Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязан ли работодатель выдавать расчётные листки сотрудникам?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не знаете, когда выдается расчетный листок по заработной плате? Он предоставляется сотруднику независимо от варианта выплаты зарплаты: по факту начисления и перечисления заработной платы на карту работника или в момент получения ежемесячного денежного вознаграждения сотрудником на руки. Расчетки получают как основные работники, так и служащие, работающие по договорам гражданско-правового характера, которым работодатель также выплачивает зарплату.
Когда выдавать расчетный листок
Документ выдается только в момент окончательного расчета, форму не нужно предоставлять в день авансирования в организации или при перечислении отпускных. При непосредственной передаче расчетки бухгалтер должен соблюдать принцип конфиденциальности.
Факт получения расчетного листка работником можно подтвердить следующими способами:
- разработать отрывную часть документа, в которой сотрудник будет подписываться под формой, удостоверяя тем самым факт получения;
- вести журнал учета выдачи и получения расчетных листов по зарплате.
Когда выдавать расчетный листок
Не знаете, когда выдается расчетный листок по заработной плате? Он предоставляется сотруднику независимо от варианта выплаты зарплаты: по факту начисления и перечисления заработной платы на карту работника или в момент получения ежемесячного денежного вознаграждения сотрудником на руки. Расчетки получают как основные работники, так и служащие, работающие по договорам гражданско-правового характера, которым работодатель также выплачивает зарплату.
Документ выдается только в момент окончательного расчета, форму не нужно предоставлять в день авансирования в организации или при перечислении отпускных. При непосредственной передаче расчетки бухгалтер должен соблюдать принцип конфиденциальности.
Факт получения расчетного листка работником можно подтвердить следующими способами:
- разработать отрывную часть документа, в которой сотрудник будет подписываться под формой, удостоверяя тем самым факт получения;
- вести журнал учета выдачи и получения расчетных листов по зарплате.
Зачем нужен журнал регистрации выдачи расчетных листков
Каждый работодатель обязан ежемесячно извещать сотрудников о размерах начисленной заработной платы, произведенных удержаниях и выплатах. Требование закреплено в ст. 136 ТК РФ. Чтобы упростить процесс информирования об особенностях и тонкостях, наниматель вправе утвердить произвольный бланк расчетного листка (далее — расчетка, квиток) и ежемесячно выдавать его работникам.
Квитки необходимо выдавать независимо от способа получения заработной платы, соблюдая установленные временные рамки — не позднее дня, в котором производилась выплата заработной платы.
За нарушение действующего законодательства контролирующие органы могут выписать штраф: на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей и на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Доказать факт своевременной и регулярной выдачи квитков без документального подтверждения сложно. Поэтому разработайте и утвердите образец журнала получения расчетных листков под роспись — это позволит избежать штрафных санкций от трудовой инспекции.
На основании чего составляется журнал
Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей. Вы можете скачать образец журнала учета выдачи расчетных листков ниже.
Утвердить документ нужно приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.
Журнал прошивается, при этом на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.
Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.
Форма расчетного листка
Действующим законодательством не предусмотрена ни обязательная, ни рекомендуемая форма расчетного листка. Следовательно, работодатель должен самостоятельно ее разработать на основании ст. 136 ТК РФ и утвердить с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка либо неполное или некорректное отражение в них всех необходимых сведений является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3, решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 № 7-271-2013-21-185-2014). А в случае совершения такого нарушения повторно — по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Кстати, отсутствие утвержденной формы расчетного лица в организации не поможет ей в решении судебных споров с работниками.
Судебная практика
Свернуть Показать
Суд примет в качестве доказательства вины работодателя любой расчетный листок, пусть и не утвержденный работодателем (апелляционное определение Забайкальского краевого суда от 25.06.2014 № 33-2498-2014).
Заверять расчетные листки подписью ответственного за их выдачу лица либо руководителя организации, а также печатью организации не требуется, так как такой обязанности не содержит действующее законодательство и расчетный лист не относится к документам, подлежащим заверению надлежащим образом. При этом такие действия не запрещены, и при желании либо по просьбе работника расчетные листки можно и заверить.
Судебная практика
Свернуть Показать
Суды тоже могут запросить заверенные расчетные листки, т.к. отсутствие печати не позволяет определить лицо, выдавшее соответствующий документ (апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 29.05.2014 № 33-5719/2014).
Расписка в получении документов
Расписка в получении документов составляется доверенным лицом в случаях, когда владелец важных бумаг доверяет их во временное пользование или на период хранения в целях предотвращения возможных рисков и разнообразных манипуляций.
Особых правил составления данного документа нет, но некоторые нюансы при оформлении стоит соблюдать. Таким образом, спорные моменты будут сведены к минимуму, а сам документ будет иметь юридическую силу.
Как нужно оформлять расписку
Документ о предоставлении денег поручателю пишется в основном от руки, при этом соблюдаются следующие моменты:
- указываются Ф.И.О. доверенного лица;
- прописываются паспортные данные;
- отмечается год рождения получателя;
- записывается информация о месте (городе) составления расписки;
- перечисляются аналогичные данные о лице, передающем документы;
- проводится письменное перечисление всего пакета документов, где указывается:
- номер (реестровый) каждого экземпляра;
- его название;
- дата выдачи ценной бумаги;
- каким органом был выдан документ;
- количество листов в каждом документе;
- проставляются подписи сторон;
- указывается дата создания расписки.
В документе нежелательно наличие исправлений, в противном случае каждое из них заверяется лицом, составляющим данную расписку.
Как выдавать расчетный листок по заработной плате
За невыдачу сотрудникам листков по зарплате организации грозит штраф в размере от 30 до 50 тыс. рублей, а работодателю-ИП (должностному лицу компании) — от 1 до 5 тысяч рублей (п.1 ст. 5.27 КоАП). Смотрите ниже, как правильно выдавать расчетные листки по зарплате в 2019 году:
Выдавайте расчетные листки работникам не реже одного раза в месяц. Работодателям не нужно выдавать сотрудникам расчетные листки дважды в месяц. Такой обязанности в ТК нет. Чтобы проинформировать работника о составных частях зарплаты, расчетный листок достаточно выдать раз в месяц. К такому выводу пришел Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375
Форма расчетного листа, должна быть утверждена локальными нормативными актами. Форма листка нормативно не утверждена, поэтому работодатель вправе утвердить ее самостоятельно отдельным приказом. Можно использовать форму справки из бухгалтерской программы или разработать свою. Главное — утвердить применяемую форму в порядке, установленном для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы — основание для взыскания штрафа за нарушение трудового законодательства.
Расчетный листок выдают за соответствующий период только с указанием всех начисленных работнику и удержанных с дохода сумм . Неполное заполнение — нарушение ТК РФ.
В расчетном листке указывают (ст. 136 ТК РФ):
- Составные части зарплаты за соответствующий период (оклад, надбавки, премии, коэффициенты и т.д.);
- Иные начисления (больничные, компенсации за задержку зарплаты или других выплат);
- Удержания из зарплаты и их основания (НДФЛ, алименты и пр.);
- Общую сумму к выплате.
Расчетные листки по зарплате можно выдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Трудовой кодекс не содержит норм, которые определяли бы порядок выдачи работникам извещения по зарплате, поэтому листки можно выдать в распечатанном (бумажном) виде или направить по электронной почте, если такой порядок закреплен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Использовать обычную электронную почту небезопасно. Работодатель передает персональные данные работника. Чтобы не допустить их утечки, безопаснее пользоваться специальными программами. Правда, они не бесплатные.
Заверять расчетные листки печатью и подписью не нужно. В ТК нет требования о проставлении печати и подписей на них. Однако если работник просит или вы представляете документы в качестве доказательств в суде, то можно и заверить. Это не нарушение.
Расчетный листок при выплате отпускных выдавать не нужно. Отпускные — это не зарплата, поэтому выдавать извещение работодатель не обязан. А вот при увольнении работнику выплачиваются все полагающиеся суммы, в том числе зарплата, поэтому надо оформить лист в день увольнения в обязательном порядке.
Факт выдачи расчетных листков надо подтвердить документально. Здесь есть три варианта:
- вести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут расписываться;
- внести в платежную ведомость отдельную колонку для подписи работников за получение;
- сделать форму листка из двух частей — одна из них с подписью работника остается у организации.
Расчетный листок: правила оформления
Выдача формы, в которой указаны составные части зарплаты, а также виды и размеры удержаний из нее, считается одним из обязательных этапов процедуры расчета с работником. Таким образом работодатель предоставляет ему подробные сведения о порядке расчета заработной платы (с учетом всех условий трудового договора и прописанных в нем надбавок, доплат, районных коэффициентов, премий и т.д.). Рекомендуем ознакомиться со статьями «Как выбрать и прописать ее в договоре. Пять формулировок для разных ситуаций», «Как оплаты труда» и «Как сотрудникам». Наши эксперты расскажут о возможностях и последствиях применения разных систем оплаты труда с учетом специфики предприятия.
Скачать документы по теме:
Важно: если в расчетном листке указана недостоверная или неполная информация о выплатах, работодателя можно привлечь к административной ответственности по ст.5.27 КоАП РФ (сумма штрафа составляет от 30 000 до 50 000 рублей для компании, от 1000 до 5000 рублей для ответственных должностных лиц — руководителя и бухгалтера).
Необходимость оформления расчетного листка закреплена ст.136 ТК РФ. При этом способ выплаты зарплаты особого значения не имеет, будь то расчет наличными деньгами через кассу предприятия, безналичный перевод средств на банковскую карту или оплата труда в натуральной форме. Именно такой позиции придерживается Роструд в разъяснительном письме №739-6-1 от 18.03.2010г. Подробнее о способах оплаты труда и компромиссах, на которые иногда приходится идти работодателям, читайте в статьях «Когда можно платить » и «Как оформить ».
Заработная плата по закону выплачивается как минимум дважды в месяц. Выдавать расчетные листки можно не с каждой выплатой, но не реже одного раза в месяц — в момент выдачи окончательной части зарплаты (см. письмо Роструда №5277-6-1 от 24.12.2007г.). Ознакомившись с заметкой «Какая ответственность предусмотрена за », вы узнаете, как часто нужно производить выплаты персоналу, и чем работодателю грозит несоблюдение установленных законом сроков.
Важно: поскольку НДФЛ удерживается только с окончательной части месячной зарплаты, а не с аванса, целесообразно выдавать «расчетку» вместе со второй, итоговой выплатой.
Хранение журнала выдачи расчетных листков
Дублирующие экземпляры расчетных листков, остающиеся у работодателя, хранятся в течение 5 лет при условии проведения ревизии или проверки, и не менее 75 лет, если лицевые счета работников отсутствуют (п.412 ст.4.1 приказа Минкультуры России №558 от 25.08.2010г. «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).
Данные требования распространяются и на учетные журналы, подтверждающие факт выдачи «расчеток». В помощь кадровику — статья «Журналы, которые проверит инспектор. Как и решить другие вопросы». О нюансах архивного хранения важных документов читайте в статьях « . Что за это будет и как оперативно исправить ситуацию» и «Правила и ».
Что такое расчетный листок
Расчетный листок – это особый внутренний документ предприятия, в который вносится полная информация о заработной плате сотрудника. Он формируется индивидуально под каждого работника и выключает в себя сведения о причитающихся выплатах, в том числе окладе, различных надбавках, премиях, вознаграждениях, компенсациях, а также производимых удержаниях (налогах и отчислениях во внебюджетные фонды) и окончательном размере зарплаты. Расчетный листок составляется ежемесячно и передается тому работнику предприятия, под которого он рассчитывался.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Расчетный листок при выплате зарплаты выдается каждому работнику — в бумажном или электронном виде. Использование листков бухгалтерией регламентируется законодательством о защите персональных данных. За невыдачу листков и за нарушения конфиденциальности отражаемых в них сведений предусмотрены штрафы.
Узнать больше о применении расчетных листков вы можете в статьях:
- «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист»;
- «Расчет зарплаты работникам — порядок и формула».
Источники:
- Трудовой кодекс РФ
- Кодекс об административных правонарушениях РФ
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Требования к форме расчетного листка
Законодатель не утвердил унифицированную форму для таких случаев. Поэтому каждая компания разрабатывает собственный бланк в соответствии со ст.9 федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. Как правило, его разработка поручается бухгалтерии или кадровой службе, которая затем передает проект документа на утверждение руководителю организации.
Форма расчётного листка не закреплена на законодательном уровне. С учётом того, что указанный документ обязательно следует выдавать работнику, любой организации необходимо разработать собственный вариант и утвердить его приказом руководителя.
В приказе должны быть отражены следующие сведения:
- Реквизиты – дата, номер, название документа и тематика;
- Информация об организации – наименование, адрес, место нахождения;
- Ссылка на требования части 2 статьи 136 ТК РФ;
- Установление формы расчётного листка, приложенного к приказу, с указанием даты начала действия данного положения;
- Поручение конкретному работнику обеспечить выдачу расчётных листков работникам за 2 дня до перечисления заработной платы (например, кассиру или бухгалтеру);
- Поручение сотрудникам организации (например, начальникам подразделений) обеспечить ведение журналов выдачи расчётных листков в соответствии с приложением к приказу;
- Возложение контроля за исполнением приказа на одного из бухгалтеров организации;
- Приложения: форма расчётного листа на 1 листе и образец журнала выдачи листков на 1 листе;
- Дата, подпись, должность, фамилия и инициалы руководителя компании.
С приказом под роспись знакомятся работники, которым поручено исполнение документа.
На основании чего составляется журнал
Унифицированной формы для книги учета расчетных листков не предусмотрено, это дает организациям полную свободу в формировании документа. Разрабатывать бланк следует с учетом специфики деятельности организации государственного сектора или прочих отраслевых особенностей. Вы можете скачать образец журнала учета выдачи расчетных листков ниже.
Утвердить документ нужно приказом руководителя организации. Если в ней несколько подразделений с большим количеством трудящихся, удобнее создать документ на каждое подразделение. Не забудьте про временных и внештатных сотрудников, расчетные листки должны выдаваться всем наемным работникам без исключения.
Журнал прошивается, при этом на последней странице требуется поставить гербовую печать и указать общее количество страниц (цифрами и прописью). На титульном листе указывается основная информация об организации (подразделении), сроки ведения и хранения. Обязательно укажите информацию о должностном лице, которое отвечает за ведение документа.
Не забудьте закрепить в должностной инструкции назначенного сотрудника обязанность вести и хранить журнал.