Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм сокращения штата, образцы документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компания должна уведомить работников о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Именно поэтому первый этап должен начаться ранее, чем за два месяца до вступления в силу изменений в штатное расписание, в противном случае работодатель может не успеть провести мероприятия, указанные во 2-4 этапах.
Неувольняемые работники.
Третьим этапом будет определение работников, не подлежащих увольнению по инициативе работодателя.
Согласно ст. 261 Трудового кодекса РФ законом запрещено расторжение трудового договора по п. 2 части 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ (сокращение численности или штата работников) со следующими работниками:
- с беременной женщиной, при этом вне не зависимости от того, знал ли работодатель о беременности сотрудницы или нет – увольнение ее по сокращению штата будет признано незаконным.
- с женщиной, имеющей ребенка в возрасте до трех лет,
- с одинокой матерью, воспитывающей ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет или малолетнего ребенка – ребенка в возрасте до четырнадцати лет,
- с другим лицом, воспитывающим указанных детей (ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет или малолетнего ребенка – ребенка в возрасте до четырнадцати лет) без матери,
- с родителем (иным законным представителем ребенка), являющимся единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях.
Учет мнения профсоюза.
Восьмым этапом работодателю необходимо учесть мнение профсоюза на увольнение по сокращению штата только члена профсоюзной организации. Согласно ст. 373 Трудового кодекса РФ, при принятии решения о возможном расторжении трудового договора в соответствии с п. 2 ч. 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ с работником, являющимся членом профессионального союза, работодатель направляет в выборный орган соответствующей первичной профсоюзной организации проект приказа, а также копии документов, являющихся основанием для принятия указанного решения.
Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение семи рабочих дней со дня получения проекта приказа и копий документов рассматривает этот вопрос и направляет работодателю свое мотивированное мнение в письменной форме. Мнение, не представленное в семидневный срок, работодателем не учитывается.
В случае, если выборный орган первичной профсоюзной организации выразил несогласие с предполагаемым решением работодателя, он в течение трех рабочих дней проводит с работодателем или его представителем дополнительные консультации, результаты которых оформляются протоколом. При недостижении общего согласия по результатам консультаций работодатель по истечении десяти рабочих дней со дня направления в выборный орган первичной профсоюзной организации проекта приказа и копий документов имеет право принять окончательное решение, которое может быть обжаловано в соответствующую государственную инспекцию труда.
Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор не позднее одного месяца со дня получения мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. При этом в указанный период не засчитываются периоды временной нетрудоспособности работника, пребывания его в отпуске и другие периоды отсутствия работника, когда за ним сохраняется место работы (должность).
Об этом нужно сообщить сотруднику лично и под подпись не менее чем за два месяца до даты сокращения. Для занятых на сезонных работах этот срок составляет 7 дней, для трудоустроенных менее чем на два месяца — 3 дня. Впрочем, трудовой договор может быть расторгнут и раньше — с письменного согласия работника. Но вам придётся выплатить ему дополнительную компенсацию в размере среднего заработка.
Если сотрудник отказывается ставить подпись под уведомлением, вам нужно оповестить его о сокращении в присутствии двух свидетелей и составить акт об этом.
По закону, вы обязаны предложить попавшему под сокращение вакантные должности, которые ему могут подойти. Сделать это можно как в уведомлении, так и отдельными документами. Если он согласится, то его не увольняют, а переводят на другое место.
Как сделать запись об увольнении
Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата увольнения;
- в графе 3 делается запись об увольнении с указанием причины;
- в графе 4 дается ссылка на основание (приказ об увольнении).
Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать «уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:
- уволен по сокращению штата;
- уволен в связи с ликвидацией;
- уволен по собственному желанию;
- уволен в связи с неизбранием на должность и так далее.
Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.
Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.
Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.
Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:
- если на окончание трудовых взаимоотношений есть инициатива работника или работодателя, то имеет место расторжение договора;
- если такой инициативы нет, то есть трудовые отношения прекращаются из-за независящих от сторон обстоятельств, то идет речь о прекращении трудового договора (например, статьи 83, 79 ТК РФ).
При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:
- по соглашению сторон или по собственному желанию трудовой договор расторгается;
- если договор был срочным, то по истечении этого срока он прекращается.
Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.
Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.
Если же профсоюзный комитет находит доказательства для того, чтобы оставить данного сотрудника на работе, он должен предоставить необходимые документы работодателю и провести с ним консультации.
На выяснение этих вопросов и достижение компромисса выделяется срок до трех дней. Если общего мнения достичь не удалось, то далее документы передаются в суд, который решает данный спор.
Если одновременно с сокращением численности сотрудников открываются рабочие места с примерно одинаковыми квалификационными требованиями, то работнику, который подлежит увольнению, необходимо предложить данную должность. При этом должностные инструкции одного и второго рабочего места должны отличаться. Иначе при обращении сотрудника в суд процедура сокращения численности может быть признана фиктивной.
Как отмечалось в данной статье, работодатель несет ответственность за незаконное удержание у себя трудовой книжки. Не исключается вариант, когда недобросовестный работник получил все документы, но заявляет, что никаких бумаг ему не было передано.
Чтобы подстраховаться от таких моментов, введено правило о постановки подписи в личной карточке. Это может сделать сам сотрудник, его доверенное лицо.
Если книжка высылается почтой, то письмо должно быть заказным, с уведомлением и описью вложения. Вернувшееся уведомление будет выступать доказательством того, что сотрудник получил бумаги. Таким образом, к вопросу оформления записи в трудовой при сокращении нужно подходить очень внимательно. Процедура имеет ряд нюансов. Если их не учитывать, то могут появиться неприятности.
В каких случаях увольняют по сокращению? Основания по ТК РФ
Уже упоминалось, что законодательно не указаны случаи возможного сокращения работников. Это, кроме прочего, означает, что решение о таком сокращении работодатель вправе принять по собственной инициативе и, выполнив все юридические требования, остаться в рамках законности.
Возможно, это не самая приятная новость для работников, но на практике предприятия редко прибегают к сокращению штата / численности без особых причин, т.к. процессуально данная операция не так проста, а затраты на компенсации увеличат общие расходы, что вряд ли входит в бизнес-планы предприятия.
Данные положения подтверждены и судебной практикой. Прежде всего речь о п.10 постановления Пленума Верховного Суда РФ №2 от 17.03.2004 и Определении Конституционного Суда РФ №413-О-О от 15.07.2008.
В основном причины для сокращения таковы:
- банкротство;
- кризисные явления;
- переезд;
- оптимизация, включая повышение уровня механизации / роботизации;
- реорганизация;
- ликвидация.
В судебной практике есть не мало примеров, когда сокращенные работники обращались с иском, заявляя о необоснованности сокращения, т.е. уверяя, что без их увольнения можно было обойтись. Практически во всех таких делах – непосредственно или через кассацию – выиграли работодатели. Суд не разрешает вопросов о целесообразности сокращения – это, согласно закону, право предприятия.
Однако есть и примеры, когда суд вставал на сторону уволенных работников, но они связаны с тем, что сокращение либо проводилось с нарушением правил, либо носило фиктивный характер. По последнему яркий пример, когда работодатель «сокращал», например, продавцов, но вместо этого в штатном расписании появлялись менеджеры торгового зала или что-то аналогичное, т.е. по факту инструмент сокращения был использован для увольнения конкретных лиц, и взятия на их место других.
Когда документ выдается на руки?
Вопрос регулируется нормами, содержащимися в ст. 84.1 ТК РФ. По общему правилу, трудовая книжка при увольнении по сокращению или по любому другому основанию должна выдаваться в день расторжения трудового договора. Но могут иметь место ситуации, когда это невозможно. Например:
- Работник не явился за документом. Чтобы не быть привлеченным к ответственности, работодателю, сразу же, необходимо написать бывшему сотруднику письмо, в котором следует предложить два варианта решения проблемы.
- Первый: пригласить бывшего сотрудника в офис организации для получения документа.
- Второй: предложить сокращенному работнику дать согласие на отправление трудовой книжки почтой по указанному сотрудником адресу.
- Работодатель, по той или иной причине, не выдает документ, о котором идет речь.
- Во-первых, отметим, что так делать не стоит, потому что подобные действия являются незаконными, есть риск привлечения к ответственности.
- Во-вторых, в данном случае, сокращенный сотрудник должен направить бывшему работодателю заявление с просьбой выдать трудовую. Срок на выполнение этого законного требования составляет 3 дня.
Отметим, что сам работник имеет право выбора получения всех документов, выдаваемых при сокращении, в том числе, и трудовой книжки.
Образец записи в трудовой книжке об увольнении по сокращению штата 2021
Законодательство РФ предусматривает множество способов прекращения сотрудничества с работником. Сокращение является одним из законных оснований для расторжения трудовых правоотношений. В отличие от увольнения по собственному желанию на нанимателя возлагается определенный перечень обязательств, необходимых исполнению.
- лицам, имеющих на иждивении двух и более людей;
- если работник является единственным кормильцем в семье;
- в результате частичной утраты дееспособности, во время исполнения обязанностей по трудовому соглашению в рамках одного предприятия;
- участники ликвидации Чернобыльской АЭС, либо пострадавшие в результате катастрофы;
- сотрудники, которым вверена коммерческая или государственная тайна;
- супруги военнослужащих лиц.
Что нужно сделать для внесения записи в трудовую
Заполнение и выдача трудовой книжки является заключительным этапом процедуры сокращения, которая займет не менее двух месяцев. Чтобы соблюсти все требования закона, работодатель должен провести следующие мероприятия:
- определить перечень должностей и сотрудников, подлежащих сокращению – для этого используется новое штатное расписание, решение собственников предприятия;
- определить перечь граждан, которые не подлежат сокращению и могут быть переведены на другое рабочее место (беременные женщины, отдельные категории граждан с семейными обязательствами и т.д.);
- реализовать преимущественное право на сохранение работы, которое предоставлено отдельным категориям специалистов;
- подготовить и вручить письменные предупреждения каждому сотруднику – это нужно сделать не позднее двух месяцев до даты прекращения трудовых отношений.
Обратите внимание! По итогам указанных процедур работодатель должен составить приказ. Именно этот документ будет являться юридическим основанием для увольнения гражданина и заполнения его трудовой книжки.
Чтобы кадровая служба приступила к заполнению трудовой книжки, нужно правильно составить приказ. В этом документы нужно указать следующие сведения:
- дата и номер документа – приказ должен быть зарегистрирован в системе внутреннего документооборота;
- сведения о компании;
- личные данные сотрудника, его должность и структурное подразделение;
- основание для прекращения трудовых отношений – сокращение штата или численности;
- ссылка на п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, которая предусматривает увольнение по сокращению;
- отметка сотрудника об ознакомлении с приказом;
- подпись и расшифровка должности руководителя.
Правила выплаты компенсации за неиспользованный отпуск
При увольнении работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК). В вопросах исчисления, подсчета дней отпуска, которые работник заработал, определения периода, за который нужно выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск, применения правил определения этого периода нужно руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Если работник увольняется в течение первого рабочего года, применяются правила п. 28: «При увольнении работника, не использовавшего своего права на отпуск, ему выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск. При этом увольняемые по каким бы то ни было причинам работники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию».
Таким образом, если в первый рабочий год человек отработал 11 месяцев и решил уволиться, то ему положена компенсация за отпуск как за 28 календарных дней.
Как организовать этот процесс без потерь и нарушений?
Проводить сокращения на любом предприятии – это сложная и ответственная задача, требующая пристального внимания руководителя, кадровой службы, бухгалтерии. Следить нужно не только за соблюдением всех сроков, но и за оформлением необходимых документов — начиная с уведомления всех заинтересованных лиц и заканчивая записью в трудовых книжках. Чтобы решить вопрос с оптимизацией штатной численности на предприятии максимально быстро, а главное – без конфликтов и сложностей, стоит воспользоваться профессиональной помощью.
Компания «Проверка труда» предлагает своим клиентам полное правовое сопровождение сокращения штата. Эксперты подберут варианты сокращения работника, отвечающие задачам оптимизации предприятия, и возьмут на себя организацию процесса.
Техническое оформление
- Числа вписываются арабскими цифрами, дата должна вноситься только в цифровом формате, недопустимо вписывать словесное название месяца;
- Вносить сведения необходимо, используя шариковую, перьевую или гелевую ручки. Чернила – черного, синего, фиолетового цвета. В тексте не должно быть сокращений;
- Зачеркивания запрещены. Исправления могут быть внесены только с указанием, что сведения недействительны;
- При формулировке текста нужно опираться на формулировки статей ТК РФ или иных законодательных документов с указанием номера статьи, части, пункта или абзаца соответствующего законодательного документа;
- Внося сведения о завершении действия договора (основание — инициатива работодателя), необходимо сделать ссылку на соответствующий пункт ТК РФ (при сокращении штата — на пункт Правил);
- Если иное не указано законом, договором или коллективным соглашением, то дата прекращения сотрудничества и будет последним днем работы увольняемого подчиненного в организации.
Кого нельзя уволить по сокращению?
Сотрудники следующих категорий не могут быть уволены по сокращению в соответствии со статьей 261 Трудового Кодекса:
- Одинокие матери, которые растят ребёнка-инвалида, не достигшего 18 лет;
- Женщины, в семье которых растут дети, не достигшие возраста 3 года;
- Матери, которые воспитывают ребёнка до 14 лет, в одиночку, без помощи мужа;
- Сотрудник, который является родителем (законным представителем) ребёнка-инвалида до 18 лет, при условии, если этот только этот сотрудник приносит доход в семью, а его супруг не трудоустроен;
- Сотрудник, который является родителем/законным представителем ребенка младше трёх лет, при условии, если в его семье несколько малолетних детей, а другой их родитель не трудоустроен;
- Беременные женщины, документально подтвердившие своё положение.