуальной информации и следить за обновлениями.
Какие документы приложить
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Если сотрудник проживает в частном секторе, то допустимо приложить договор с собственником жилья, сдавшим помещение для проживания в аренду, и расписка в получении оплаты. В документах должно быть достаточно информации о физическом лице, оказавшем услугу, чтобы идентифицировать его личность.
Когда деньги выдаются на приобретение ТМЦ, то основанием служит накладная, кассовый и товарный чек.
Когда подотчет могут признать доходом сотрудника
Можно взять сумму в подотчет и больше никогда о ней не думать. Этот способ в некоторых компаниях является одним из способов получения наличных. Но что дальше?
В целях налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты на деятельность, направленную на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Обоснованными принято считать те расходы, которые понесли именно в интересах развития и функционирования компании. Эти же расходы одновременно должны подтверждаться правильно оформленными документами.
Правильный документ содержит обязательные реквизиты: название и дату документа, наименование компании (ИП), суть сделки, величину натурального или денежного измерения хозяйственной операции, должность лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление, подпись. Дефекты документов могут стать основанием доначисления налога на прибыль, а также взносов и НДФЛ по сотруднику, который предоставил такие дефектные документы.
Приведем несколько примеров. В деле, которое дошло до Верховного суда (определение от 09.03.2016 №302–КГ16–450), судьи признали правоту налоговой инспекции, которая признала полученный подотчет доходом сотрудника и доначислила НДФЛ. Причина — сотрудник приложил к авансовому отчету документы, где не были указаны должность и ФИО лица, который подписал документ. В товарных чеках наименование товаров указано как «хозяйственные расходы» или «канцелярские расходы». Отсутствовали даты составления документов, а также не заполнены графы «количество», «цена товара».
В деле от 23.05.2016 №Ф08–2743/2016 Арбитражный суд Северо–Кавказского округа указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение факт совершения сделки, а значит — и документальное подтверждение расходов. Так как расходов в интересах компании не было, то в этом деле подотчетные суммы тоже признали доходом сотрудника.
Часто возникает вопрос с кассовыми чеками как с документами, подтверждающими расходы. Кассовый чек по общему правилу обязателен, но есть исключительные случаи, когда продавец товара или услуги не использует кассу правомерно.
Закон не обязывает покупателя устанавливать должен продавец использовать кассу и оформлять чеки или нет. Однако сотрудник должен знать: если ему не дают обычный чек, он имеет право потребовать товарный с обязательными реквизитами. Это номер и дата товарного чека, наименование и ИНН продавца, наименование и количество товара, сумма оплаты, должность, ФИО, подпись лица, оформившего товарный чек. Это позволит признать расходы в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2017 №03–01–15/52653).
Инспекторам ничего не мешает узнать, должен ли продавец применять кассовую технику. Складывается парадоксальная ситуация. С одной стороны, сотрудник–покупатель не обязан знать должен ли продавец применять ККТ. С другой стороны, если при проверке выяснится, что продавец должен применять ККТ, но дает только товарный чек, то расходы снимут.
Минфин в письме от 22.01.2020 №03–03–06/1/3300 разъясняет, что, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налога на прибыль организации, так как не имеют надлежащего документального подтверждения.
Предметом спора часто становятся транспортные документы. Для подтверждения транспортных расходов в командировке одного проездного билета недостаточно – еще нужны кассовые чеки. Исключение: оплата билетов в общественном транспорте.
В 2021 г. можно использовать электронные чеки в качестве подтверждения расходов. Например, если закупку оформляли через Интернет и продавец прислал электронный чек, его необходимо распечатать и представить вместе с авансовым отчетом. На это указывает Минфин в письме от 21.04.2017 №03–01–15/24307.
Служебное задание и командировочное удостоверение
Бухгалтеры знают, что командировочные расходы должны быть подтверждены чеками, билетами, счетами за гостиницу. А являются ли необходимыми такие документы, как командировочное удостоверение и служебное задание?
Иные специалисты до сих пор их оформляют, хотя в этом нет необходимости еще с 2015 года. Есть постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595, в соответствии с которым упомянутые документы оформлять не требуется — расходы признают без них. Основанием для командировки является приказ руководителя, а даты начала и окончания можно установить по билетам.
Вместе с тем оформление командировочного удостоверения по-прежнему допустимо. Порядок документального оформления командировки следует закрепить в локальных актах.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам подотчета, работникам организации, отправленным в командировку, обязательно заполнять заявление на выдачу денег под отчет. Это требуется для получения авансового финансирования на покрытие командировочных расходов.
В заявлении необходимо указать цель командировки и ожидаемые расходы, такие как проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы по интересам организации. Работник должен также указать сумму денег, которую он ожидает получить в авансе.
Подотчетные суммы, выданные работнику, регулируются новыми правилами, и командировочные расходы должны быть подтверждены отчетом о затратах. Если работник потратил меньшую сумму, чем получил в авансе, обязательно вернуть непотраченные деньги по правилам организации.
Для заполнения заявления на выдачу денег под отчет можно использовать специальную форму, предоставленную организацией. Это поможет упорядочить процесс подотчета и обеспечить четкую финансовую отчетность.
Однако стоит отметить, что новые правила также предусматривают возможность компенсации личных расходов работника при выполнении служебных обязанностей. В таком случае работник может подать другое заявление на выдачу денег под отчет, указав цель и перечислить личные расходы.
Назначение авансового отчёта
Авансовый отчёт является важным инструментом для регулирования расходов, связанных с командировками и подотчетными суммами. Его назначение заключается в том, чтобы обеспечить прозрачность и контроль над использованием денежных средств, выдаваемых работникам организации для личных расходов по командировкам.
Согласно новым правилам, работникам выдают деньги на командировочные расходы в виде авансового отчёта, который они обязаны заполнить. Форма заполнения авансового отчёта регулируется официальными правилами и заявлением о командировке.
Авансовый отчёт позволяет работникам использовать выданные им деньги на личные нужды, связанные с командировкой. Однако, подотчетные расходы должны быть обязательно обоснованы и соответствовать правилам и условиям, установленным организацией.
Основное назначение авансового отчёта — это обеспечение компенсации расходов, понесенных работником во время командировки. Сумма авансового отчёта рассчитывается исходя из расчетов предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
Если работник потратил меньшую сумму, чем было выдано в авансовом отчёте, то он обязан вернуть неизрасходованную часть денег организации. В противном случае, если работник потратил больше, чем указано в отчёте, он должен самостоятельно возместить превышение.
Назначение авансового отчёта заключается в том, чтобы организация имела подотчетные расходы, которые могут быть прозрачно отслежены и контролированы. Это в интересах как организации, так и работников, чтобы подотчетные расходы соответствовали правилам и не превышали предельно допустимые суммы.
Подоходный налог для нарушителей — 26%
Ставка подоходного налога с физических лиц устанавливается в размере 26% вместо 20% в отношении доходов:
- исчисленных в соответствии с законодательством налоговым органом исходя из сумм превышения расходов над доходами;
- при установлении контролирующим органом факта неправомерного неудержания и неперечисления в бюджет подоходного налога с физических лиц налоговым агентом;
- при установлении контролирующим органом факта регистрации в СККС суммы дохода в виде выигрыша (возвращенных несыгравших ставок) на физическое лицо, которому фактически выплата (перевод, перечисление) выигрыша (возвращенных несыгравших ставок) не осуществлялась.
Изменение № 4 Нельзя выдавать зарплату и подотчет поврежденными деньгами
С 30 ноября введен запрет на выдачу денег банкнотами, которые имеют хотя бы одно повреждение из упомянутых:
- загрязнение поверхности лицевой и (или) оборотной сторон, приводящее к снижению яркости изображения на 8 процентов и более;
- постороннюю надпись (посторонние надписи), состоящую из двух и более знаков (символов);
- посторонний рисунок (посторонние рисунки), оттиск (оттиски) штампа;
- контрастное пятно (контрастные пятна) диаметром 5 мм и более;
- разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;
- сквозное отверстие (отверстия), прокол (проколы) диаметром 4 мм и более;
- нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой;
- утраченный угол (углы) площадью 32 мм2 и более;
- утраченный край (края), вследствие чего размеры банкноты по длине и (или) ширине уменьшились на 5 мм и более;
- частично утраченный красочный слой в результате потертости и (или) обесцвечивания.
Если такие деньги есть, их нужно обменять в банке.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Правила подотчета регулируют порядок компенсации расходов, понесенных работниками в интересах организации. Если сотруднику необходимо потратить личные деньги на хозяйственные нужды организации, он может запросить выплату авансового подотчетного бюджета. В случае согласия работодателя, на сумму авансового подотчета выдаются деньги лицами, ответственными за выдачу подотчетных сумм.
Получив авансовые средства, работник обязан эффективно и целево их потратить. В конце рабочего периода сотрудник представляет отчет о расходах, который подлежит проверке. Если все расходы были осуществлены в интересах организации и подтверждены соответствующими документами, работник подает заявление на компенсацию подотчетных расходов.
По новым правилам работник может предоставить отчет и документы о расходах в виде электронного файла, что значительно упрощает процедуру подачи заявления. Компенсация подотчетных сумм может осуществляться путем перечисления денег на личную карту сотрудника или через выдачу наличных хозяйственных расчетов.
Кто попадает под новые правила подотчета в 2024 году?
С 30.11.2020 года изменились правила выдачи денег в подотчет и с нового года все подотчетные лица будут работать по новым правилам. Подотчетному можно выдать средства на определенные нужды, например, на командировочные расходы.
Под подотчетными лицами понимаются работники организации, получившие деньги на нужды компании и обязанные перечислить их на счет, либо использовать по ощущению, но с правильным составлением отчета по алгоритму.
Если подотчетный потратил все средства и нуждается в дополнительных, он может обратиться в бухгалтерию организации. Контроль за выдачей средств находится на хозяйственном учете и все расходы проверяются подробно, чтобы исключить ошибки и несоответствия правилам.
Изменения в правилах подотчета с 2024 года
С 2024 года вступают в силу новые правила подотчета, которые повлияют на порядок их составления и предоставления. Эти изменения были внесены с целью облегчить процедуру подотчетности, сделать ее более прозрачной и удобной для всех участников.
Одной из главных новаций является переход к электронной форме подотчетных документов. Теперь все отчеты и документы должны быть представлены в электронном виде. Это позволит сократить бумажную работу, минимизировать вероятность ошибок при заполнении и ускорить процесс их обработки и проверки.
Также с 2024 года будет введено новое требование по обязательному указанию причины и цели совершения каждой потраченной суммы. Это позволит более точно контролировать расходы и их соответствие установленным нормам и правилам. Кроме того, будет введен лимит на сумму подотчетных расходов для каждого сотрудника, что также способствует контролю за использованием средств.
Для удобства составления и предоставления отчетных документов будет создан специальный онлайн-сервис, где сотрудники смогут быстро и легко заполнить необходимые поля и загрузить сканы необходимых документов. Такой подход позволит сделать процесс подотчетности более эффективным и удобным для всех участников.
Какие изменения ждут подотчетников в 2024 году?
В 2024 году подотчетники ожидают ряд изменений в отношении принятия и использования кассовых чеков. Помимо уже существующих правил, вводятся новые требования, которые могут повлиять на процесс работы и учета расходов:
- Введение электронных чеков. С 1 января 2024 года подотчетники обязаны принимать электронные чеки вместо бумажных. Для этого необходимо иметь соответствующее оборудование и программное обеспечение.
- Обязательное использование онлайн-касс. С 1 января 2024 года все подотчетники обязаны работать с онлайн-кассами. Они будут подключены к единой государственной системе, которая позволит контролировать и регистрировать каждую операцию.
- Строгие сроки передачи отчетности. В 2024 году установлены новые сроки для подачи отчетности о принятых кассовых чеках. Теперь подотчетники обязаны предоставлять отчетность в течение 10 рабочих дней с момента окончания отчетного периода.
- Увеличение штрафов за нарушения. За несоблюдение требований по принятию и использованию кассовых чеков будут предусмотрены более высокие штрафы. Они будут зависеть от степени нарушения и могут значительно повлиять на финансовое состояние подотчетников.
Все эти изменения призваны обеспечить более прозрачную и эффективную систему учета расходов и борьбу с необоснованным использованием бюджетных средств.
Разновидности кассовых чеков, допустимых к принятию:
Прием кассовых чеков ведется исключительно на официальных бланках, отпечатанных в специальной типографии и содержащих необходимую информацию о сделке. В соответствии с действующим законодательством, подотчетник может принимать следующие разновидности кассовых чеков:
- Простой кассовый чек – это самый распространенный тип кассового чека, содержащий информацию о сумме платежа, наименовании товара или услуги, а также дате и времени совершения операции.
- Электронный кассовый чек – это кассовый чек, сформированный исключительно в электронной форме и содержащий такую же информацию, как и простой кассовый чек. Электронные кассовые чеки на основе электронной кассовой системы являются основной формой кассовых чеков в современном мире.
- Банковский чек – это кассовый чек, выдаваемый банком и содержащий информацию о сумме платежа и банковских реквизитах. Банковские чеки широко используются при безналичных расчетах между предприятиями.
- Чек-ордер – это особый тип кассового чека, используемый при переводе денег между различными счетами компании. Чек-ордер содержит информацию о сумме, а также о счетах, с которых и на которые происходит перевод денег.
Важно помнить, что подотчетник может принимать только оригиналы кассовых чеков, не допускается принятие копий, сканов или факсимиле.
Особенности нового законодательства по приему кассовых чеков:
С 1 января 2024 года вступили в силу новые правила относительно приема кассовых чеков у подотчетных лиц. В соответствии с актуальными требованиями законодательства, подотчетники могут принимать только кассовые чеки, которые отвечают определенным критериям:
- Чек должен быть выдан на компетентное лицо или организацию, указанную в договоре подотчета.
- Данные на чеке должны быть четко и надежно зафиксированы, не должно быть исправлений или некорректных данных.
- Чек должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством (название организации, адрес, ИНН, дата, сумма платежа и другие).
- Чек должен быть размещен в специально отведенном месте, где он может быть безопасно хранен и проверен.
- Кассовый чек должен быть периодически проверяемым документом в компьютерной системе, указанной в договоре подотчета.
- Чек должен быть возможно проверен на подлинность с помощью специального оборудования или программного обеспечения.
Нарушение данных основных требований может привести к отказу в приеме кассового чека и к нарушению правил финансового мониторинга. Для корректного учета и выполнения законодательных требований, рекомендуется внимательно изучить условия нового законодательства и ознакомиться с соответствующими регламентирующими документами.