Как надо писать объяснительные

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как надо писать объяснительные». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — официальная бумага, нужная для того, чтобы сотрудник доложил начальнику причины различных ситуаций на рабочем месте. Такими ситуациями могут быть прогулы, опоздания, потери особо важных документов и так далее. Ещё часто объяснительные записки требуются, когда были просрочены сдачи отчетов, не предоставлена требуемая информация и часто есть прогулы. Объяснительная записка нужна для руководства, чтобы понять истинные причины и виновников. Поэтому особенно важно грамотно и правильно составлять ее для избегания или смягчения ответственности.

Отказ писать объяснительную записку приравнивается к тому, что сотрудник признаёт свою вину и карается дисциплинарным взыванием или же увольнением.

1. Проснулся и увидел, что на моей подушке сидит редкого вида птица, и я не мог ее напугать.
2. Мой собака проглотила мои ключи от машины.
3. Я встретил инопланетян и они предложили мне прокатиться на их космическом корабле.
4. Мой парикмахер неправильно подстриг меня, и мне пришлось прятаться от публики.
5. Мой кошелек залез в микроволновку и я провел весь день, пытаясь его оттуда вытащить.
6. Я нашел тайный портал в Нарнию в своем шкафу.
7. Все мои носки исчезли во время стирки, и я не мог выйти из дома без них.
8. Мой завтрак отказался готовиться.
9. Я запутался в моих шторах и не мог выбраться.
10. У меня закончился шампунь, и я провел все утро, пытаясь найти подходящую замену.
11. Мой пылесос засосал мои ботинки.
12. Моя змея-питон съела мой будильник.
13. Я заблудился в собственной квартире после перестановки мебели.
14. Я проснулся и обнаружил, что все мои двери и окна покрыты пенопластом.
15. Я ошибся и поставил будильник на 7 вечера вместо 7 утра.
16. Мой кофе не был достаточно сильным, чтобы разбудить меня.
17. Я попытался перекрасить своего кота и это заняло больше времени, чем я ожидал.
18. Я вообще забыл, где я работаю.
19. Я застрял в лифте… у себя дома.
20. Мой телевизор застрял на канале с йогой, и я решил попробовать упражнения.
21. Моя золотая рыбка ушла в отпуск без меня, и я был слишком подавлен, чтобы идти на работу.
22. Моя машина решила принять душ под дождем и отказалась заводиться.
23. Я забыл, как выглядят свои коллеги, и боялся идти на работу.
24. Мой карандаш ушел в страйк и отказывался писать.
25. Мои домашние растения начали со мной разговаривать, и я не мог их проигнорировать.
26. Мои джинсы решили сделать день без штанов.
27. Я случайно заблокировал себя на балконе.
28. Мои зубы отказались чиститься.
29. Я попал в пробку… в своей ванной комнате.
30. Мой завтрак решил сделать день без яиц, и я был слишком расстроен, чтобы идти на работу.

Образцы объяснительных записок

Как именно писать объяснительную, зависит от того, что произошло и какие требования по её написанию есть в организации. Объём текста в записке не ограничивается, но не следует делать его слишком большим.

Например, если вы опоздали, можно просто написать в теле записки:

Я, Иванов Иван Иванович, опоздал на работу 27.04.2022 на 15 минут в связи с тем, что попал в пробку и не мог повлиять на ситуацию. Из дома вышел заранее, с запасом времени.

Когда задержка связана с посещением врача, можно написать так:

Я, Дубровская Анна Александровна, была вынуждена опоздать на работу 21.03.2023 из-за посещения врача. Согласно его назначениям, мне необходимо было экстренно сдать анализы, это заняло дополнительное время. Ксерокопию назначения врача прилагаю.

Вообще, если есть документы, которые могут обелить вашу репутацию перед начальником, лучше приложить их фото или ксерокопии к объяснительной. Заверять где-либо такие документы необязательно.

Если вы вынужденно задержались, будучи в здании своего офиса, это также нужно отметить:

15 апреля 2023 года я пришёл на работу вовремя, но застрял с другими сотрудниками бизнес-центра в лифте, где провёл 1 час 15 минут — до 10:15 (мск). Подтвердить данный факт может управляющая компания бизнес-центра.

Если непоявление на важных переговорах связано с другой задачей от вашего руководителя, необходимо указать это в записке:

10 июня 2022 года я не смог присутствовать в 9 утра на переговорах с ООО «Консалт-Резалт», так как по поручению моего руководителя, Петрова Ивана Петровича, находился на деловой встрече с другим партнёром — ООО «СимДимСин». Факт встречи может подтвердить представитель партнёра — Лобашёв Иван Семёнович.

Кстати, в последнем случае есть смысл просить руководителя заранее писать о встрече вам на электронную почту. Это поможет иметь на руках неоспоримое доказательство поставленной начальником задачи, что важно в случае наложения нескольких задач друг на друга по времени.

Если проступок более существенный, следует рассказать в объяснительной записке о нём как можно подробнее, но опираясь только на факты. При этом факты желательно подбирать те, которые можно подтвердить — записью с камеры наблюдения в лифте или на парковке, свидетельствами очевидцев, полученными обычными или электронными письмами либо другим образом.

Затребование письменных объяснений

Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.

Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.

От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).

Объяснительная составлена. Что делать дальше?

Работодатель, получив объяснительную записку, проставляет на ней регистрационный входящий номер документа и – в обязательном порядке – дату приема.

Согласно ст. 193 ТК РФ, на которую мы ссылались вначале, у работника есть 2 рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Если по истечении этого времени объяснения работником не предоставлены, работодатель вправе составить об этом соответствующий акт. Чтобы подстраховаться от неправомерных действий со стороны работодателя, работнику лучше зарегистрировать свою объяснительную записку в канцелярии или у секретаря с проставлением на документе соответствующей отметки, после чего забрать себе копию объяснительной с этой отметкой. Другой вариант: работник может написать объяснительную в 2 экземплярах, и один из них, после проставления отметки о приеме, оставить у себя. Тогда никто не сможет сказать, что работник не предоставил письменные объяснения в установленный законом срок.

Назначить работнику дисциплинарное взыскание имеет право только его работодатель (как правило, в лице генерального директора). Свое решение он оформляет в виде резолюции. Если руководитель принимает решение наказать провинившегося, то на основании такой резолюции оформляются последующие документы (например, приказ об увольнении и т.д.).

Отказ от объяснительной

Трудовым кодексом РФ предусмотрен отказ работника от написания разъяснительной записки, поэтому требование объяснительной с работника незаконно. Если работник отказывается писать записку, работодатель создает комиссию от трех человек, которые составляют соответствующий акт. Сотрудник этот акт изучает и подписывает. А если отказывается от подписания и этого документа, то члены комиссии также описывают эту ситуацию в акте.

По опыту, отказ от написания пояснительной записки воспринимается работодателями негативно и часто ведет к дальнейшему продолжению конфликта. Поэтому, если сотрудник хочет и дальше работать в компании, советуем все же написать объяснительную. Даже если работник виноват и нет оправдывающих сотрудника обстоятельств, бывает достаточно извиниться за проступок и пообещать руководителю не повторять подобных действий, чтобы работодатель смягчился и заменил выговор или замечание на устное предупреждение.

Как правильно начать, закончить объяснительную записку, что написать в пояснении: правила написания объяснительных записок, инструкция по написанию

Строгих правил оформления объяснительной не существует, форма документа относительно свободная. Но существует несколько условий, которые нужно соблюсти при написании:

• Сверху в правом углу обозначают, кому и от кого предназначена записка (с указанием ФИО, должностей и названия предприятия).
• Посередине строки: «Объяснительная».
• Далее, с абзаца, сам текст в свободной форме с указанием точного времени, даты и обстоятельств происшествия (от первого лица).
• После текста объяснительной работник вправе разместить приложения, в которых кратко собраны факты, подтверждающие его невиновность.
• Ниже, начиная с левого угла: должность работника, далее – подпись и расшифровка.
• Последней, в левом углу, ставится дата – день, когда составляется объяснительная.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная записка – это документ, с указанием причины, по которой человек совершил или не совершил определенное действие. Чаще объяснительная используется на предприятиях, где работники обязаны соблюдать установленную трудовую дисциплину. При нарушении обязательств (невыполнение поставленных задач, опоздание на работу и т.д.) необходимо написать на имя руководителя записку, в которой описывается причина нарушения.

Работники обязаны следовать требованиям Трудового Кодекса РФ, а также локальным нормативным актам. Обязанности сотрудников содержит и трудовой договор, который подписывается гражданином РФ при зачислении в штат работников предприятия. При невыполнении требований, а также в случае нарушения трудовой дисциплины, человек привлекается к дисциплинарной ответственности. Дисциплинарные взыскания бывают двух видов:

• замечание;

• выговор.

При серьезном нарушении, человека увольняют с указанием соответствующих оснований. Виды дисциплинарных взысканий установлены Трудовым кодексом РФ, статьей 192.

Для расследования проблемы, возникшей в трудовых условиях, обязательно составляется объяснительная записка. Работник мог нарушить правила вследствие не предоставления руководителем необходимого оборудования, а также вследствие собственной халатности. Для определения истинной причины необходимо составить объяснительную.

Оформление документа осуществляется не только на предприятии, где человек работает согласно Трудовому договору. Существуют несколько разновидностей объяснительных записок:

• документ, составление которого осуществляется при выявлении факта нарушения;

• документ, в котором разъясняются причины не выполнения требований (это может быть как опоздание на работу, так и в школу);

• документ, составленный в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (составляется родителями для объяснения причины отсутствия ребенка в школе и т.д.).

Вне зависимости от ситуации, формат составления объяснительной записки одинаковый. Главная задача составителя – предоставление подробных фактов в хронологическом порядке. Обязательно требуется обоснование мотивов или причин совершения определенных действий.

Согласно законодательству Российской Федерации, потребовать предоставление объяснительной записки может только руководитель (уполномоченное лицо) у работника предприятия. Составление документа позволяет разобраться в возникшей ситуации. Примечательно, что работник имеет право отказаться от написания объяснительной записки. Особенно в том случае, если вина человека будет подтверждена прямо или косвенно. При отказе работнику ничего не будет. Почему так? Давать свидетельства против себя никто не согласится. Наконец, работник имеет право отказаться на законных основаниях, опираясь на Трудовой кодекс Российской Федерации. Но в некоторых ситуациях, составить объяснительную записку рекомендуется. Особенно, если невозможно избежать увольнения. При отказе в данной ситуации, предприятием составляется соответствующий акт. Наконец, сам работник подвергается дисциплинарному наказанию.

Согласно законодательству РФ, объяснительная записка хранится 3 года на всех предприятиях.

Составление объяснительной записки требуется в определенных случаях, к их числу относят:

• Недобросовестное исполнение возложенных обязательств. В данную категорию входит срыв сроков предоставления отчетных документов, не выполнение работ, а также нарушение, которое повлекло за собой негативные последствия для сотрудников и самого предприятия.

• Совершение ошибки без злого умысла (случайность). Это может быть неверное указание адресата для передачи посылки, неправильное выполнение заказа и т.д.

• Нарушение трудовой дисциплины. Это может быть отсутствие на работе в установленные часы, без уважительной причины, а также не соблюдение внутренних инструкций предприятия.

Вне зависимости от причины написания, составлять разъяснение необходимо деликатно. В объяснительной записке указываются веские причины для оправдания или снижения наказания.

Составление документа требуется муниципальным служащим, работникам торговой сферы и других направлений.

Трудовым кодексом РФ установлены сроки написания объяснительной записки. Согласно статье 193 представить разъяснение необходимо в течение 2-х рабочих дней. При нарушении сроков составляется дисциплинарное взыскание. Руководство вправе использовать любые меры наказания, включая замечание, выговор или увольнение.

Чем грозит объяснительная записка?

Писать объяснительную записку необязательно. Но при серьезном нарушении, руководитель можно привлечь сотрудника к дисциплинарному взысканию, вплоть до увольнения с работы. Письменное объяснение, в котором указаны факты и причины нарушения, может смягчить наказание.

Письменное разъяснение это и есть объяснительная записка. Вне зависимости от сферы деятельности, она связана с наказанием. Если речь идет об отсутствии на работе в рабочие часы, на сотрудника накладывается штраф. А в случае со школой, максимальная мера наказания – это вызов родителей в стены школы.

Необходимо понимать для каких целей составляется объяснительная записка, и отталкиваясь от этого судить о возможных последствиях.

Согласно законодательству РФ, составить разъяснение необходимо в течение 2-х суток. При отсутствии документа, руководитель может взимать дисциплинарное взыскание. Отказаться от написания можно, санкций за этот процесс не накладывается. При этом уполномоченное лицо может сделать замечание или выговор. В любом случае виновный понесет наказание, процедура оформления акта немного усложнится.

Эксперты не рекомендуют составлять объяснительную записку под диктовку или по грозному требованию. Для начала необходимо тщательно разобраться в вопросе. При возникновении спорной ситуации, писать объяснение сразу не рекомендуется. Действовать необходимо по ситуации:

• Если сотрудник не виновен, и он может представить факты невиновности, то письменное объяснение уместно. Документ обязательно подкрепляется доказательствами. Примечательно, что при 100% невиновности, написание объяснительной записки рекомендовано. Это действие позволит избежать наказания «ни за что». Часто руководители пытаются скрыть собственную оплошность и переложить ответственность на работника. Этот момент необходимо пресекать.

• Если сотрудник действительно виновен, и оправдать себя не получится, писать или не писать объяснение, не имеет значения. В любом случае будет составлен соответствующий акт, и виновник процесса понесет наказание в зависимости от тяжести ущерба.

Объяснительная записка опасна только в том случае, если ее принудительно заставляют написать. Особенно под диктовку. Это может привести к ложным обвинениям.

Форма объяснительной: насколько она важна

Объяснительная записка — это документ, который может меня спасти от множества недоразумений. Но насколько важно знать, как правильно ее написать?

Форма объяснительной носит социально-юридическую сущность. Она может помочь мне избежать нежелательных последствий в разных сферах жизни: учебе, работе, военной службе и т.д. Не всегда есть возможность обсудить ситуацию устно, поэтому объяснительная записка может стать надежным инструментом для передачи информации.

Важно знать, что в форме объяснительной есть определенная структура и требования к оформлению. Такая записка должна быть подписана, и прежде чем ее написать, я должен тщательно продумывать свои аргументы и формулировать их четко и ясно.

Примерами ситуаций, когда необходима объяснительная записка, может быть опоздание на работу, обнаружение записок во время контрольной работы, работник армии, обнаруживший потерю фотографии военнослужащего, и многие другие. В таких случаях четкое и правильное объяснение в форме записки поможет мне дать понять, что произошло и избежать недопонимания со стороны командования или других людей.

Объяснительная записка может быть различных типов и иметь разные формы. В законе есть инструкция по письменному и устному объяснению, а также примеры записок. Важно правильно оформить объяснение и использовать соответствующие фразы и формулировки в своей записке.

В зависимости от ситуации, форма объяснительной может иметь разную важность. Например, для военнослужащего она является неотъемлемой частью служебной документации, а для работника она может стать решающим фактором при принятии решения о нарушении рабочего режима. В обоих случаях правильно оформленная объяснительная записка может спасти меня от серьезных последствий.

Осознавая, что форма объяснительной записки так важна, я понимаю, насколько важно знать, как ее правильно написать. Использование грамотных фраз, соответствующей структуры и ясного изложения своих мыслей поможет мне донести информацию и избежать неприятностей.

Проверяй проверяющего

Другой, не менее частый вариант — проверки и ревизии. По их итогам составляется акт с перечислением всех выявленных нарушений и несоответствий. Такой акт обязательно должен содержать ссылку на нарушенный вам пункт инструкции.

Бывает, что проверяющие копируют форму акта из предыдущих проверок (нарушения, как правило, однотипные), не удосужившись проверить актуальность законов и инструкций. В этом случае возможны ссылки на уже отмененные положения.

Как правильно написать объяснительную в этом случае? В собственных интересах вам следует сопоставить вменяемые вам нарушения с пунктами должностной инструкции. В отдельных случаях может выйти, что нарушения как такового не было. Укажите это в оправдательном документе. Если же акты составлены не по форме или не содержат ссылок на нормативные положения, доказать нарушение будет сложно, если вообще возможно.

Если у вас бытовая травма

Не всякая объяснительная связана с провинностью. Порой она бывает необходима при независящих от вас обстоятельствах. Например, в случае бытовой травмы. Если вас угораздило травмироваться, что зафиксировано больничным листом, на работе придется в письменном виде подробно описать обстоятельства произошедшего. Это требуется для оплаты вашего листка нетрудоспособности.

В данном случае в комиссию по социальному страхованию организации пострадавшим предоставляется объяснительная по травме. Образец ее можно взять у председателя упомянутой комиссии. Записка должна содержать описание несчастного случая с указанием медицинского учреждения, выдавшего лист нетрудоспособности и срока действия последнего.

По состоянию здоровья, (бытовая травма)

Начальнику автоколонны №23

Иванькову Г.Н.

от механика Сапармуратова Салыма Эльдар-оглы

Объяснительная записка

18 сентября 2023 г. я, находясь у себя дома, помогал жене с генеральной уборкой квартиры. Убирая вещи на антресоль, я случайно пошатнулся и уронил тяжелую коробку с вещами себе на голову. От удара потерял сознание и упал на пол с табуретки.

Жена вызвала скорую помощь, которая зафиксировала у меня сотрясение головного мозга и легкие ушибы. Была предложена госпитализация, но я от нее отказался.

Из-за плохого самочувствия и по указанию врача скорой помощи я соблюдал, в течение следующих двух суток – постельный режим и полный покой, поэтому на работу в ночную смену 18.09.23 г. выйти никак не мог.

На 22.09.23 г. у меня назначен прием у участкового терапевта по поводу бытовой травмы.

20.09.23 г. Сапармуратов С.Э.

Пояснительная о неявке на экзамен

Декану факультета политологии

ИУВО им. Александрова

Сергиенко Н.В.

от студента 4 курса гр. 46

Потапова Леонида Антоновича

Объяснительная записка

Я, Потапов Л.А. не явился 18.01.22 г. на экзамен по политическому анализу, т.к. уехал на время подготовки к экзамену на дачу к однокурснику Соловьеву А.И. в деревне Апанасовка и не смог вернуться к моменту начала экзамена. Это произошло из-за перекрытого автомобильного движения ввиду сильных снежных заносов. 16-17 января сильно испортились погодные условия, но я рассчитывал, что дорогу успеют расчистить, поверив словам местных жителей. Но к вечеру 17-го января дорога так и осталась непроезжей, и по этой причине мне не удалось утром 18-го попасть на экзамен.

Когда я приехал, было уже 15-30 и экзамен закончился, а преподаватель ушел.

Обязуюсь сдать экзамен, как только мне будет назначено время.

Потапов Л.А. 20.01.22 г.

Похожие записи:

• Пособия для беженцев из Украины в РФ
• Универсальное детское пособие с 2023
• Как вернуть деньги за товар, купленный в интернете ?!