Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как внести изменения в график отпусков: образец приказа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
График отпусков — обязательный документ на предприятии. Его заполняют в начале нового года либо в конце старого с учетом очередности периодов отдыха работников. Об этом говорится в ст. 123 ТК РФ. Можно использовать унифицированную форму Т-7, которую закрепил Госкомстат постановлением от 5 января 2004 г. №1. Также организация вправе применять форму, разработанную самостоятельно.
Причины для переноса отпуска
Основаниями для переноса отпуска могут быть следующие (ст. 124 ТК РФ):
- больничный лист сотрудника;
- принятие на работу сотрудников после издания графика отпусков;
- работник передумал идти в отпуск в зафиксированные в графике сроки;
- требование организации по причине каких-либо важных событий (проверки, производственная необходимость), но только с согласия самого работника;
- нарушение даты выплаты отпускных.
Форма для графика отпусков
Для заполнения графика используется форма Т-7, регламентированная Постановлением Госкомстата от 06.04.2001 г. № 26. При планировании отпусков информация вносится в графы 1-6.
В графе 6 ставится дата начала отпуска работников, в т.ч. тех, которые имеют право на отпуск в любое время.
Графы 7-9 не заполняются. Информация в них вносится вручную в течение года, когда сотрудники будут уходить в отпуск.
Рекомендуется добавить в форму дополнительную графу «С графиком ознакомлен» или же можно прикрепить к графику лист ознакомления в качестве приложения. По ст. 123 ТК каждый сотрудник извещается о времени начала отпуска не позже чем за 14 дней до его начала.
Пока график отпусков не утвержден, он — только проект. Когда руководитель и начальники подразделений и отдела кадров его подпишут, он передается в профсоюз (ст. 372 ТК). График подтверждается через выписку из протокола заседания профсоюзного комитета. Если в компании нет профсоюза, об этом делается отметка в строке согласования графика.
Работники ознакамливаются с утвержденным графиком отпусков под подпись. Сам документ:
- хранится в бухгалтерии и отделе кадров;
- вывешивается в удобном месте для ознакомления;
- высылается в структурные подразделения организации (копии).
Если работодатель предупредил сотрудника о начале отпуска позже, чем за две недели, работник имеет право подать заявление с требованием перенести отпуск на другой согласованный период. Заявление о предоставлении отпуска можно не подавать, если отдых используется по графику.
Ситуации, при которых сотрудник должен подать заявление на отпуск:
- он используется ранее полугода непрерывной работы в компании;
- он используется ранее полугода непрерывной работы по соглашению с работодателем;
- сотрудник относится к льготной категории, по которой вправе получить отпуск в удобное время.
Что сделать перед заполнением графика отпусков
Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:
- Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
- Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
- Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
- «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
- Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.
По каким основаниям можно переносить отдых
С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:
- важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
- переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
- внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
- внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
- срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
- болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).
Изменение графика отпусков по инициативе работника
График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.
Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие изменение графика отпусков по инициативе работника:
- Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (прошу перенести запланированный (дата) отпуск, прошу внести изменения в график отпусков — образец заявления обычно содержит эти или подобные фразы). Важно! В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо (см. ст. «Отпуск по графику — нужно ли в этом случае заявление?»).
- Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
- На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.
К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье «Обязательно ли составлять график на отпуск?».
Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).
Как внести изменения в график отпусков
В общем случае, при наступлении определенной ситуации, в форму Т-7 изменения должны быть внесены обязательно.
Изменения в график могут вноситься по разным причинам. Как бы то ни было, общим моментом является то, что для внесения изменений должен быть составлен приказ. Он заверяется руководителем организации, а все заинтересованные сотрудники знакомятся с ним под роспись. После этого изменения должны быть внесены и в личную карточку работника и в сам график отпусков.
При корректировке графика отпусков изменения должны вноситься в 7, 8 и 9 графы. В них указывается новая дата отпуска, причина по которой произошел перенос.
Отметим, что все изменения в график отпусков вносятся исключительно по согласованию с работником. Если работодатель не согласует с работником изменения, то работодателю грозит административная ответственность.
Изменения вносятся на основании заявления работника, служебной записки и, конечно же, приказа работодателя.
Внесение изменений в график отпусков при приеме нового работника
Однако, в Трудовом кодексе имеется еще одна интересная статья, касающаяся отпусков – 123 статья. В ней прописано, что работники должны уходить в отпуск по графику. Соответственно, изменения вносить все – таки придется. Ведь получается, что если сотрудника нет в графике отпусков, то и отдыхать он не будет. А такое положение дел является нарушением закона. Работодатель, конечно, может решать вопрос об уходе сотрудника в отпуск, но в большинстве случаев это касается не ежегодных отпусков.
Таким образом, с точки зрения Трудового кодекса такой вариант развития событий будет самым безопасным для работодателя.
Если новый работник добавлен в график отпусков, то в этом случае не возникает разногласий между работодателем и сотрудником, а также вопросов от контролирующих органов.
Причем нужно иметь в виду, что вносить изменения в график целесообразно в том случае, если работник поступил на работу в первом полугодии, так как его первый отпуск может наступить в текущем году. В противном случае не стоит терять на это время.
Как внести изменения в график отпусков
Работодатель определяет очередность предоставления ежегодных отпусков с помощью обязательного документа – графика отпусков. Согласно действующему законодательству (ст. 123 ТК РФ), данный документ должен быть составлен не позднее, чем за две недели до начала календарного года.
При составлении графика отпусков учитываются пожелания сотрудников о предполагаемом времени отдыха, а также мнение выборного профсоюзного органа.
Согласование графика отпусков с профсоюзом происходит согласно Статье 372 ТК РФ, которая устанавливает порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.
Обратите внимание
График отпусков составляется кадровой службой организации с использованием унифицированной формы №Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1, или собственной формы организации.
Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель не обязан предоставлять персонал график отпусков для ознакомления. Разработанный кадровой службой документ утверждается руководством компании с учетом мнения профсоюза и передается в кадровую службу. Однако работодатель обязан уведомить каждого сотрудника о наступлении отпуска не позднее чем за две недели.
Ошибки, касающиеся отпусков работников
При решении вопросов, связанных с отпусками, нередко возникают спорные и ошибочные ситуации. Рассмотрим некоторые из них.
- Иногда не все изменения согласованы с руководством. Следует помнить, что любое действие должно совершаться с согласия руководителя. Если действие было не согласовано, то оно будет незаконным
- Нельзя предоставить отпуск только по заявлению работника. После того, как получено заявление на отпуск, его должен утвердить руководитель компании. Это делается посредством издания соответствующего приказа
- Отпуск работнику должен предоставляться в соответствии с графиком отпусков. Нельзя просто так взять и уйти в отпуск или наоборот, продолжать работать. Все изменения фиксируются и вносятся в график
- Если отпуск делится на части, нужно соблюдать правильную продолжительность таких частей
- Очень часто работники не хотят идти в ежегодный отпуск. Здесь следует иметь в виду, что копить отпуска несколько лет нельзя, их нужно обязательно отгуливать
- Иногда происходит неверное начисление отпускных выплат. За этим нужно следить и не допускать подобных ошибок
Как видим, при устройстве на работу нового сотрудника вопрос с отпуском для него решается без особых проблем. Работодатель вправе выбрать один из трех путей развития ситуации. Все они не противоречат действующему законодательству и могут применяться в компаниях.
Смена запланированной даты отдыха
Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2021 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.
Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.
Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:
- подростков моложе 18 лет;
- совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
- сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.
См. также «Какие бывают отпуска».
Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:
- в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
- в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
- в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Срок составления графика отпусков на 2021 год
Работодатель должен утвердить график отпусков за 2 недели до наступления нового календарного года. Такие сроки установлены статьей 123 ТК РФ. В нынешнем году график отпусков нужно составить не позднее 16 декабря 2021 года. По мере необходимости можно вносить изменения в имеющийся график.
К примеру, у сотрудника возникли определённые обстоятельства, и он желает изменить дату начала отпуска. Сначала вы оформляете приказ о предоставлении отпуска и переносе его сроков, далее просто вносите эти изменения в график. Создавать новый приказ на утверждение графика ни к чему. Если вы не успели включить изменения в установленные сроки — ничего страшного, просто утвердите график задним числом. Самое главное — успеть всё сделать до проверки инспекторов, чтобы избежать штрафов.
График отпусков: правила составления
Для составления графика отпусков необходима информация о пожеланиях сотрудников. Её собирают руководители структурных подразделений согласно приказу директора.
Законодательно порядок получения этой информации не регулируется, однако, во избежание трудовых споров рекомендую вам собирать данные о планируемых датах отпуска в письменном виде от сотрудников.
Есть ещё один способ. Вы можете разослать бланк графика по электронной почте всем сотрудникам, они обозначат планируемые дни отпуска и отправят обратно ответным письмом. Такой способ не совсем подойдёт для крупных компаний в целом, но вполне может быть использован в структурных подразделениях. Ведь руководители подразделений наверняка лучше знают, когда и какого сотрудника можно отпустить в отпуск, чтобы были соблюдены интересы работодателя.
Обращаю ваше внимание, что спешить соглашаться на все пожелания сотрудников не нужно. В первую очередь определите, есть ли те, кто имеет привилегию отдохнуть в любое время.
В Трудовой кодекс в 2021 году была добавлена новая статья 262.2 (от 11.10.2018 № 360-ФЗ). Она предусматривает, что сотрудники, имеющие трёх и более детей до 12 лет, могут попросить отпуск в любое удобное для них время. Другими словами, многодетные матери и отцы могут уходить в отпуск тогда, когда им захочется. Это означает, что график отпусков в первую очередь должен быть заполнен сотрудниками, которые являются многодетным родителями, а уже потом остальным работникам.
Я составила для вас наглядную таблицу со списком работников, которые должны/не должны соблюдать график отпусков.
Почему меняется график отпусков?
Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).
Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Образец формы № Т-7 смотрите в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.
Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.
Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.
Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- Трудовой кодекс РФ
- Кодекс об административных правонарушениях
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.