ЛЕКЦИЯ 2. Документальное оформление хозяйственных операций

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ЛЕКЦИЯ 2. Документальное оформление хозяйственных операций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Основой осуществления бухгалтерского учета в организации является соответствующая технологическому процессу схема движения документов. Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесении полученных данных в документ (заполнение его реквизитов). Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет.

Классификация документов

Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения:

• Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
• Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
• Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
• Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.

ООО «Мир» Ведомость по учету имущества, не признаваемого активами

 Наименование 

 Дата 
приобретения

 Ед.
изм.

Кол-во

Стоимость

 Отражение в 
бухгалтерском
 учете 

 Примечание

 Дт 

 Кт 

Фонтан 
напольный 
"Цветок" 
(керамический)

21.09.2008 

шт. 

1 

15 000 

91 

60 

Основание: 
решение 
собрания 
учредителей
ООО "Мир" 
от 
14.04.2008 
N 3 

Копия картины 
Айвазовского 
"Девятый вал" 

1 

55 000 

Горшок 
цветочный 
керамический 
"Тюльпан" 
(диаметр 
40 см) 

1 

1 500 

Приступая к разработке учетной политики, организация должна проанализировать все совершаемые в хозяйственной деятельности операции. Выявить операции, при документальном оформлении которых не используются унифицированные формы первичных документов. Разработать и утвердить формы первичных документов, по которым не предусмотрены унифицированные формы первичных учетных документов.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

• оформление первичного документа;
• передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
• текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

• приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
• документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
• авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
• листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).

Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.

О кассовой дисциплине предпринимателей читайте в статье «Какие особенности кассовой дисциплины для ИП?».

Для определения максимально допустимого остатка наличности в кассе (лимита — Лим) используются данные о виде деятельности компании, а также берется во внимание формула:

Лим = Выр/РП × ДСб,

где:

Выр — объем поступившей за расчетный период наличности, полученной от продажи товаров/продукции, выполнения работ/услуг;

РП — расчетный период, измеряемый в рабочих днях, на протяжении которого предприятие будет накапливать наличность (для юрлиц — не дольше 92 дней);

ДСб — периодичность сдачи денег в банк (например, если деньги сдаются раз в два дня, то показатель равняется 2).

Второй способ расчета лимита остатка кассы смотрите .

Накопление денег в кассе сверх установленного лимита не допускается, кроме дней, когда производится выплата зарплаты и социальных платежей.

Для сдачи денег в банк либо инкассаторам для транспортировки в банковское учреждение на предприятии определяется особый представитель, в полномочия которого включены указанные обязанности. Такой представитель, как правило, получает полномочия после издания руководителем предприятия соответствующего приказа.

Для осуществления работы в кассе руководителем предприятия (или самим ИП) назначаются специальные ответственные работники — кассиры, в обязанности которых входит работа с наличностью и обеспечение исполнения всех установленных кассовых норм. С перечнем своих должностных обязанностей каждый кассир знакомится под роспись.

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».

Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Движение первичных документов, организация документооборота

В соответствии с пунктом 5.1 Положения о документах и документообороте №105 документооборот представляет собой процесс создания или получения от других предприятий, принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.

Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой документооборот, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

• составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;
• передача документа в бухгалтерию;
• проверка и обработка принятых документов;
• составление по документам учетных регистров;
• сдача документов в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, ответственным за составление которого является главный бухгалтер организации, утверждается график руководителем организации.

График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в каждом из подразделений.

График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Обычно график документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов, с указанием сроков выполнения работ.

По каждому документу в график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

• порядок создания первичного документа с указанием количества экземпляров, ответственных за выписку, оформление, исполнение документа, срока исполнения документа;
• порядок проверки документа с указанием порядка представления документа, сроков представления, лиц, ответственных за представление документа и его проверку;
• порядок обработки документа с указанием исполнителя и сроков исполнения;
• порядок передачи документа в архив с указанием исполнителя процедуры и сроков передачи.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Значение документации в бухгалтерском учете

бухгалтерский учет затраты калькуляция

1. Бухгалтерским документом называется письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение (лат. documentum — свидетельство, доказательство).

Документ является носителем юридической и экономической информации, отражающей динамику движения материальных ценностей и денежных средств. На основании документов производятся все записи в бухгалтерских регистрах. При налоговой проверке первичные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве на ее совершение и служат одним из средств проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Отсутствие документов, даже на первый взгляд незначительных, или неверное их оформление может привести к серьезным проблемам во взаимодействии партнерами по бизнесу, наемными работниками, контролирующими органами, учредителями. Поэтому одним из главнейших правил бухгалтера должно быть следующее: нет документа — нет операции. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели, а также организации, применяющие УСНО, освобождены от ведения бухгалтерского учета, им не стоит пренебрегать этим правилом, поскольку в налоговом учете документальное подтверждение каждой хозяйственной операции имеет решающее значение.

Метод бухгалтерского учета

Под методом любой науки понимают то, как и с помощью каких приемов данная наука изучает свой предмет. Метод бухгалтерского учета, базирующийся на общих положениях диалектического метода познания действительности, выработал собственные способы и приемы исследования своего предмета.

Прежде всего бухгалтерский учет отражает имеющееся у организации имущество (активы) и источники его формирования (включая собственный капитал и обязательства). Эти источники всегда противостоят активам и называются пассивами.

Уравнивая активы с пассивами, можно использовать балансовый метод обобщения информации. позволяющий получить две различные группировки одного и того же хозяйственного комплекса (имущества организации). Такая двойственная характеристика объектов учета обеспечивает их соизмерение и получение на этой основе новой информации.

Под влиянием многочисленных фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) происходят изменения в составе имущества и его источников. Эти изменения в бухгалтерском учете фиксируются путем наблюдения и отражения данных о них с помощью документов. В бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни отражается во взаимосвязи с изменениями под его воздействием имущества, источников этого имущества, а потому возникает необходимость группировать и формировать обобщающие показатели о финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта в едином денежном измерителе.

В бухгалтерском учете фиксируются не только экономические, но и хозяйственно-правовые отношения, возникающие в связи с движением объектов бухгалтерского наблюдения и действиями экономических субъектов, осуществляющих свою деятельность (коммерческую, предпринимательскую и т.д.). Для бухгалтерского учета характерна юридическая доказательность формируемой им информации, что накладывает отпечаток и на систему способов и приемов ведения бухгалтерского учета.

Таким образом, метод бухгалтерского учета

представляет собой взаимосвязанное отражение, балансовое обобщение и соизмерение юридически доказательной информации об объектах бухгалтерского учета, выраженное в денежном измерителе. Приведенное определение метода бухгалтерского учета содержит в себе указания на все основные приемы и способы познания сущности предмета бухгалтерского учета: документирование, оценка, счета, двойная запись, инвентаризация, балансовое обобщение, отчетность

Основой методологии бухгалтерского учета является система способов и набор определенных приемов

, которые применяются в определенной последовательности и взаимосвязи
для отражения объектов учета
.
Система способов и приемов составляет метод бухгалтерского учета и включает следующие основные элементы:

• — это первичная регистрация хозяйственных операций с помощью документов в момент и в местах их совершения.
• Счета
  (синтетические и аналитические) —
• — прием, который означает, что группировка имущества, источников его образования, хозяйственных операций в бухгалтерском учете осуществляется с помощью системы счетов с применением метода двойной записи.
• Инвентаризация
  — способ проверки соответствия фактического наличия имущества по данным бухгалтерского учета.
• Оценка
  -способ выражения в денежном измерении имущества предприятия и его источников.
• Калькуляция
  -способ группировки затрат и определения себестоимости.
• — способ экономической группировки и обобщения информации об имуществе предприятия по составу, размещению и источникам их образования в денежной оценке на определенную дату.
• Отчетность
  -единая система показателей, характеризующих имущественное и финансовое положение организации и результаты ее хозяйственной деятельности.

Бухгалтерские проводки в зависимости от типа операции

Рассмотрим проводки по первому типу хозяйственных операций:

• Направление сырья в производство: Дт20 КТ10.
• Получение средств от покупателя: Дт51 КТ60.
• Направление средств в кассу: ДТ50 КТ51.

Бухгалтерские проводки по операциям типа 2:

• Удержание НДФЛ с зарплаты: Дт70 КТ68.
• Увеличение резерва за счет прибыли: Дт84 Кт82.
• Выплата аванса поставщику из заемных денег: Дт60 Кт66.

Проводки по операциям типа 3:

• Получение материала от поставщика: Дт10 Кт60.
• Выплата зарплат: Дт20 Кт70.
• Поступление заемных средств: Дт51 Кт66.

Проводки по операциям типа 4:

• Выплата кредита: Дт66 Кт51.
• Выплата зарплат: Дт70 Кт51.
• Направление платежа поставщику: Дт51 Кт60.

Это те бухгалтерские проводки, которые используются наиболее часто.

Действующая практика документального оформления хозяйственных операций для целей бухгалтерского учета в АО «Тандер»

Полученные результаты – изучены теоретические аспекты документального оформления хозяйственных операций на предприятии для целей бухгалтерского учета, проведено исследование действующей практики документального оформления хозяйственных операций для целях бухгалтерского учета в АО «Тандер».

Значение первичных документов в бухгалтерском учете чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальное Оформление Хозяйственных Операций Актуальность

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бух­галтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в орга­низации графиком документооборота.

Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распо­рядительными документами, являются приложениями к ним и груп­пируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному соста­ву; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности сис­тематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в по­рядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.
В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином CCCР от 29.07.1983 № 105.
Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.
Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответст енных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.
Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом.
Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия.
Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.
Создание носителей первичной учетной информации (документов) – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Похожие записи:

• Продление срока действий водительских удостоверений на 3 года
• Процедура лишения прав за пьянку
• Инструкция по увольнению за прогул