Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить 6‑НДФЛ в 2022 году и когда сдавать в ФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.
Приложение (бывшая справка 2-НДФЛ)
Приложение к форме 6-НДФЛ содержит сведения о доходах и суммах налога физических лиц за год. Заполняется оно в отношении каждого человека отдельно и заменяет справку 2-НДФЛ.
Прежде всего нужно указать уникальный порядковый номер справки и номер корректировки «00», если она не производится. Если подаётся корректировка, указывается номер первичной справки и номер корректировки «01», «02» и т.д. Если нужно аннулировать ранее поданные данные, указывается номер корректировки «99».
Далее в справке идут четыре раздела и Приложение. Рассмотрим их заполнение.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Если внести исправление раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.
Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:
- указывается номер корректировки — «001» для первой, «002» для второй и так далее
- в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные
- остальные поля заполняются так же, как в первичном расчёте
Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО. В этом случае нужно подавать 2 расчёта:
- В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000». Все прочие данные перенести из прежней формы.
- Во втором расчёте указывается номер корректировки «001», а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные.
Зарплата за март, выплаченная в апреле в 6-НДФЛ
В расчете за I квартал покажите:
- в поле 110 и 112 разд. 2 – сумму начисленной за март зарплаты;
- в поле 130 разд. 2 – сумму предоставленных в марте вычетов по НДФЛ;
- в поле 140 разд. 2 – сумму НДФЛ, исчисленного с зарплаты за март.
В прочие показатели расчета за I квартал зарплата за март и начисленный с нее НДФЛ не включаются. В том числе НДФЛ, который на отчетную дату (31 марта) не удержан с мартовской зарплаты, не нужно включать в показатель поля 170 разд. 2.
Зарплата, выплаченная в последний рабочий день декабря в 6-НДФЛ.
Отражайте следующим образом
В расчете за I квартал года в разд. 1 укажите:
- в поле 020 – общую сумму удержанного налога, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, в том числе удержанного с зарплаты за декабрь;
- в поле 021 – первый рабочий день января следующего года;
- в поле 022 – сумму НДФЛ, удержанного с зарплаты за декабрь.
Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является день его выплаты. Поэтому в расчете 6-НДФЛ отражают только выплаченное пособие. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период.
Как правило, сведения об оплаченном больничном и налоге, удержанном с него и перечисленном в бюджет, отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором оплачен больничный.
Исключение составляет ситуация, когда больничный оплачен в последнем месяце отчетного периода и последний день этого месяца – выходной (нерабочий) день. В данном случае уплатить налог в бюджет необходимо не позднее первого рабочего дня следующего отчетного периода. Сведения о пособии и удержанном из него НДФЛ нужно отразить:
- в разд. 2 расчета за тот отчетный период, в котором оплачен больничный;
- в разд. 1 расчета за следующий отчетный период;
- в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).
В разд. 1 нужно отразить (п. п. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного;
- в поле 021 – последний день месяца, в котором оплачен больничный. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
- в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с больничного) НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
В разд. 2 следует:
- в поле 110 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- в поле 112 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
- в поле 120 указать общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде пособия;
- в поле 140 отразить НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с больничного;
- в поле 160 отразить общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с больничного.
При отражении больничных в расчете руководствуйтесь общими правилами заполнения расчета.
Выплаты при увольнении в 6-НДФЛ
Выходные пособия в пределах необлагаемых размеров в расчете 6-НДФЛ не отражаются.
Выплаты при увольнении свыше необлагаемых пределов (например, выходное пособие) отражаются в расчете 6-НДФЛ в сумме такого превышения. А выплачиваемые при увольнении зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются в расчете 6-НДФЛ в полном размере.
Датой фактического получения дохода для оплаты труда является последний рабочий день сотрудника, для других выплат (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие сверх норматива и т.д.) – дата выплаты. В большинстве случаев эти даты совпадают, поскольку по общему правилу работодатель производит расчет с работником в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).
В разд. 1 нужно отразить:
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении;
- в поле 021 – рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
- в поле 022 – общую сумму удержанного НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021, в том числе сумму налога, удержанную с выплаты при увольнении.
В разд. 2 нужно отразить:
- в поле 110 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года, в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 112 – общую сумму доходов, начисленных по всем физлицам с начала года по трудовым договорам (контрактам), в том числе выплаты при увольнении;
- в поле 120 – общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе при увольнении;
- в поле 140 – сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года, в том числе с выплаты при увольнении;
- в поле 160 – общую сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая налог, удержанный с выплаты при увольнении.
Нулевой 6-НДФЛ за 3 квартал 2022 год
Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признан налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.
Однако, если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.
Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о том, что 6-НДФЛ предоставлена не будет. Это письмо составляется в произвольной форме.
Некоторые особенности отображения информации
Чтобы разобраться в нюансах заполнения отчета, рассмотрим ситуацию, как отразить в отчете зарплату за сентябрь. Согласно ст. 136 ТК РФ окончательный расчет с сотрудником по оплате труда должен быть произведен не позднее 15-го числа месяца, который следует за периодом начисления.
В нашем примере зарплата за сентябрь должна быть полностью выплачена до 15 октября (при этом учтем, что налог был перечислен на следующий день). В целях налогового учета, согласно п. 2 ст. 223 НК, датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена, т. е. в нашем примере 30 сентября.
Итак, факт начисления зарплаты в сентябре будет отражен в разделе 2 отчета за 9 месяцев, а вот в разделе 1 сведения о ней появятся только в следующем отчетном периоде — годовой отчетности.
Основные правила заполнения
Если выделить основные правила заполнения данной формы в отношении обобщенных показателей, то можно выделить следующие пункты:
- Титульный лист заполняется стандартно, как и для любого вида финансового документа (ФИО, ИНН, адрес регистрации и контактные данные);
- Раздел 2 включает в себя основные показатели деятельности за отчетный квартал, а также даты, когда был начислен доход и когда с него были перечислены налоги в бюджет.
- Раздел 1 включает в себя данные, которые заполняются нарастающим итогом, а именно:
- Изначально по каждому виду налоговой ставки указывается сумма с начала года — доход, с которого налог удерживается, а также непосредственного удержанная сумма;
- Данные показатели указываются полностью в сумме за всех сотрудников, которым был выплачен доход;
- В конце бланка указывается итоговая сумма, которая была удержана по всем видам налоговых ставок;
- Если имеет место только один вид налоговой ставки, то в итоговом блоке эти показатели просто дублируются.
Общие правила и рекомендации по заполнению и направлению 6-НДФЛ
В начале своей деятельности организация может ошибочно полагать, что формирование справок по форме 2-НДФЛ по каждому сотруднику избавляет их от необходимости составлять 6-НДФЛ. Но это не так. Вторая форма отчетности создается в целом по всему штату компании.
Справка 2-НДФЛ сдается в ИФНС, а также выдается «на руки» каждому сотруднику по требованию. 6-НДФЛ подается работодателем в налоговый орган ежеквартально с указанием подробного расчета суммы налоговых удержаний на доходы физических лиц.
Налоговый агент (работодатель) формирует отчет не только по трудоустроенным в штат работникам, но и по сотрудникам, связанным с компанией гражданско-правовым договором. Форма 6-НДФЛ предоставляется не только главной (головной) компанией, но и подразделениями и филиалами.
Отчет можно сдавать одним из двух способов в зависимости от условий:
- если штат компании менее 25 сотрудников, отчет можно направить в налоговую службу в бумажном формате;
- если в штате работает более 25 человек, то отчетность направляется в ФНС только в электронном виде.
Как заполнить Раздел 1 «Данные об обязательствах налогового агента»
В этом разделе нужно сгруппировать доходы за последние три месяца по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.
Так, в строке 020 указывается обобщенная сумма удержанного налога по всем работникам за последние три месяца, в строке 021 — дата, не позднее которой налог надо перечислить в бюджет, в строке 022 — обобщенная сумма удержанного налога к уплате. Строки 030-032 предусмотрены для сумм НДФЛ, которые вернули работникам.
Сумма в поле 020 должна быть равна сумме полей 022, которых должно быть столько же, сколько полей 021. Аналогичные правила предусмотрены для строк 030-032.
Порядок заполнения 6-НДФЛ с образцами и примерами
Если не уложиться в срок до 30 апреля, то за несвоевременное представление расчета 6-НДФЛ за 1 квартал налоговая инспекция может наложить штрафные санкции согласно п. 1.2 ст. 126 НК РФ. За каждый месяц просрочки, в том числе неполный, придется заплатить по 1 000 руб.
Оштрафовать могут и руководителя организации по ст. 15.6 КоАП РФ. Размер штрафа – от 300 до 500 руб.
Кроме этого, за несдачу 6-НДФЛ налоговики имеют право заблокировать расчетный счет юрлица или предпринимателя (п. 3.2 статьи 76 НК РФ). Счетом не позволят распоряжаться, пока расчет не будет представлен в ИФНС.
Подается расчет 6-НДФЛ всеми налоговыми агентами по окончанию каждого квартала. В 2021 году сроки такие:
- за I квартал — до 30 апреля 2021 года
- за полугодие — до 31 июля (2 августа) 2021 года
- за девять месяцев — до 31 октября (1 ноября) 2021 года
- за год — до 1 апреля 2022 года
Если крайняя дата приходится на выходной или праздник, подать расчет нужно не позднее следующего рабочего дня.
Налоговые агенты, подающие расчет в отношении 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать его в электронном виде по ТКС.
Все прочие могут выбирать форму (на бумаге или в электронном виде) на свое усмотрение.
Роль вычетов в исчислении НДФЛ и их виды
Процедура расчета НДФЛ предусматривает возможность применения вычетов по отношению к доходу, подлежащему налогообложению, что приводит к снижению величины налоговой базы (п. 3 ст. 210 НК РФ).
Существует несколько видов вычетов:
- стандартные (ст. 218 НК РФ), среди которых выделяются полагающиеся лицам с особыми заслугами перед государством и предоставляемые на детей;
- социальные (ст. 219 НК РФ), связанные с материальным вкладом человека в деятельность социально ориентированных юрлиц некоммерческой направленности, а также с расходами на лечение, обучение, оплату пенсионных взносов и добровольного страхования жизни;
- инвестиционные (ст. 219.1 НК РФ), относящиеся к денежным вложениям в финансовые операции, приносящие прибыль;
- имущественные (ст. 220 НК РФ), применяемые как к расходам на покупку (создание) имущества капитального характера, так и к доходам от его продажи;
- профессиональные (ст. 221 НК РФ), доступные индивидуально- и частнопрактикующим лицам.
Часть из них установлена в фиксированных величинах, другая зависит от размера сумм, зафиксированных в подтверждающих документах.
Все виды вычетов, кроме социальных (за исключением связанных с расходами на обучение и лечение) и имущественных, применяемых к доходам от продажи имущества, могут быть предоставлены по месту выплаты доходов. В отношении социальных вычетов на обучение и лечение, а также имущественных, связанных с расходами на покупку (создание) недвижимости, предварительно придется получить в налоговом органе уведомление на право их применения.
Важные нюансы в 6-НДФЛ
Одной из частых ошибок, допускаемых бухгалтерами, является прекращение подачи отчетности. Подобное ими решение обычно принимается на основе нормативных документов, в которых сказано, что передавать 6-НДФЛ при временном прекращении деятельности компании не обязательно. В действительности подобные действия считаются нарушением. Это относится к тем компаниям, деятельность которых длилась не менее 1 месяца, за который работающему сотруднику была перечислена оплата.
В этой ситуации бухгалтер компании обязан в течение года передавать данную форму налоговикам. Заполнение документов будет выглядеть таким образом:
- В первом разделе весь год будет заноситься доход и вычет налога за период, который был отработан сотрудником.
- Во втором разделе в каждой строке, где отображается сумма, необходимо будет занести цифру ноль. В строках, предназначенных для отображения дат, не надо отображать какие–либо данные.
Стоит также выделить и другие нюансы, связанные с расчетом количества работников:
- В ситуации, когда в течение года ранее уволенный человек был повторно принят на работу, его суммирование происходит лишь 1 раз. В каждом случае при осуществлении его повторного принятия на работу не надо осуществлять суммирование.
- Если в течение года произошла текучка работников (одни уволились, другие трудоустроились), то в документах следует отражать численность всех работников.
Обзор последних писем контролирующего органа с учетом самых распространенных ошибок в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ
Письмо Минфина РФ от 01.02.2017 № 03‑04‑06/5209. В этом письме сотрудники финансового ведомства заострили свое внимание на положениях ст. 136 ТК РФ, согласно которым дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Финансисты отметили, что такой порядок начисления и выплаты частей заработной платы никак не влияет на порядок удержания и перечисления в бюджет НДФЛ.
Итак, согласно п. 2 ст. 223 НК РФ датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом). Следовательно, суммы налога исчисляются налоговым агентом в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности. При этом согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговый агент обязан удержать исчисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
Таким образом, удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов налогоплательщика при их выплате по завершении месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности. Согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.
Письмо ФНС РФ от 13.03.2017 № БС-4-11/4440@. В этом письме речь идет об отражении выплаты пособий. В силу пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления его на счета налогоплательщика в банках либо (по его поручению) на счета третьих лиц. Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
К сведению:
По правилам п. 7 ст. 6.1 НК РФ в случае, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Пример 2
Сотруднику выплачено пособие по временной нетрудоспособности 26.09.2017, при этом срок перечисления НДФЛ с указанной выплаты в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 7 ст. 6.1 НК РФ наступает в другом периоде представления расчета – 02.10.2017. Как будет отображаться данное пособие в расчете по форме 6-НДФЛ?
Независимо от даты непосредственного перечисления налога в бюджет данная операция отражается в строках 020, 040, 070 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев, а в разд. 2 данного расчета суммы указанного пособия не приводятся.
Сумма пособия будет представлена в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 2017 год. Итак, рассматриваемая операция отражается следующим образом:
- по строке 100 указывается дата «26.09.2017»;
- по строке 110 приводится дата «30.09.2017»;
- по строке 120 фиксируется дата «02.10.2017» (с учетом положений п. 7 ст. 6.1 НК РФ);
- по строкам 130 и 140 отражаются соответствующие суммовые показатели.
Письмо ФНС РФ от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@. В данном письме речь идет об отражении отпускных, которые выплачены на границе отчетных периодов по НДФЛ. Разъяснения чиновников аналогичны разъяснениям, представленным в Письме от 13.03.2017 № БС-4-11/4440@: при выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925. В этом письме сотрудники контролирующего органа дали разъяснения о заполнении формы 6-НДФЛ в случае возврата физическому лицу НДФЛ. Итак, если организация в апреле 2017 года возвратила работнику сумму НДФЛ, удержанного с начала года, на основании уведомления о подтверждении права на имущественный налоговый вычет, данная операция подлежит отражению по строкам 030 и 090 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 года. При этом показатель строки 070 не уменьшается на сумму НДФЛ, подлежащую возврату на основании уведомления о подтверждении права на имущественный налоговый вычет.
Обратите внимание:
Представление уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал 2017 года в указанной ситуации не требуется.
Письмо ФНС РФ от 19.04.2017 № БС-4-11/7510@. В настоящем письме налоговики разъяснили порядок отражения в расчете 6-НДФЛ премий за производственные результаты. Сотрудники налогового ведомства обратили внимание на позицию ВС РФ, которая представлена в Определении от 16.04.2015 № 307-КГ15‑2718. В нем сказано, что датой фактического получения дохода в виде премий, являющихся составной частью оплаты труда и выплачиваемых в соответствии с трудовым договором и принятой в организаци�� системой оплаты труда на основании положений Трудового кодекса, в соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход согласно трудовому договору (контракту).
Таким образом, датой фактического получения дохода в виде премии, выплачиваемой сотрудникам организации в соответствии с трудовым договором за производственные результаты в ближайший день после утверждения приказа руководителя, установленный в организации для выплаты заработной платы, с учетом п. 2 ст. 223 НК РФ признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен данный доход.
Пример 3
Работнику был выплачен доход в виде премии за производственные результаты по итогам работы за май 2017 года на основании соответствующего приказа 06.05.2017. Как будет отражаться данная операция в расчете 6-НДФЛ?
Итак, данная операция будет отражена в расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 года следующим образом.
В разделе 1 будут приведены:
- по строкам 020, 040, 070 – соответствующие суммовые показатели;
- по строке 060 – количество физических лиц, получивших доход.
В разделе 2 будут указаны:
- по строке 100 – дата «31.05.2017»;
- по строке 110 – дата «06.05.2017»;
- по строке 120 – дата «07.05.2017»;
- по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.